Vous souhaitez en savoir plus sur la PA KOMI Doc avant de vous lancer ?
Cette FAQ rassemble les réponses aux questions les plus fréquentes pour vous aider à comprendre la solution, découvrir ce qu’elle peut vous apporter et déterminer si elle répond aux besoins de votre entreprise.
Votre offre doit inclure l’activation de la PA. Il vous suffit ensuite de completer et signer le mandat PA en ligne.
Une fois fait, KOMI Doc active le module pour vous.
Chaque societe ayant son propre SIREN doit disposer de son propre mandat. Si vous avez plusieurs etablissements au sein d’une meme societe, les lignes d’adressage permettent de les differencier.
Oui, vous choisissez dans le mandat si vous souhaitez utiliser KOMI Doc pour recevoir vos factures, pour en emettre, ou pour les deux, selon l’organisation de vos flux.
Oui, vous pouvez utiliser plusieurs Plateformes Agreees en distinguant par exemple l’emission et la reception. Il est important de preciser cette organisation a votre interlocuteur KOMI Doc avant la mise en place, pour garantir le bon acheminement de vos facture
Rien ne vous empeche de mandater KOMI Doc en complement ou a la place de la PA choisie par votre comptable, a condition de preciser clairement a chacune le perimetre souhaite (emission et/ou reception) pour eviter tout conflit d’acheminement.
Il n’y a pas de date de cloture formelle, mais nous vous recommandons fortement de ne pas attendre l’approche de l’echeance reglementaire pour signer votre mandat, les delais de traitement pouvant s’allonger en periode de forte demande.
Le delai depend notamment de la completude de votre dossier (mandat signe, souscription validee). Plus votre dossier est complet et transmis en amont, plus la mise a disposition du module est rapide, ce qui limite l’impact sur votre planning.
L’obligation de recevoir des factures electroniques via une PA demarre au 1er septembre 2026. Les modalites de controle et de sanction precises relevent de l’administration fiscale : nous vous recommandons de ne pas attendre l’echeance et de finaliser votre dossier au plus tot pour etre en conformite dans les delais.
Oui. KOMI Doc propose actuellement une offre promotionnelle sur Smart Capture, valable jusqu’au 30 septembre 2026. Pour en connaître les modalités, rapprochez-vous de votre contact KOMI Doc habituel.
Le parcours type comprend : la commande avec activation de la PA, la souscription a l’offre, la signature du mandat, la qualification de vos besoins metier dans un document de qualification dédié à la PA, le parametrage et la formation, puis la mise en production.
Selon la complexite de votre besoin, la qualification peut etre menee par votre partenaire revendeur ou directement avec KOMI Doc pour les configurations plus specifiques.
Nous vous recommandons d’anticiper chaque etape (mandat, qualification de vos besoins, parametrage, formation) plusieurs semaines avant l’echeance du 1er septembre 2026 et 2027, pour eviter tout engorgement de derniere minute.
En cas de forte affluence, les dossiers complets (mandat correctement rempli et signe par une personne habilitee) sont traites plus rapidement. Nous vous recommandons vivement de ne pas attendre les dernieres semaines avant l’echeance pour transmettre votre dossier.
A l’issue du deploiement, vous disposez de vos acces configures au module PA, d’une documentation de votre parametrage et d’un acces aux formations My Organic Learning pour la prise en main de l’outil.
Le mandat designe officiellement KOMI Doc comme votre Plateforme Agreee. Il doit etre signe par une personne habilitee a engager votre entreprise (dirigeant, ou toute personne disposant d’un pouvoir en ce sens).
Oui, des lors que vous etes habilite a engager votre entreprise, ou que vous disposez d’un pouvoir en ce sens. Si ce n’est pas le cas, la signature devra etre portee par le representant legal ou une personne disposant de cette delegation. Une demande de délégation de pouvoir sera réalisée.
Vos factures electroniques entrantes sont receptionnees par la PA KOMI Doc et consultables depuis l’espace Facturation e-invoicing du module PA. Selon votre organisation, elles peuvent ensuite etre classees ou orientees automatiquement.
Le module PA prend en charge vos factures sortantes et leur transmission dans le circuit de facturation electronique. La maniere dont elles sont remises a la PA depend de votre organisation : depuis votre environnement KOMI Doc, ou depuis un systeme metier connecte.
L’outil PA importer accepte les formats de facture structures (Factur-X, UBL, CII selon votre parametrage). La prise en charge d’un PDF simple depend d’un traitement complementaire eventuel : verifiez ce point precis avec votre interlocuteur KOMI Doc selon votre configuration.
Selon la configuration retenue, un PDF simple peut etre exploité pour generer une facture structuree, mais cela depend d’un traitement de reconnaissance (Smart Capture) a qualifier avec votre interlocuteur KOMI Doc. Un fichier deja structure en entree reste la solution la plus fiable.
La methode de reconstitution des donnees (reconnaissance automatique, gabarit de lecture, ou export complementaire) depend de la solution retenue pour votre organisation. Les modalites de fiabilite et de responsabilite en cas d’erreur d’extraction sont precisees dans vos conditions contractuelles : votre interlocuteur KOMI Doc peut vous detailler ce point selon votre configuration.
Oui, nous avons la possibilite de produire vos factures dans les 3 formats de sortie : Factur-X, UBL et CII. Le canal de transmission qui vous sera applique depend de votre configuration : votre interlocuteur KOMI Doc peut vous le confirmer precisement.
L’annuaire permet de rechercher les entreprises participant au dispositif de facturation electronique et d’identifier les informations necessaires a l’acheminement de vos factures. Les lignes d’adressage permettent d’aller plus loin en precisant la destination d’une facture au sein de votre organisation.
Oui, KOMI Doc propose des possibilites d’integration permettant a votre systeme d’information de dialoguer avec la PA via l’API KOMI Doc. Le mode d’integration depend de votre logiciel, des flux concernes et du niveau d’automatisation recherche.
Non, le socle de la PA est fonctionnel mais l’ensemble de vos processus metier (etablissements, regles de classement, circuits de validation, ERP) n’est pas automatiquement configure. Ces besoins doivent etre qualifies pour determiner les parametrages necessaires.
Cela depend de votre organisation et du niveau d’automatisation recherche : societes et etablissements concernes, flux de factures entrantes/sortantes, besoins d’adressage, mode de production actuel de vos factures, classement, circuits de validation, utilisateurs, automatisations, exports comptables, connexions a votre ERP ou logiciel de facturation.
Pas necessairement dans leur totalite. La PA KOMI Doc s’integre a votre environnement documentaire existant : vos regles de classement, traitements Smart Capture, workflows ou exports peuvent continuer d’etre utilises ou simplement adaptes.
Selon votre besoin, plusieurs solutions existent dans l’ecosysteme KOMI Doc : regles de classement, Smart Capture, workflows, automatisations, exports ou integrations avec vos systemes externes. Votre besoin doit d’abord etre qualifie pour determiner la solution adaptee.
Oui, les lignes d’adressage permettent de differencier certains etablissements, services ou circuits de reception. Ces informations peuvent ensuite etre associees a des regles de traitement pour orienter automatiquement vos factures vers les bons dossiers ou processus.
Vous n’avez pas a definir seul votre adressage : votre interlocuteur KOMI Doc ou votre partenaire revendeur peut vous accompagner pour lister vos etablissements, services ou circuits de facturation et construire la structure adaptee.
En general, on prevoit une ligne d’adressage par etablissement, et une ligne supplementaire par service si son circuit de traitement des factures differe du reste de l’organisation. Votre interlocuteur peut vous aider a appliquer cette logique a votre cas.
Ces deux API repondent a des usages differents. L’API KOMI Doc sert a connecter votre systeme d’information (ERP, logiciel metier) a la PA KOMI Doc. L’API universelle AFNOR repond a un standard d’echange entre Plateformes Agreees. Pour connecter votre ERP a votre PA, c’est generalement l’integration KOMI Doc qui s’applique.
Il n’existe pas de configuration unique applicable a toutes les entreprises. Selon votre besoin, la reponse peut reposer sur les fonctionnalites natives du module PA, un parametrage de votre environnement, des regles de classement, Smart Capture, des workflows, un export vers un outil tiers, ou une integration API. Decrivez votre fonctionnement actuel et le resultat attendu pour que votre besoin soit qualifie.
Chaque societe disposant de son propre SIREN doit disposer de son propre mandat PA. L’organisation du depot et de l’emission par entite dans votre ERP doit etre pensee en coherence avec cette structure de mandats : ce point se qualifie avec votre interlocuteur KOMI Doc.
Le module PA gere specifiquement le circuit reglementaire de vos factures electroniques (emission, reception, statuts, e-reporting). Il s’integre a votre GED KOMI Doc qui gere plus largement le classement et le traitement de vos documents.
La disponibilite d’un tableau de bord de pilotage (volumes, taux de rejet, delais de traitement) depend de votre offre. Votre interlocuteur KOMI Doc peut vous indiquer les indicateurs disponibles dans votre configuration.
Oui, vous pouvez definir des droits differents selon vos utilisateurs (consultation, validation, administration), en coherence avec l’organisation de vos circuits de validation.
Pendant la periode de transition, vos factures papier peuvent continuer d’etre traitees via les fonctionnalites classiques de votre GED KOMI Doc (numerisation, Smart Capture), en parallele du traitement de vos factures electroniques via la PA.
La capacite a gerer plusieurs formats de sortie selon votre destinataire depend de votre configuration. Si vos partenaires imposent des formats differents, evoquez ce point avec votre interlocuteur KOMI Doc.
La PA transmet et declare les donnees d’e-reporting qui lui sont fournies par votre systeme de facturation ou votre ERP. Le calcul de la TVA reste de la responsabilite de votre outil de facturation ou de votre comptabilite. Le module PA vous permet toutefois de realiser ce calcul si besoin.
L’e-reporting concerne notamment certaines transactions hors facturation electronique entre entreprises francaises assujetties : par exemple des operations avec des particuliers ou des entreprises etrangeres. Le module PA dispose d’un espace Declaration e-reporting ; la maniere dont les donnees sont alimentees depend de votre organisation (ERP, logiciel de facturation, ou autre systeme).
La facturation electronique concerne l’echange de vos factures entre entreprises francaises assujetties a la TVA. L’e-reporting concerne la transmission de donnees de transaction (et non des factures elles-memes) pour vos operations hors de ce perimetre : ventes a des particuliers, operations avec l’etranger.
Si vous souhaitez qu’KOMI Doc prenne en charge votre e-reporting, ce perimetre doit etre precise dans votre mandat, en complement ou independamment de l’emission/reception de vos factures electroniques.
En general, vos operations avec des clients ou fournisseurs situes a l’etranger relevent de l’e-reporting plutot que de la facturation electronique classique, mais cela depend de la nature precise de l’operation. Ce point se qualifie avec votre interlocuteur KOMI Doc ou votre expert-comptable.
La mise a disposition du socle PA et la mise en oeuvre de vos processus metier specifiques sont deux sujets distincts. Si vous avez un besoin d’adaptation (classement particulier, workflow, automatisation, integration ERP), votre demande sera qualifiee pour identifier la solution adaptee. En cas de dysfonctionnement sur un environnement deja operationnel, le Support KOMI Doc reste votre interlocuteur.
Oui, votre PA KOMI Doc est interfacee avec l’annuaire central des entreprises du dispositif de facturation electronique, ce qui permet d’acheminer vos factures vers vos partenaires quelle que soit leur propre PA.
Les limites de volumetrie dependent de votre offre. Si vous traitez un volume important de factures, evoquez ce point avec votre interlocuteur KOMI Doc pour verifier le dimensionnement adapte a votre activite.
Oui, avoirs, factures d’acompte et factures rectificatives suivent le meme circuit de facturation electronique que vos factures classiques, avec leurs propres regles de rattachement a la facture d’origine.
Les informations et supports de présentation de la PA KOMI Doc sont accessibles sur les pages dédiées du site web KOMI Doc www.KOMI Doc.com.
Oui, My Organic Learning, la plateforme de formation en ligne KOMI Doc, propose des contenus en libre acces sur le fonctionnement de la PA et le traitement de vos factures.
Les donnees transitant par la PA sont traitees dans le respect du RGPD ; KOMI Doc agit en sous-traitant pour le compte de votre entreprise, responsable du traitement de vos donnees de facturation. Un accord de sous-traitance ou une documentation RGPD dediee peut vous etre transmise sur demande.
Les operations avec l’etranger relevent generalement du dispositif d’e-reporting plutot que du circuit de facturation electronique B2B franco-francais classique. Ces flux doivent etre qualifies specifiquement avec votre interlocuteur KOMI Doc pour definir le bon traitement.