La technologie ECM (Enterprise Content Management) connaît une croissance exponentielle car les entreprises sont de plus en plus nombreuses à accorder une plus grande attention à la gestion de l’information, la sécurité et la conformité des données.
Les entreprises recherchent des solutions au-delà des offres traditionnelles de numérisation, de suivi, de conversion et de stockage. Elles souhaitent proposer à leurs utilisateurs une expérience interactive, fluide, intégrant les nouveaux usages mobiles. L’accès aux informations de manière flexible peut être un avantage concurrentiel important dans plusieurs domaines d’activités, tels que la vente, le marketing et la finance.
Ces éléments ont poussé bon nombre d’entreprises à adopter une solution de gestion de contenus avec en ligne de mire différents objectifs qui peuvent s’avérer particulièrement structurants. Parmi ceux-ci, la compliance ou une action proactive qui vise à organiser et mettre en œuvre les procédures et moyens nécessaires au respect de la réglementation par l’entreprise. L’industrie, la santé ou encore le secteur juridique sont notamment soumis à une série de règlementations en matière de gestion des dossiers, d’archivage et de gouvernance de l’information. L’ECM propose des solutions à toutes ces exigences afin que les entreprises puissent respecter la conformité en vigueur, tout en améliorant la sécurité des données.
Autre élément d’adoption, la gouvernance de l’information. Grâce à l’ECM, l’information est facilement capturée et distribuée au format papier ou électronique. Les employés peuvent partager des informations plus rapidement, qu’elles proviennent de routage d’emails, de la conversion de fichiers ou de la numérisation de documents papier. La collaboration est ainsi facilitée.
Autre illustration, une solution de gestion des processus métier ! Ici l’ECM devient une partie intégrante de l’ensemble des processus métiers, que ce soit la gestion de la relation client, la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou encore la planification des ressources d’entreprise. Mettre en œuvre une solution ECM pour gérer l’ensemble des processus métiers d’une entreprise consiste à relier ensemble toutes les applications individuelles et à créer une intégration holistique qui s’appuie sur l’expérience utilisateur.
Une démarche approfondie va permettre d’examiner les flux de travail et les processus métiers. La superposition de l’ECM aux processus métiers offre également une meilleure définition des autorisations et rôles des utilisateurs. Cette approche a pour but de cartographier l’ensemble du spectre de l’entreprise pour faire la lumière sur la façon dont les processus métiers fonctionnent et se connectent, comment les utilisateurs accèdent aux données et quelle est par ailleurs la nature des contenus.
La mise en place d’un ECM représente une véritable opportunité pour l’entreprise. Elle lui permet d’analyser l’ensemble de son organisation et de procéder aux ajustements nécessaires à sa croissance et à sa pérennité.
Traduction de l’article The future of business process is the future of ECM rédigé par Sam Errigo, Vice-Président des services Business Intelligence, pour le blog de Konica Minolta Business Solutions US
3 janvier 2018
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