5 bonnes raisons de maîtriser l’impression des pré-imprimés

Courriers, devis, factures, bons de commande, bons de livraisons… ces documents contiennent une multitude d’informations sur l’entreprise, votre cabinet ou office (logo, adresse, raison sociale, capital société, conditions générales de ventes, etc.) et sont généralement imprimés sur du papier à entête ou doivent être imprimés en liasse sur du papier carboné pré-enliassé. Entre les coûts de conception et d’impression des pré-imprimés, les cartons à stocker, la qualité peu satisfaisante des impressions à partir d’imprimantes matricielles, les erreurs de manipulations occasionnant gâche papier et temps perdu, l’impression des documents pré-imprimés est un véritable casse-tête…

5 bonnes raisons pour maîtriser la création et l’impression des documents pré-imprimés

Voici 5 bonnes raisons de maîtriser la création et l’impression des documents pré-imprimés

1. Une alternative simple et économique à la solution « Imprimeur »

Attardons-nous d’abord aux coûts de production du papier pré-imprimé. Dans le meilleur des cas, votre imprimeur se charge à la fois de la conception et de l’impression des pré-imprimés. Dans le pire, vous disposez de plusieurs interlocuteurs : un pour la phase de conception et un pour l’impression. Dans ce derniers cas, la gestion de la fabrication est encore plus complexe, chronophage et coûteuse.

Si vous êtes une petite entreprise, un petit cabinet ou office vous n’achetez probablement que de petites quantités car vos capacités de stockage sont sans doute limitées (volume d’affaires, espace de rangement disponibles, etc.). Ceci a pour conséquence d’augmenter le coût unitaire du pré-imprimé. Si vous êtes une plus grande société, vous payez sans doute moins cher car vos volumes sont plus importants. Vous achetez du coup des palettes entières que vous devez entreposer et vous devez gérer votre stock.

Rassurez-vous, des solutions de conception et de mise à disposition plus simples et plus flexibles de vos modèles pré-imprimés existent.

2. Plus de manipulations fastidieuses, ni perte de temps

Prenons maintenant le temps de réfléchir à l’utilisation quotidienne du papier pré-imprimé. Si vous êtes chanceux, vous n’avez qu’un seul papier pré-imprimé disponible dans un bac dédié de votre système d’impression. Il vous suffit de lancer l’impression à partir de votre poste de travail et le document s’imprime correctement.

Mais que se passe-t-il lorsque vous devez imprimer différents type de documents sur le même système d’impression (pré-imprimés, documents bureautiques, courriers, présentations, etc.), en simple exemplaire sur du papier blanc, parfois sur du pré-imprimé ou encore en multi-exemplaires ou avec des papiers pré-imprimés différents ? Vous allez manuellement insérer les différents types de papiers dans les magasins papier de votre multifonction et espérer que vous ne vous êtes pas trompé dans l’organisation du papier (sens, magasin, etc.) et surtout croiser les doigts pour qu’un autre utilisateur ne lance pas une impression au moment où vous voulez effectuer vos impressions diverses.

Détendez-vous, il est désormais possible de créer des scénarii d’impression (nombre d’exemplaires, recto-verso, pages de couleur, conditions de vente au verso, couleur/monochrome…) sélectionnable à partir du pilote d’impression de votre poste de travail sans se soucier de la façon dont le multifonction va gérer l’impression des documents (finition, formulaire associé, magasin et prise papier, sens d’introduction, etc.).

3. Une prise en main et une utilisation extrêmement simple

En un tour de main, vous allez pouvoir créer des modèles (templates) de documents en liasse, des papiers à entête, ou encore des formulaires à l’aide de simples outils bureautiques Windows.  Et lorsque vous voudrez imprimer, vous n’aurez plus qu’à sélectionner le scénario adapté dans votre pilote d’impression, y associer le modèle généré et enfin lancer l’impression.

Moins de gâche papier, moins d’erreurs, moins de pertes de temps, vous gagnerez ainsi en efficacité.

4. Mise à jour instantanée des pré-imprimés

Pensons maintenant au contenu des pré-imprimés, le nom, le logo, l’adresse, la raison sociale de votre entreprise peuvent changer. Dans ce cas de figure, les pré-imprimés doivent être modifiés et ceux devenus obsolètes finissent bien souvent à la poubelle.

Pas d’inquiétude, une fois encore, vous pouvez mettre à jour instantanément vos documents de manière autonome en rééditant le modèle initialement créé à partir de votre application bureautique par exemple. Vous ne serez donc plus tributaires de vos stocks périmés de pré-imprimés.

5. Grande qualité d’impression et de présentation du document

Etes-vous aujourd’hui satisfait de la qualité des documents pré-imprimés produits ? Délivrez-vous un service de qualité ? Souhaitez-vous améliorer la qualité de présentation de vos documents en liasse ou encore l’image de votre entreprise ?

En privilégiant l’impression laser à la place de l’impression matricielle, vos documents pré-imprimés gagneront en qualité. Depuis un poste de travail Windows, vous pouvez imprimer des documents multi-exemplaires (en liasse) sur des systèmes d’impression laser, en pilotant automatiquement les bacs papier.

Oubliez donc les contraintes de la gestion de vos documents pré-imprimés. Konica Minolta vous propose désormais un pilote d’impression intelligent à partir duquel vous pouvez créer, imprimer, modifier vos formulaires et pré-imprimés. Avec cette solution, vous maîtrisez vos coûts d’impression, vous gagnez en flexibilité et en autonomie, vous améliorez simplement et rapidement la qualité de votre image et de votre communication basée sur le document papier. Et vos clients se sentent considérés et satisfaits !

Carole COUSIN
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23 novembre 2015
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