Améliorez la relation client en misant sur le partage documentaire

92 % des clients apprécieraient d'avoir un accès en ligne à l’ensemble des documents échangés avec leurs fournisseurs. Il existe pourtant une solution simple pour répondre à ce besoin client : le déploiement d’une solution sécurisée de communication et de partage de documents. Vous éliminerez ainsi bon nombre de désagréments : perte de productivité, coûts d’impression, de mise sou pli et d’affranchissement importants, difficultés à accéder à l’information, exposition à des litiges…

gestion documentaire pour la relation client

5 bonnes raisons d’opter pour une solution de partage documentaire avec ses clients

1. Développez une relation privilégiée avec vos clients

  • Transmission d’une image moderne et professionnelle de votre organisation
  • Possibilité pour vos clients de consulter leurs documents directement depuis leur smartphone ou tablettes
  • Amélioration de la qualité via un service disponible 24/24 et 7/7
  • Fidélisation de vos clients via un service personnalisé

2. Accélérez le traitement de l’information et éliminez le papier

  • Signature mobile des devis, BL ou PV, et transmission immédiate au siège pour traitement
  • Communication des documents sortants au format électronique (ex : factures)
  • Notification instantanée aux clients de la mise à disposition des documents
  • Réduction des dépenses administratives (mise sous pli, affranchissement, )

3. Offrez un accès à toute l’information de l’entreprise depuis un smartphone ou une tablette

  • Création d’un seul référentiel documentaire pour l’archivage et le partage de documents clients (devis, BL, factures, courriers,  )
  • Archivage dynamique de tous les documents émis et réceptionnés
  • Recherche et accès rapide à tout document
  • Partage sécurisé

4. Éliminez le risque de transmettre de l’information erronée

  • Un seul point d’accès à de l’information toujours actualisée
  • Notification automatique auprès des clients en cas de mise à jour

5. Optimisez votre efficacité

  • Diminution d’appels entrants et élimination des opérations fastidieuses de redistribution de documents (égarés par les clients)
  • Amélioration des règlements : les clients ont accès en ligne à leurs preuves de livraisons signées et leurs factures

Une solution choisie par la PME Central SAT

Central SAT est un prestataire de services de maintenance des systèmes à teinter et des mélangeurs utilisés par les fabricants de peinture. Ce prestataire a pu renforcer sa relation client, grâce à la mise en œuvre d’un portail documentaire répertoriant pour chaque client les rapports d’intervention effectués par ses techniciens sur les machines. Grâce à cette plate-forme, les clients disposent tous d’un espace privé dans lequel ils peuvent accéder à tout moment à l’historique des rapports d’intervention, qu’ils n’ont ainsi plus besoin de classer.

En effet, Central SAT souhaitait pouvoir transmettre rapidement à ses clients les rapports d’intervention (datés, signés et tamponnés) qui attestent du passage du technicien, et éliminer toute perte de temps quant à leur gestion en supprimant leur impression et leur classement au format papier.

Central SAT a donc opté pour les solutions de gestion documentaire d’Open Bee qui permettent d’améliorer la productivité des techniciens et de réduire considérablement les coûts d’impression et de stockage. Enfin, la société a pu se différencier avec cet outil commercial en développant une relation privilégiée avec ses clients.

Visionnez la vidéo de ce retour d’expérience en cliquant ici.

20 décembre 2016
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