Loin de se limiter à sa seule dématérialisation, la fiche de paie numérique suscite de nouveaux usages. Une évolution bénéfique qui s’imposera à terme pour tous.
Pourquoi passer à la fiche de paie numérique ? La transformation numérique des entreprises est en cours. Celles qui ne suivront pas cette tendance risquent de disparaître. « La dématérialisation des fiches de paie est incontournable et plus de 75% des décideurs RH interrogés dans le cadre de nos études y voient un moyen d’optimiser leurs processus RH » confirme Sylvie Chauvin, dirigeante de Markess, un cabinet d’études spécialisé dans le numérique. Les motivations de ce mouvement de fond tiennent d’abord, bien sûr, à la recherche de productivité par les entreprises. Il s’agit aussi de respecter la législation qui va rendre obligatoire la dématérialisation d’un nombre croissant de document pour toutes les entreprises comme c’est bientôt le cas pour la facture.
Selon la réglementation actuelle, il n’est plus nécessaire d’obtenir l’accord des salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie au format électronique.
Dans le cas d’entreprises ou d’organisations implantées sur plusieurs sites, les collaborateurs distants peuvent consulter leurs feuilles de paies sans délais.
Plus globalement, les salariés n’ont plus à attendre leurs documents ou à demander des duplicatas par courrier pour louer un appartement ou demander un crédit notamment.
Ces nouveaux usages facilitent aussi d’autres démarches. Certifiés par des technologies de signature et d’horodatage, ces documents feront foi auprès des propriétaires ou des banques sans nécessiter d’éventuels contrôles complémentaires. Même démarche pour les organismes publics, notamment les caisses de retraites, qui exigeront dans un proche avenir ces documents au format numérique.
Vitrine numérique
Côté entreprises, outre les gains en termes de productivité, économie sur le papier ou encore sur les envois, les entreprises peuvent mettre en avant la réalité du numérique dans leur métier pour attirer les jeunes talents.
Mettre le bulletin de paie dématérialisé dans la vitrine numérique de l’entreprise ne peut qu’améliorer son image.
Le quotidien du service ressources humaines est également facilité. Il est plus facile de chercher à travers des classements effectués au moment de la génération de la paie dans un logiciel de gestion documentaire comme celui de KOMI Doc de Konica Minolta que dans des armoires. Enfin, ces solutions restent simples à déployer comme à prendre en main.
Au delà de ces avantages et à plus long terme, la fiche de paie numérique est la première brique de nouveaux services. Stockée dans le coffre-fort numérique qui a vocation à héberger tout type de document, les informations qu’elle contient seront sans aucun doute à la base de nouveaux services, pour faciliter la transmission des informations aux organismes publics, la constitution de dossiers pour la formation professionnelle, établir des indicateurs visant à améliorer le pilotage des ressources humaines…
L’ère des chemises en carton est bel et bien dépassée.
8 janvier 2022
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