Vous utilisez KOMI Doc avec la PA et avez une question sur son utilisation ?
Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes pour mieux comprendre son fonctionnement, utiliser ses différentes fonctionnalités et profiter pleinement de votre solution.
Oui, vous pouvez utiliser les fonctionnalites PA disponibles des qu’elles apparaissent dans votre environnement. Cela ne signifie pas pour autant que vos processus metier specifiques ont deja ete configures.
A l’issue du deploiement, vous disposez de vos acces configures au module PA, d’une documentation de votre parametrage et d’un acces aux formations My Organic Learning pour la prise en main de l’outil.
Cela peut venir d’une adresse mail erronee ou d’un filtre anti-spam. Verifiez ces deux points puis, si besoin, demandez a contacter KOMI Doc afin renvoyer le mail de signature : inscription-pa@openbee.ccom
Le mandat definitif signe vous est transmis une fois que toutes les signatures necessaires ont ete recueillies. Si le circuit est termine et que vous ne l’avez toujours pas recu, contactez votre interlocuteur KOMI Doc pour obtenir une copie :inscription-pa@openbee.ccom
Selon le niveau de signature electronique utilise, une piece d’identite valide peut etre necessaire. Si la votre est expiree, une autre personne habilitee de votre entreprise peut signer a votre place, ou vous pouvez regulariser votre piece avant de relancer la signature.
Vos factures electroniques entrantes sont receptionnees par la PA KOMI Doc et consultables depuis l’espace Facturation e-invoicing du module PA. Selon votre organisation, elles peuvent ensuite etre classees ou orientees automatiquement.
Le module PA prend en charge vos factures sortantes et leur transmission dans le circuit de facturation electronique. La maniere dont elles sont remises a la PA depend de votre organisation : depuis votre environnement KOMI Doc, ou depuis un systeme metier connecte.
Vos factures electroniques peuvent etre integrees aux fonctions documentaires de votre environnement KOMI Doc : regles de classement, traitements Smart Capture, workflows, automatisations ou exports, selon votre configuration et vos besoins.
Consultez en premier lieu les informations et le statut associes a votre facture pour identifier la cause du rejet. Une correction des informations concernees peut etre necessaire avant une nouvelle transmission. Si vous ne parvenez pas a resoudre le probleme, le Support KOMI Doc peut vous accompagner.
L’outil PA importer accepte les formats de facture structures (Factur-X, UBL, CII selon votre parametrage). La prise en charge d’un PDF simple depend d’un traitement complementaire eventuel : verifiez ce point precis avec votre interlocuteur KOMI Doc selon votre configuration.
Selon la configuration retenue, un PDF simple peut etre exploité pour generer une facture structuree, mais cela depend d’un traitement de reconnaissance (Smart Capture) a qualifier avec votre interlocuteur KOMI Doc. Un fichier deja structure en entree reste la solution la plus fiable.
La methode de reconstitution des donnees (reconnaissance automatique, gabarit de lecture, ou export complementaire) depend de la solution retenue pour votre organisation. Les modalites de fiabilite et de responsabilite en cas d’erreur d’extraction sont precisees dans vos conditions contractuelles : votre interlocuteur KOMI Doc peut vous detailler ce point selon votre configuration.
Oui, nous avons la possibilite de produire vos factures dans les 3 formats de sortie : Factur-X, UBL et CII. Le canal de transmission qui vous sera applique depend de votre configuration : votre interlocuteur KOMI Doc peut vous le confirmer precisement.
L’annuaire permet de rechercher les entreprises participant au dispositif de facturation electronique et d’identifier les informations necessaires a l’acheminement de vos factures. Les lignes d’adressage permettent d’aller plus loin en precisant la destination d’une facture au sein de votre organisation.
Non, le socle de la PA est fonctionnel mais l’ensemble de vos processus metier (etablissements, regles de classement, circuits de validation, ERP) n’est pas automatiquement configure. Ces besoins doivent etre qualifies pour determiner les parametrages necessaires.
Cela depend de votre organisation et du niveau d’automatisation recherche : societes et etablissements concernes, flux de factures entrantes/sortantes, besoins d’adressage, mode de production actuel de vos factures, classement, circuits de validation, utilisateurs, automatisations, exports comptables, connexions a votre ERP ou logiciel de facturation.
Pas necessairement dans leur totalite. La PA KOMI Doc s’integre a votre environnement documentaire existant : vos regles de classement, traitements Smart Capture, workflows ou exports peuvent continuer d’etre utilises ou simplement adaptes.
Selon votre besoin, plusieurs solutions existent dans l’ecosysteme KOMI Doc : regles de classement, Smart Capture, workflows, automatisations, exports ou integrations avec vos systemes externes. Votre besoin doit d’abord etre qualifie pour determiner la solution adaptee.
Non, la plupart des statuts sont mis a jour automatiquement au fil du traitement de vos factures. Certains peuvent necessiter une action de votre part selon l’etape, mais une modification manuelle systematique n’est pas normale : contactez le Support si c’est votre cas.
Oui, les lignes d’adressage permettent de differencier certains etablissements, services ou circuits de reception. Ces informations peuvent ensuite etre associees a des regles de traitement pour orienter automatiquement vos factures vers les bons dossiers ou processus.
L’inscription a l’annuaire intervient apres traitement complet de votre mandat, avec un delai de propagation. Si votre mandat est valide depuis un certain temps sans que votre entreprise apparaisse a l’annuaire, contactez votre interlocuteur KOMI Doc pour verification.
Oui, votre ligne d’adressage peut evoluer apres la signature de votre mandat si votre organisation change.
Votre code de routage est visible dans l’annuaire, accessible depuis votre module PA KOMI Doc. Il est associe a votre entreprise et, le cas echeant, a votre ligne d’adressage.
Vous pouvez communiquer a votre fournisseur les informations d’acheminement figurant a votre fiche annuaire (votre identifiant et, le cas echeant, votre ligne d’adressage), consultables depuis votre module PA.
Il n’y a pas de demarche specifique a realiser : votre inscription a l’annuaire decoule automatiquement du traitement de votre mandat PA.
Vous n’avez pas a definir seul votre adressage : votre interlocuteur KOMI Doc ou votre partenaire revendeur peut vous accompagner pour lister vos etablissements, services ou circuits de facturation et construire la structure adaptee.
La creation ou la modification d’une ligne d’adressage se fait depuis votre module PA KOMI Doc. Votre interlocuteur peut vous accompagner pas a pas la premiere fois, ou vous transmettre le mode operatoire detaille.
En general, on prevoit une ligne d’adressage par etablissement, et une ligne supplementaire par service si son circuit de traitement des factures differe du reste de l’organisation. Votre interlocuteur peut vous aider a appliquer cette logique a votre cas.
Oui, KOMI Doc propose des possibilites d’integration permettant a votre systeme d’information de dialoguer avec la PA via l’API KOMI Doc. Le mode d’integration depend de votre logiciel, des flux concernes et du niveau d’automatisation recherche.
Ces deux API repondent a des usages differents. L’API KOMI Doc sert a connecter votre systeme d’information (ERP, logiciel metier) a la PA KOMI Doc. L’API universelle AFNOR repond a un standard d’echange entre Plateformes Agreees. Pour connecter votre ERP a votre PA, c’est generalement l’integration KOMI Doc qui s’applique.
Il n’existe pas de configuration unique applicable a toutes les entreprises. Selon votre besoin, la reponse peut reposer sur les fonctionnalites natives du module PA, un parametrage de votre environnement, des regles de classement, Smart Capture, des workflows, un export vers un outil tiers, ou une integration API. Decrivez votre fonctionnement actuel et le resultat attendu pour que votre besoin soit qualifie.
Chaque societe disposant de son propre SIREN doit disposer de son propre mandat PA. L’organisation du depot et de l’emission par entite dans votre ERP doit etre pensee en coherence avec cette structure de mandats : ce point se qualifie avec votre interlocuteur KOMI Doc.
Le module PA gere specifiquement le circuit reglementaire de vos factures electroniques (emission, reception, statuts, e-reporting). Il s’integre a votre GED KOMI Doc qui gere plus largement le classement et le traitement de vos documents.
La disponibilite d’un tableau de bord de pilotage (volumes, taux de rejet, delais de traitement) depend de votre offre. Votre interlocuteur KOMI Doc peut vous indiquer les indicateurs disponibles dans votre configuration.
Oui, vous pouvez definir des droits differents selon vos utilisateurs (consultation, validation, administration), en coherence avec l’organisation de vos circuits de validation.
Pendant la periode de transition, vos factures papier peuvent continuer d’etre traitees via les fonctionnalites classiques de votre GED KOMI Doc (numerisation, Smart Capture), en parallele du traitement de vos factures electroniques via la PA.
La capacite a gerer plusieurs formats de sortie selon votre destinataire depend de votre configuration. Si vos partenaires imposent des formats differents, evoquez ce point avec votre interlocuteur KOMI Doc.
La PA transmet et declare les donnees d’e-reporting qui lui sont fournies par votre systeme de facturation ou votre ERP. Le calcul de la TVA reste de la responsabilite de votre outil de facturation ou de votre comptabilite. Le module PA vous permet toutefois de realiser ce calcul si besoin.
Le suivi automatise des statuts via API depend des capacites techniques disponibles sur votre offre. Ce besoin peut etre qualifie avec votre interlocuteur KOMI Doc dans le cadre de votre projet d’integration.
L’e-reporting concerne notamment certaines transactions hors facturation electronique entre entreprises francaises assujetties : par exemple des operations avec des particuliers ou des entreprises etrangeres. Le module PA dispose d’un espace Declaration e-reporting ; la maniere dont les donnees sont alimentees depend de votre organisation (ERP, logiciel de facturation, ou autre systeme).
La facturation electronique concerne l’echange de vos factures entre entreprises francaises assujetties a la TVA. L’e-reporting concerne la transmission de donnees de transaction (et non des factures elles-memes) pour vos operations hors de ce perimetre : ventes a des particuliers, operations avec l’etranger.
Si vous souhaitez qu’KOMI Doc prenne en charge votre e-reporting, ce perimetre doit etre precise dans votre mandat, en complement ou independamment de l’emission/reception de vos factures electroniques.
Un manquement a l’obligation d’e-reporting (donnees incompletes ou en retard) expose a un risque de sanction de l’administration fiscale. Pour une information precise sur les consequences, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre expert-comptable.
En general, vos operations avec des clients ou fournisseurs situes a l’etranger relevent de l’e-reporting plutot que de la facturation electronique classique, mais cela depend de la nature precise de l’operation. Ce point se qualifie avec votre interlocuteur KOMI Doc ou votre expert-comptable.
Vous pouvez consulter l’historique de vos declarations d’e-reporting depuis l’espace Declaration e-reporting de votre module PA KOMI Doc.
La mise a disposition du socle PA et la mise en oeuvre de vos processus metier specifiques sont deux sujets distincts. Si vous avez un besoin d’adaptation (classement particulier, workflow, automatisation, integration ERP), votre demande sera qualifiee pour identifier la solution adaptee. En cas de dysfonctionnement sur un environnement deja operationnel, le Support KOMI Doc reste votre interlocuteur.
Des formations dediees sont disponibles sur My Organic Learning, la plateforme de formation en ligne KOMI Doc. Vous y trouverez des contenus sur le fonctionnement general de la PA, les statuts, ainsi que le traitement des factures entrantes et sortantes, en complement de l’accompagnement necessaire a la mise en oeuvre de vos processus metier.
Oui, votre PA KOMI Doc est interfacee avec l’annuaire central des entreprises du dispositif de facturation electronique, ce qui permet d’acheminer vos factures vers vos partenaires quelle que soit leur propre PA.
Les limites de volumetrie dependent de votre offre. Si vous traitez un volume important de factures, evoquez ce point avec votre interlocuteur KOMI Doc pour verifier le dimensionnement adapte a votre activite.
Oui, avoirs, factures d’acompte et factures rectificatives suivent le meme circuit de facturation electronique que vos factures classiques, avec leurs propres regles de rattachement a la facture d’origine.
En cas d’incident bloquant (rejet massif de factures, panne), contactez sans attendre le Support KOMI Doc ou votre interlocuteur habituel pour signaler l’urgence et accelerer la prise en charge.
Oui, My Organic Learning, la plateforme de formation en ligne KOMI Doc, propose des contenus en libre acces sur le fonctionnement de la PA et le traitement de vos factures.
Le Support KOMI Doc peut verifier votre configuration technique (adressage, routage) en cas de doute. La resolution d’un desaccord avec votre fournisseur reste cependant a traiter directement avec lui.
Les donnees transitant par la PA sont traitees dans le respect du RGPD ; KOMI Doc agit en sous-traitant pour le compte de votre entreprise, responsable du traitement de vos donnees de facturation. Un accord de sous-traitance ou une documentation RGPD dediee peut vous etre transmise sur demande.
Les operations avec l’etranger relevent generalement du dispositif d’e-reporting plutot que du circuit de facturation electronique B2B franco-francais classique. Ces flux doivent etre qualifies specifiquement avec votre interlocuteur KOMI Doc pour definir le bon traitement.