Besoin : Dématérialiser dans le Cloud
La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
Avec la loi du 12 mai 2009, autorisant sous certaines conditions la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés, de nouvelles possibilités s’offrent à la fonction RH. Le bulletin de paie électronique (BPE) concernera 50 % des salariés en France d’ici 2020.
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
La digitalisation des processus métiers est au coeur de la transformation numérique des entreprises. Les PME qui se numérisent ont 2,2 fois plus de chance de connaître une hausse de leur chiffre d’affaires.
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a fait ses preuves pour transformer durablement et efficacement le fonctionnement de l’entreprise. Mais certaines informations nécessitent un traitement qui implique d’avoir recours à des technologies complémentaires, pour optimiser au maximium votre capacité à valoriser les données de votre ent
La traçabilité des opérations, manuelles ou automatisées, est stratégique pour les organisations. Elle permet de remonter l’historique pour rechercher la cause d’un dysfonctionnement, démontrer la validité d’une transaction, identifier des responsabilités ou encore innover à partir de l’analyse des pratiques.
La facture électronique a été rendue obligatoire par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 sept. 2021, relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. La mise en œuvre de cette obligation sera échelonnée dans le temps entre 2024 et 2026.
Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement une obligation pour toutes les entreprises. Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation.
Olaf Lorenz, directeur général de la division DX Branding de Konica Minolta Business Solutions Europe, et Jonathan Leyva, PDG Konica Minolta Business Solutions France, expliquent comment la la pandémie de COVID-19 a profondément remodelé l'avenir du travail pour ses collaborateurs.
En tant que partenaire sur la technologie digitale, notre ligne directrice est d’aller au-delà du besoin déjà identifié chez le client. En effet, c’est en collaborant avec ce dernier pour l’aider à être plus performant que nous l’accompagnons dans la mise en place des outils lui permettant d’atteindre ses objectifs métiers et business.
Si 75% des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier, la facture suit progressivement les tendances actuelles de digitalisation notamment grâce à une législation française favorable. Et vous, êtes-vous prêt pour la dématérialisation des factures ?
Face à la situation actuelle, de nombreux employés sont amenés à travailler à domicile pendant encore quelques semaines.
Ces mesures inédites bousculent nos habitudes de travail et nos modes de collaboration.
Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?
La dématérialisation des bulletins de paie est encore loin d’avoir conquise toutes les entreprises. Seul 1 salarié français sur 5 reçoit chaque mois son bulletin de paie par voie électronique. Généralisée dans les grandes entreprises, elle peine à séduire les TPE et les PME qui privilégient encore largement le format papier.
Comment adapter sa solution de GED lorsque l’on est confronté à une croissance exponentielle de l’information ? Une question posée aux équipes de Konica Minolta par le Groupe Victor Hugo, dont l’expansion a considérablement fait augmenter sa volumétrie de données.
Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Coffre-Fort Numérique est associé à la signature électronique.
Depuis le 1er janvier 2019, les PME (10 à 250 salariés) ont l’obligation de transmettre toutes factures à destination d’une entité publique au format électronique via le Portail Chorus Pro. La facture électronique est ici un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs.
Le décret n°2016-1752 du 16 décembre 2016, relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et pris en application de la loi El Khomri, précise les modalités qui permettent à un employeur de remettre à ses salariés des bulletins de paie au format électronique.
Unicité du document, sécurisation des informations, contribution à la mise en place d’une piste d’audit fiable, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier, … sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’expertise comptable à se tourner vers l’archivage numérique.
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les offices notariaux à se tourner vers l’archivage numérique.
Depuis plus de trente ans, le notariat développe un savoir-faire numérique pointu. Cette profession a toujours su anticiper les problématiques liées à la dématérialisation ainsi qu’à la sécurisation des données personnelles. Explications de Mathieu Fontaine, Président de la 3ème Commission du 113ème Congrès des Notaires.
A l’ère de la transition numérique, les experts-comptables doivent plus que jamais asseoir leur rôle de conseil et de services auprès des entreprises. Entretien avec Yves Pascault, Président du Club des Jeunes Experts-comptables et Commissaires aux comptes (CJEC).
La signature électronique joue un rôle clé dans la transformation digitale des établissements de santé. Simplification du processus d’admission des patients, garantie de l’intégrité d’un document ou encore optimisation de la gestion des documents RH... une valeur ajoutée déterminante dans les établissements de santé.
Evalué à près de 2,3 milliards d’euros en 2017, le marché français des solutions de gestion des processus documentaires reste dynamique, avec un rythme de croissance évalué à 6,7% en 2019. Retour sur l’évolution du marché et ses perspectives suite aux analyses effectuées par le cabinet MARKESS.
Acteur majeur du secteur de la santé à l'échelle mondiale, Konica Minolta accompagne la transition numérique opérée par les professionnels de santé. Toutes les compétences du Groupe ont été réunies dans une offre globale et unique, présentée à la Paris Healthcare Week, les 29 et 31 mai prochains.
Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.
Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.
En s'appropriant les nouveaux outils numériques, le cabinet d’expertise comptable pourra gagner en efficience organisationnelle et dans le même temps développer son activité, avec comme principal objectif : la satisfaction client.
Gain de temps, amélioration de la productivité, mobilité, adaptation de l’offre de services sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers le digital. Néanmoins, la maturité numérique de la profession n’est pas effective et il reste encore une marge de progression.
Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.
Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un.
A travers ce livre blanc, nous nous intéresserons avant tout à la sécurisation des données à travers les techniques de dématérialisation, de sauvegarde et d’archivage qui permettent de préserver la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations.
La Gestion Electronique de Documents est aujourd’hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.
La mise en place d’un projet d’ECM doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoin mal qualifié, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets. Comment réussir son projet en sept points.