5 indices pour reconnaître un bon logiciel de gestion RH

Imaginons par exemple que vous souhaitiez internaliser la gestion de la paie. Vous êtes certainement déjà convaincu par la perspective de disposer d’une solution fiable et performante, qui automatise la collecte des informations sociales, le traitement des données de paie, le calcul des salaires et la production des documents.

En revanche, peut-être serez-vous intéressé à savoir discerner parmi les nombreuses propositions des éditeurs celles qui appartiennent à la dernière génération technologique. Cinq indices peuvent vous aider à prendre la meilleure décision :

– L’ergonomie du logiciel garantit-elle une appropriation rapide et durable ?
– L’éditeur est-il un solide expert des problématiques RH ?
– Vos données sociales seront-elles parfaitement sécurisées ?
– Pouvez-vous être assuré d’être toujours en conformité avec la réglementation sociale ?
– Votre logiciel de gestion RH saura-t-il vous accompagner dans votre évolution ?

Indice n°1 d’un bon logiciel de gestion RH : l’ergonomie

Ce que la fonction RH attend en premier d’un logiciel de gestion RH, c’est qu’il automatise le processus de paie dans son intégralité.

C’est pourquoi vous devez en premier lieu valider que la solution que vous envisagez assure parfaitement :
– La gestion des dossiers du personnel
– La production des bulletins de paie
– La gestion des temps
– La gestion des titres restaurant
– La gestion des acomptes

Mais la performance strictement technique est nécessaire et non suffisante. L’accès aux fonctionnalités à travers un portail intuitif et ergonomique réduit le temps de formation initiale et accélère l’intégration des personnes qui rejoignent l’équipe paie en cours de route.

Bien plus, pour ceux au sein de la fonction RH qui utilisent le logiciel de gestion RH moins souvent, pour certaines fonctions seulement, comme les fonctions d’audit social, l’ergonomie devient un enjeu de productivité.

Enfin, pour le reste des salariés, pouvoir par exemple utiliser la gestion des temps en mobilité et/ou en télétravail est une composante de leur bien-être au travail.

Indice n°2 d’un bon logiciel de gestion RH : l’expertise de l’éditeur

Les processus RH sont fortement contraints par l’environnement réglementaire et la culture de management des pays dans lesquels ils sont mis en œuvre. C’est pourquoi la maîtrise prouvée et ancienne des enjeux métiers RH est essentielle dans le choix de votre futur éditeur. C’est la condition par exemple pour bénéficier de plans de paie préparamétrés efficaces.

D’autre part, la technologie évolue rapidement et un logiciel de gestion RH doit pouvoir intégrer les innovations dès qu’elles sont maîtrisées. La mobilité, la qualité web des interfaces et la sécurité des données sont par exemple des usages devenus aujourd’hui incontournables. Demain, la RPA2 et l’intelligence artificielle apporteront à la fonction RH des ressources inégalées de productivité et d’analyse.

Enfin, le troisième pilier de l’expertise d’un éditeur réside dans la capacité des solutions de son catalogue à fonctionner dans une logique de connectivité avec d’autres logiciels. En effet, l’échange rapide de données est un levier d’agilité pour les entreprises.

Indice n°3 d’un bon logiciel de gestion RH : la sécurité des données

L’échange fluide de données sociales (DSN, DADS-U et DPAE) et maintenant fiscales (PAS) est un fondement de la performance d’un processus de gestion de paie. C’est pourquoi un logiciel de gestion RH avancé est souvent couplé avec un portail sécurisé de télé-déclaration.

Par ailleurs, la différence entre les entreprises se fait beaucoup grâce aux talents qui les composent. C’est une deuxième bonne raison de se montrer particulièrement vigilant quant aux conditions de traitement et de stockage des données RH.

Enfin, la confidentialité est une demande sociale forte de la part des salariés et de nombreux exemples de divulgations malencontreuses ont terni récemment la réputation d’entreprises. Vis-à-vis des collaborateurs, de leurs représentants mais également de toutes les parties prenantes, la sécurité des données sociales est en effet un élément socle de la marque employeur.

Indice n°4 d’un bon logiciel de gestion RH : la conformité

Index Égalité femmes-hommes, Prélèvement à la source ou RGPD, la question de la conformité est vraiment d’actualité !

Or, l’exigence de conformité a ceci de terrible que l’on peut être non-conforme en toute bonne foi. Il suffit de retenir un logiciel de gestion RH un peu laxiste sur ces questions. Ou dont l’éditeur considère qu’il en va de la responsabilité unique de l’utilisateur.

Il existe heureusement des éditeurs de logiciels beaucoup plus engagés, qui regardent leur mission comme celle de mettre à la disposition de leurs clients des solutions qui les fassent avancer, pas qui les placent en insécurité ! Préférez un logiciel qui prenne la mesure des promesses et des risques de la digitalisation.

Indice n°5 d’un bon logiciel de gestion RH : l’ouverture et l’évolutivité

Le périmètre et même la mission d’un service RH évoluent au rythme du développement de l’entreprise. Une filiale est ouverte à l’étranger ? La fonction RH s’internationalise. Une activité est rachetée ? La fonction RH devient multi-site !

Un bon logiciel de gestion RH doit donc être aussi un logiciel évolutif. Capable de monter en gamme sur l’analyse quand le reporting devient plus musclé. Ou capable de passer à la dématérialisation des bulletins
quand toutes les parties prenantes sont convaincues.

Enfin, aujourd’hui, un logiciel est de plus en plus une plateforme susceptible d’intégrer des innovations tierces via des API. Ainsi, les entreprises bénéficient à la fois des avancées de leur éditeur mais également de celles de tout son écosystème. C’est aussi un élément à prendre en compte quand on choisit son logiciel de gestion RH.

En conclusion, choisir le bon logiciel de gestion RH n’est pas si aisé. De nombreuses conditions doivent être réunies pour que l’entreprise bénéficie d’une solution adaptée aujourd’hui sans bloquer son évolution demain.

Se faire accompagner pour effectuer le meilleur choix est donc une solution souvent payante. D’autant plus si l’accompagnement est complet, incluant l’intégration du logiciel, la formation des utilisateurs et l’assistance.

Et si, au fond, l’enjeu était moins de choisir le meilleur logiciel de gestion RH que de choisir le meilleur partenaire en optimisation des processus RH ? Ne prenez pas de décision sans consulter DIGI Pack dématérialisation RH

1Étude du comptoir malakoff médéric de la nouvelle entreprise – RH&M/BVA – 2018
2Robotic Process Automation, ou automatisation des processus grâce à la robotisation
3Interfaces de programmation d’application, qui permettent à deux logiciels d’échanger des données de manière automatisée