1) Choisir des outils adaptés aux besoins
Le travail collaboratif peut s’appuyer sur des solutions dites synchrones (réunions physiques, visioconférences, messageries instantanées) ou asynchrones (partage de documents, rédaction commune, réseau social d’entreprise). A ce titre, les fichiers en ligne stockés sur le Cloud offrent l’avantage d’être consultables et modifiables à distance, tout en étant mis à jour simultanément.
2) Tenir compte du facteur humain
L’efficacité du travail collaboratif n’est pas assurée par la seule mise en place d’outils numériques, puisqu’il repose aussi et surtout sur la capacité et la motivation des employés à travailler ensemble. Cette intelligence collective ne va pas toujours de soi, et n’est pas compatible avec tous les profils.
3) Déterminer le bon degré d’ouverture
Un projet collaboratif peut être entièrement ouvert au grand public dans le cadre d’un projet Wiki par exemple, ou être réservé au personnel de l’entreprise et à quelques collaborateurs extérieurs de confiance (clients, fournisseurs et parties prenantes) dans le cadre d’une application dédiée ou d’un Intranet accessible par mot de passe. La taille du groupe de travail est cependant impactée par les outils employés puisqu’ils imposent parfois un nombre d’utilisateurs maximal.
4) Collaborer à chaque étape du processus
Un projet véritablement collaboratif ne se limite pas à effectuer des tâches en groupe. Il faut que les participants établissent une analyse commune de la situation, une définition commune de l’objectif à atteindre et une évaluation commune des résultats. De même, il est nécessaire d’organiser une veille efficace permettant de partager librement les informations.
5) Mettre en place un climat bienveillant
L’un des grands défis en interne est de pouvoir dégager le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Afin d’inciter les employés à sauter le pas, il appartient au chef d’entreprise d’instaurer une ambiance bienveillante envers ce type d’organisation du travail.
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Source : blogs.microsoft.fr