La réforme de la facturation électronique ne modifie pas uniquement la manière dont les factures sont émises et transmises. Elle fait également évoluer les informations qui doivent figurer sur les factures.
Aux mentions légales déjà présentes viennent s’ajouter de nouvelles données destinées notamment à faciliter l’identification des transactions et leur traitement.
Nature de l’opération, option pour le paiement de la TVA d’après les débits, adresse de livraison et SIREN du client : voici les quatre nouvelles mentions à connaître et les points à vérifier dans vos outils.
1. La nature des opérations facturées
La première nouvelle information permet d’identifier la nature des opérations faisant l’objet de la facture.
Il faudra préciser si la facture concerne :
- exclusivement des livraisons de biens ;
- exclusivement des prestations de services ;
- à la fois des livraisons de biens et des prestations de services.
Cette distinction est importante car le traitement de la TVA peut notamment varier selon la nature de l’opération.
Pour les entreprises proposant simultanément des produits et des services, il faudra donc s’assurer que le logiciel de facturation est capable de renseigner correctement cette information.
2. La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits »
La deuxième nouveauté concerne les prestataires de services ayant opté pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Lorsque cette option s’applique, la facture doit comporter la mention correspondante.
Cette information permet notamment d’identifier le régime applicable à l’exigibilité de la TVA sur l’opération concernée.
Toutes les entreprises ne sont donc pas concernées de la même manière par cette mention : son application dépend de leur situation fiscale.
3. L’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de celle du client
Autre information à prévoir : l’adresse de livraison des biens lorsqu’elle est différente de l’adresse du client.
Cette donnée peut être particulièrement importante pour les entreprises disposant de plusieurs établissements ou livrant leurs clients sur différents sites.
Il faudra donc vérifier que cette information est correctement disponible dans les systèmes de gestion et qu’elle peut être intégrée aux données de facturation lorsque la situation l’exige.
Cette évolution rappelle un point essentiel de la réforme : la conformité dépend non seulement du format de la facture, mais également de la qualité des données présentes dans les outils de l’entreprise.
4. Le numéro SIREN du client
Enfin, les factures concernées devront intégrer le numéro SIREN du client.
Cette donnée permet d’identifier précisément l’entreprise destinataire de la facture et joue un rôle important dans le fonctionnement du nouveau dispositif.
Pour les entreprises, l’enjeu consiste donc à vérifier que le SIREN est correctement renseigné dans les fiches clients et les référentiels utilisés par les logiciels de facturation.
Un audit de la qualité des données clients peut être pertinent avant l’entrée en vigueur des nouvelles obligations.
Les mentions déjà obligatoires restent-elles nécessaires ?
Oui. Ces nouvelles informations viennent compléter les mentions obligatoires existantes, et non les remplacer.
Les factures doivent donc continuer à comporter les informations réglementaires applicables : identification des parties, numéro et date de facture, désignation des biens ou prestations, montants, informations relatives à la TVA, conditions de paiement ou encore mentions particulières lorsque la situation l’exige.
La réforme constitue ainsi une bonne occasion de vérifier plus largement la conformité des modèles de factures utilisés par l’entreprise.
Votre logiciel de facturation est-il prêt ?
L’ajout de quatre informations peut sembler relativement simple. Mais le véritable enjeu se situe souvent en amont.
Les données doivent être présentes, fiables et correctement structurées dans les systèmes d’information.
Par exemple, si le SIREN de certains clients n’est pas renseigné dans votre ERP ou si l’adresse de livraison n’est pas correctement distinguée de l’adresse de facturation, modifier simplement l’apparence du modèle de facture ne suffira pas.
Il est donc utile de vérifier dès maintenant :
- quelles données sont disponibles dans votre ERP ou logiciel de facturation ;
- si les fiches clients comportent les informations nécessaires ;
- comment la nature des opérations est identifiée ;
- si votre éditeur prévoit les évolutions nécessaires pour répondre à la réforme.
Profiter de la réforme pour auditer ses données de facturation
La mise en conformité avec la facturation électronique ne doit pas être abordée uniquement comme une évolution du modèle visuel de la facture.
Elle implique également de s’assurer que les données nécessaires sont correctement gérées tout au long du processus de facturation.
Un audit réalisé en amont permet d’identifier les informations manquantes et d’échanger suffisamment tôt avec son éditeur, son intégrateur ou son équipe comptable.
À retenir : quatre nouvelles informations sont à anticiper dans le cadre de la réforme : la nature des opérations, la mention relative à l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits lorsqu’elle s’applique, l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de celle du client et le numéro SIREN du client.
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