5 questions à se poser avant de mettre ses documents dans le cloud

documents dans le cloud

Le cloud a révolutionné la manière dont nous consultons, modifions, partageons et stockons les documents. Ces derniers mois, le télétravail de masse a démocratisé le recours au cloud pour rendre accessibles les documents partout tout le temps. Cette recherche de mobilité développe l’usage des technologies de dématérialisation, notamment des solutions en mode SaaS (logiciel en tant que service).

Les documents sont soit nativement numériques ou soit convertis du format papier dans un format numérique. Mettre ses documents dans le cloud permet de les rendre accessibles de tous postes informatiques et périphériques mobiles. Ils peuvent ainsi être consultés et modifiés à tout moment, mais aussi partagés avec des groupes d’utilisateurs.

Bénéfices du cloud

Pour gérer la croissance exponentielle du nombre de leurs documents, les entreprises s’équipent de plus en plus de solutions de gestion documentaire en mode SaaS. De 2019 à 2021, c’est près de 40% de la croissance du marché français qui reposera sur des solutions SaaS, d’après le cabinet Markess by Exaegis.

Les avantages du SaaS et du cloud sont nombreux :

  • réduction des coûts,
  • simplicité d’utilisation (pas d’installation sur les postes de travail, mises à jour automatiques, maintenance comprise, sauvegarde, etc.),
  • mise en place rapide,
  • possibilité de travailler en collaboration ou en mobilité, etc.

 

Les entreprises deviennent ainsi plus souples, plus connectées et plus efficaces en étant capable de gérer, analyser et traiter l’information en temps réel. L’automatisation des processus documentaires est donc un enjeu clé à la fois. Elle facilite le travail des collaborateurs, en supprimant des tâches manuelles récurrentes, et réduit aussi le coût d’exploitation lié à certaines tâches ou actions. Toutefois, les entreprises, notamment les plus petites, sont souvent hésitantes quant à la mise en œuvre de solutions de digitalisation efficaces, d’où la nécessité de faire appel à des spécialistes. Konica Minolta les aide à analyser et qualifier en amont leurs besoins à travers 5 questions clés.

1. Qui sont les utilisateurs des documents ?

Les documents seront-ils partagés exclusivement entre les collaborateurs ? Souhaitez-vous les rendre accessibles à des partenaires, des prestataires, voire des clients ? La première étape consiste à définir pour qui les documents seront mis à disposition, ce qui conditionnera le type d’approche à adopter : utilisation interne, externe ou bien les deux afin d’assigner le niveau de collaboration adéquat.

2. Quels types de documents mettre dans le cloud ?

A chaque document (contrats, factures fournisseurs, factures clients, bulletins de paie, fiches produit…) correspond un circuit ou plusieurs usages imposant une réflexion en amont sur la manière dont ils seront mis à disposition dans le cloud. En fonction de leur nature, ils doivent être traités différemment. Par exemple, le cadre légal du bulletin de paie impose un archivage plus sécurisé de ce document confidentiel dans un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).

3. Pour quels usages ?

Les besoins métiers conditionnent les usages. Lorsque l’entreprise souhaite favoriser le travail collaboratif entre les équipes, la sécurisation des échanges entre groupes d’utilisateurs devient critique et il est nécessaire de gérer des permissions et des droits d’accès.  La digitalisation des factures d’achats amène à automatiser la phase de validation auprès des services/collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer. Autre exemple, le partage au format numérique des factures de vente est soumis à la mise en place d’une signature électronique, d’un horodatage et d’une conservation au sein d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).

4. Comment les documents sont-ils mis à disposition ?

Toutes les informations devront-elles être consultables en mobilité depuis un smartphone ou une tablette ? Est-ce qu’un accès sécurisé aux factures pour chaque client doit être mis en place ? Questionner l’entreprise sur la manière dont elle projette de mettre à disposition les documents permet de définir les outils, les workflows et les briques techniques/fonctionnelles additionnelles.

5. Comment assurer la disponibilité des documents dans le cloud ?

Les fournisseurs de solutions Cloud s’engagent sur des SLA (Service Level of Agreement). Il s’agit d’un engagement de services qui porte principalement sur la disponibilité et la continuité du service. En choisissant une solution en mode SaaS, les entreprises ne se soucient ni de la maintenance de l’infrastructure, ni des ressources (mises à jour des logiciels et des systèmes d’exploitation). Konica Minolta assure même la supervision des serveurs et des applications pour garantir un haut niveau de sécurisation des données et de continuité d’activités.

 

Cette approche clé en main est privilégiée par Konica Minolta pour la digitalisation des processus métiers. Son offre DIGI Pack intègre ainsi dans une référence unique, la solution logicielle, la maintenance associée ainsi que l’ensemble des services Indispensables à la mise en production (depuis la conception, en passant par l’installation jusqu’à la formation des utilisateurs). Objectif poursuivi : offrir à l’utilisateur une solution simple d’accès pour mettre à disposition ses documents dans le cloud, avec le meilleur niveau de sécurité et de disponiblité possible.

23 juin 2020
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