Une politique d'impression ? Ça ne s'improvise pas, au risque de laisser s'installer dans l'entreprise des postes de coûts indus récurrents et des pratiques à risques – et ce, de façon directement proportionnelle à la taille du parc installé. Voici cinq composantes à prendre en considération pour poser les bases d'une politique d'impression efficace.
1. Les coûts
Sans doute, le premier poste auquel il faudra réfléchir et se poser plusieurs questions :
- Quelles sont les sources d’optimisation des coûts cachés de votre parc d’impression ?
- Ce dernier est-il correctement dimensionné ?
- Son usage est-il ouvert à tous ou bien restreint ?
- Le nombre de cartouches livrées est-il cohérent ?
- Combien de fournisseurs sont impliqués dans la gestion de votre parc d’impression ?
- Combien vous coûte sa maintenance ?
Autant de sources d’économies qui incitent de plus en plus les entreprises à remettre à plat l’ensemble de leur parc d’impression installé afin d’estimer les économies potentielles et de se restructurer en conséquence.
2. La sécurité
Le mal du siècle ; comme tout objet connecté, en cas de mauvais paramétrage, le système d’impression est une source potentielle de faille dans le réseau d’entreprise. La sécurité est donc matérielle – accès au réseau depuis l’extérieur – ou liée à l’usage : combien d’impressions plus ou moins confidentielles restent exposées à la vue de tous, oubliées dans le bac de sortie du système d’impression ?
Une charte de bonnes pratiques, assortie de contrôles d’accès, doit faire partie de votre politique d’impression ainsi que les bonnes pratiques liées à la sécurité physique de vos équipements, bien sûr.
3. L'écoresponsabilité
Quelle est l’empreinte carbone de votre parc d’impression ? Outre la dimension environnementale, vous trouverez là encore une occasion de faire des économies liées à la réduction de la consommation d’énergie. Evaluez les émissions de Gaz à Effet de Serre de votre parc après optimisation, et estimez les bénéfices financiers et environnementaux de la démarche. Bonus : 7 éco-gestes pour accompagner la démarche.
4. Le cycle de vie du document
Le système d’impression n’est qu’une étape du cycle de vie du document. Encore faut-il que ce ne soit pas un frein…
- Votre parc doit-il être compatible avec les processus de dématérialisation, d’archivage numérique, répondra-t-il aux obligations légales visant à la numérisation d’un certain nombre de documents administratifs ?
- Choisirez-vous une solution intégrée, ou bien plusieurs fournisseurs pour assurer le cycle de vie de votre document papier : de la copie au stockage numérique ?
Face à l’évolution actuelle du contexte juridique ce qui était une préoccupation mineure est en passe de devenir un réel objet d’attention.
5. Les services managés
Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez vous faire accompagner par des professionnels. De l’audit initial à la gestion déléguée de votre parc d’impression, vos postes essentiels seront analysés et restructurés en fonction de vos besoins et de vos spécificités métiers. Aujourd’hui, plus d’un tiers des entreprises françaises confient leurs services d’impression à un prestataire spécialisé. L’objectif étant, bien sûr, de couvrir cet investissement grâce aux économies dégagées sur l’ensemble du parc d’impression.
La mise en place d’une politique d’impression a ainsi pour but de faire gagner les entreprises en efficacité dans tous les processus liés à l’impression. Au-delà de la réduction des coûts d’impression, ce procédé est stratégique en termes de gestion budgétaire, de gains de productivité et de réduction de l’impact environnemental. Les experts de Konica Minolta peuvent vous accompagner pour définir une démarche entièrement personnalisée, correspondant au mieux à vos besoins. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
21 novembre 2017
