Besoin : Gestion documentaire
Le traitement manuel des factures fournisseurs est source de coûts de gestion directs liés à leur enregistrement, leur validation et leur règlement - mais les coûts indirects liés à la circulation, aux pertes de documents, et aux erreurs de saisie, sont loin d'être négligeables.
La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
Le télétravail forcé du confinement a démocratisé l’utilisation des outils collaboratifs, devenus indispensables pour partager l’information, communiquer ou encore suivre l’état d’avancement des projets. Leur pérennisation au sein des petites et moyennes entreprises présente des avantages indéniables.
Sous des allures d’apparentes simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour garantir disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité du bulletin de paie électronique
Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante.
• Les règles de nommage
• Plan de classement du document
• Les droits d’accès et l’habilitation
• Les contraintes réglementaires
• Processus de gestion interne, processus de validation
Le ministère de l’Économie et des Finances a annoncé le report de la généralisation de la facturation électronique, initialement prévue pour 2024. Cette réforme, annoncée en 2021, avait pour but de simplifier les obligations déclaratives de TVA et de combattre la fraude. Elle est désormais en attente d'une nouvelle date d'application.
Vous êtes une entreprise assujettie à la TVA ? Alors, la réforme de la facture électronique vous concerne !
Nos experts partageront avec vous lors de ce webinar les enjeux des entreprises liés à ce bouleversement.
La numérisation des archives facilite grandement l’accès à l’information et impacte favorablement l’organisation du travail. Des avantages qui poussent un nombre croissant d’entreprises et d’organismes publics à dématérialiser et à archiver en numérique. Quels sont les principaux atouts de l’archivage numérique ?
Aujourd’hui, une entreprise aurait bien du mal à se passer de son service juridique ! Il est en effet en charge du respect de la réglementation sur la compliance, la protection des données etc. Au travers de leurs différentes missions, les équipes juridiques sont amenées à traiter des documents de nature distincte quotidiennement
Le développement du travail collaboratif et la contrainte du travail à distance rendent indispensable de disposer d’une plateforme de travail collaboratif pour partager les documents. C’est pourquoi la nécessité de mettre en place un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est fortement ressentie dans les entreprises.
Ce livre blanc a pour vocation d’illustrer la stratégie de transformation digitale au travers de 4 piliers essentiels, identifiés comme tels selon l’expérience (et l’expertise !) des équipes de Konica Minolta. Prêt à embarquer dans une nouvelle ère ?
La GED, ce n’est pas que du bénéfice quantitatif. Le fait de pouvoir accéder à ses documents à distance, notamment en télétravail, est un facteur de continuité d’activité. Mais la GED est également un levier de simplification et de fiabilisation des processus de l’entreprise, en premier lieu la validation des factures.
Auparavant prévue pour janvier 2023, c’est en juillet 2024* que devront être appliquées les réglementations relatives à la facturation électronique obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA. Une réforme qui a pour objectif d’accélérer la transformation numérique et qui implique donc une adaptation des outils et des usages.
Avec la loi du 12 mai 2009, autorisant sous certaines conditions la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés, de nouvelles possibilités s’offrent à la fonction RH. Le bulletin de paie électronique (BPE) concernera 50 % des salariés en France d’ici 2020.
Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
La piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement. Les entreprises bénéficient d’une nouvelle opportunité : celle d’adopter la facture électronique non signée sous réserve de l’existence d’une Piste d’Audit Fiable.
La loi de dématérialisation 2024 va apporter de nouveaux process et contraintes très prochainement. Dès juillet 2024, l’émission de factures au format électronique devient une obligation, avec pour objectif le 0 papier à l’horizon 2026. Retrouvez nous lors de ce webinar pour parcourir ensemble les opportunités pour votre organisation
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
La dématérialisation des bulletins de paie est encore loin d’avoir conquise toutes les entreprises. Seul 1 salarié français sur 5 reçoit chaque mois son bulletin de paie par voie électronique. Généralisée dans les grandes entreprises, elle peine à séduire les TPE et les PME qui privilégient encore largement le format papier.
La digitalisation des processus métiers est au coeur de la transformation numérique des entreprises. Les PME qui se numérisent ont 2,2 fois plus de chance de connaître une hausse de leur chiffre d’affaires.
Réception, acheminement et validation, saisie comptable, … toutes les étapes du traitement de vos factures sont sources de coûts pour votre entreprise.
Connaissez-vous tous les coûts de la gestion des factures fournisseurs dans votre organisation ?
Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.