La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
Le télétravail forcé du confinement a démocratisé l’utilisation des outils collaboratifs, devenus indispensables pour partager l’information, communiquer ou encore suivre l’état d’avancement des projets. Leur pérennisation au sein des petites et moyennes entreprises présente des avantages indéniables.
Sous des allures d’apparentes simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour garantir disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité du bulletin de paie électronique
Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante.
• Les règles de nommage
• Plan de classement du document
• Les droits d’accès et l’habilitation
• Les contraintes réglementaires
• Processus de gestion interne, processus de validation
La numérisation des archives facilite grandement l’accès à l’information et impacte favorablement l’organisation du travail. Des avantages qui poussent un nombre croissant d’entreprises et d’organismes publics à dématérialiser et à archiver en numérique. Quels sont les principaux atouts de l’archivage numérique ?
Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
La piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement. Les entreprises bénéficient d’une nouvelle opportunité : celle d’adopter la facture électronique non signée sous réserve de l’existence d’une Piste d’Audit Fiable.
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.
Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a fait ses preuves pour transformer durablement et efficacement le fonctionnement de l’entreprise. Mais certaines informations nécessitent un traitement qui implique d’avoir recours à des technologies complémentaires, pour optimiser au maximium votre capacité à valoriser les données de votre ent
La mobilité, et bien-sûr le télétravail, exigent de pouvoir accéder partout à ses documents d’entreprise. C’est pourquoi une GED (Gestion Électronique des Documents) mobile est un atout pour accompagner les nouvelles formes de travail.
Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement une obligation pour toutes les entreprises. Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation.
Vous vous êtes déjà rendu compte qu’une réglementation que vous pensiez être suivi dans votre entreprise ne l’était pas ? Découvrez dans notre article comment le digital peut contourner une multitude de difficultés que vous rencontrez au quotidien pour améliorer votre démarche qualité !
Olaf Lorenz, directeur général de la division DX Branding de Konica Minolta Business Solutions Europe, et Jonathan Leyva, PDG Konica Minolta Business Solutions France, expliquent comment la la pandémie de COVID-19 a profondément remodelé l'avenir du travail pour ses collaborateurs.
Si 75% des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier, la facture suit progressivement les tendances actuelles de digitalisation notamment grâce à une législation française favorable. Et vous, êtes-vous prêt pour la dématérialisation des factures ?
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent. Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.
Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Electronique (CFE) avec les processus de scellement numérique et d’archivage.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : L’arrivée du numérique, la dématérialisation et désormais la transformation digitale ont profondément fait évoluer l'utilisation du Coffre-Fort Numérique. Mais même après plus de 15 ans d’existence, ses usages restent méconnus d’une organisation sur trois.
2019 marque un tournant pour l’ECM avec le passage de systèmes gérant un contenu volumineux à des solutions micro-services simplifiant la gestion de l'information et intégrant la conformité des données. L'automatisation des processus par la robotique (RPA) est amenée à devenir un composant clé de ces solutions.
Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Coffre-Fort Numérique est associé à la signature électronique.
L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.
Unicité du document, sécurisation des informations, contribution à la mise en place d’une piste d’audit fiable, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier, … sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’expertise comptable à se tourner vers l’archivage numérique.
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les offices notariaux à se tourner vers l’archivage numérique.
A l’ère de la transition numérique, les experts-comptables doivent plus que jamais asseoir leur rôle de conseil et de services auprès des entreprises. Entretien avec Yves Pascault, Président du Club des Jeunes Experts-comptables et Commissaires aux comptes (CJEC).
La signature électronique joue un rôle clé dans la transformation digitale des établissements de santé. Simplification du processus d’admission des patients, garantie de l’intégrité d’un document ou encore optimisation de la gestion des documents RH... une valeur ajoutée déterminante dans les établissements de santé.
La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers l’archivage numérique.
Acteur majeur du secteur de la santé à l'échelle mondiale, Konica Minolta accompagne la transition numérique opérée par les professionnels de santé. Toutes les compétences du Groupe ont été réunies dans une offre globale et unique, présentée à la Paris Healthcare Week, les 29 et 31 mai prochains.
Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.
En s'appropriant les nouveaux outils numériques, le cabinet d’expertise comptable pourra gagner en efficience organisationnelle et dans le même temps développer son activité, avec comme principal objectif : la satisfaction client.
Gain de temps, amélioration de la productivité, mobilité, adaptation de l’offre de services sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers le digital. Néanmoins, la maturité numérique de la profession n’est pas effective et il reste encore une marge de progression.
Peut-on se défaire de l’archivage papier des documents ? Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l'application de l'article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.
De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?
Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.
L’archivage à vocation probatoire conserve les archives de manière pérenne et intègre en assurant que le document archivé corresponde bien à l’original et qu’il est accompagné de la preuve de son authenticité.
Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un.
L’un des objectifs de l’archivage est de garantir une conservation de l’information à court ou moyen termes, voire sur plusieurs décennies. Le recours à un Coffre-Fort Numérique (CFN) permet-il de répondre aux conditions de conservation des documents numériques ?
La mise en place d’un projet d’ECM doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoin mal qualifié, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets. Comment réussir son projet en sept points.