C’est une réalité ! Chaque entreprise doit relever ses propres défis commerciaux. Que vous soyez par exemple un fabricant de pièces automobiles ou un laboratoire pharmaceutique spécialiste des maladies cardiaques, vous manipulez un grand nombre de documents papier au quotidien. Dans la plupart des cas, beaucoup trop. Lorsqu’on évoque le terme « zéro papier », la plupart d’entre nous imaginent que le papier est complètement supprimé ; constat inexact et complexe à produire. « Sans papier » signifie plutôt que vous avez repéré les métiers au sein de votre entreprise les plus consommateurs en papier et les plus chronophages dans la gestion des documents papier ; et que vous avez su rationaliser vos processus documentaires pour gagner en efficacité. La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent.
Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.
1. ROI
Il est généralement admis, à tort, que le passage à une organisation « sans papier » va coûter plus cher en intégrant notamment les achats de nouveaux logiciels, de matériels et de formation, comparé à la seule gestion manuelle des documents papier sans investissement informatique aucun. Il y a bien sûr le coût initial de la solution, mais il ne faut pas oublier que le retour sur investissement est rapide et peut-être conséquent. Dans la plupart des cas, on constate un amortissement de l’investissement dans les 18 premiers mois d’utilisation, suite à la mise en œuvre d’une solution ECM.
2. Gain de productivité
La manipulation des documents papier est consommatrice en temps passé à organiser, à stocker et à récupérer les documents. Selon l’Association pour la gestion des images et des informations (AIIM), les employés passent en moyenne environ une heure par mois à rechercher et à remplacer des documents.
3. Réduction des coûts d'impression
L’impression de documents et l’utilisation des périphériques d’impression occasionnent de nombreux coûts liés au papier, au toner, à la cartouche d’encre ainsi qu’à la maintenance des matériels. Dans la plupart des organisations, une organisation « sans papier » permet d’économiser plus de 450 euros par personne et par an sur les frais d’impression, selon l’AIIM.
4. Coûts de stockage
Combien d’espace occupent les armoires et les étagères emplies de documents papier dans vos bureaux ? Le papier prend de la place et les entreprises dépensent de l’argent pour louer des espaces de stockage afin d’y archiver leurs documents papier. Grâce à une organisation « sans papier », il est possible stocker des millions de documents dans le Cloud (GED et logiciel GED) ou sur un seul disque dur et de libérer de l’espace de travail.
5. Documents perdus ou mal rangés
Vous n’avez pas à vous soucier de la perte de documents ou de leur mauvais classement lorsque vous avez déployé un système de gestion documentaire. En moyenne, entre 2% et 5% des dossiers d’une organisation sont perdus ou égarés sur un jour donné, selon l’AIIM. Dans le cas d’une catastrophe naturelle, les documents qui sont stockés numériquement peuvent être récupérés, ce qui peut éventuellement sauver une entreprise du désastre
6. Amélioration de la sécurité des documents
Avec une solution ECM, vous pouvez suivre chaque document, les modifications qui ont été apportées et par qui. Ces possibilités ajoutent un niveau d’imputabilité et de sécurité aux documents pour mieux protéger votre patrimoine informationnel.
7. Amélioration du service à la clientèle
C’est là, l’avantage le plus important. Le but ultime de toute entreprise devrait être de fournir le meilleur produit ou service possible à ses clients. Vos produits et services doivent se démarquer des autres et de la concurrence. Vous devez être en mesure d’accéder à la bonne information au bon moment en tout lieu. Vous avez besoin de flexibilité et d’ efficacité. Donnez à vos salariés plus de temps à consacrer à vos clients pour mieux répondre à leurs besoins plutôt que de rechercher des documents.
Mettre en oeuvre une organisation « sans papier » ne doit ni être effrayante, ni décourageante. Elle va rendre la vie de vos employés plus simple, leur faire gagner en confort de travail, vous aidera à gagner du temps et au final à réduire vos coûts. Ce processus peut s’opérer en douceur dès lors que vous prenez le temps d’avoir un plan et un partenaire disposant de la solution adéquate. Vous aurez non seulement augmenté votre taux de productivité, mais aurez aussi rendu votre information plus sûre et amélioré vos processus documentaires.
Traduction de l’article 7 Benefits of a Paperless (aka ECM) Solution rédigé par Les Walker, President de la division Enterprise Content Management au sein de Konica Minolta Business Solutions US.
ECM : Enterprise Content Management
