De nombreuses entreprises sont équipées d’une GED (Gestion Électronique des Documents). Dans certains contextes pionniers, le moment est déjà venu d’envisager de migrer vers une nouvelle solution.
Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’aujourd’hui. Nos consultants vous aident à aborder dans le bon ordre les 3 étapes du programme de changement de GED :
- Commencer par un diagnostic précis
- Poursuivre avec le choix de la réponse la plus appropriée
- Terminer avec l’installation de la configuration retenue et la formation des utilisateurs
Poser un diagnostic précis dans votre entreprise
Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle veille les innovations en matière de GED en ligne et accompagne les entreprises dans leur réflexion sur leur montée en puissance dans ce domaine. « Lorsqu’une entreprise envisage de changer de logiciel GED, elle ne le fait pas sans raison. Par exemple, c’est que son outil n’est plus à jour. Ou qu’elle a besoin de fonctions avancées, comme l’IA. Pour autant, la phase d’analyse de l’existant est indispensable à qui veut changer de GED. »
Le fait de partir d’une pratique existante de la GED est un avantage sur lequel il faut capitaliser. Aller notamment interroger les utilisateurs, consulter les journaux de traçabilité événementielle, cartographier les usages réels de la solution en place.
L’enjeu est de repérer les points à améliorer mais aussi les atouts de la configuration actuelle qu’il convient de préserver. Relever quels métiers tirent profit des avantages de la GED et quels autres n’en profitent pas fait aussi partie du diagnostic à poser.
La digitalisation doit profiter à tous les salariés d’une organisation pour que les collaborateurs s’approprient réellement les solutions. C’est pourquoi l’étude de la réalité des processus optimisés par la GED est fondamentale.
Décider de l’évolution à mener
La cartographie de la réalité des usages induit deux pistes possibles lorsque l’on conduit un projet de changement de GED :
- Améliorer la configuration actuelle sans sortir du contexte existant. Par exemple, continuer à réserver la GED à la seule dématérialisation des factures fournisseurs mais changer de logiciel pour adopter une solution enrichie à l’intelligence artificielle.
- Étendre l’usage de la GED à de nouveaux processus de l’entreprise, par exemple profiter de la montée en capacité dans la dématérialisation des factures fournisseurs pour étendre l’usage de la GED à la dématérialisation des contrats d’approvisionnement.
Si la montée en puissance se fait métier par métier, chaque solution mise en œuvre fera l’objet d’un paramétrage spécifique au métier. L’outil et les flux de travail seront alors réglés sur la réalité des pratiques.
Plus fine et plus efficace à l’usage, cette approche est plus énergivore à mettre en place. Et surtout problématique du point de vue de la cohésion d’entreprise.
Selon Aline Silva, ce qui doit guider l’entreprise dans ses choix, « c’est l’efficacité. Si l’organisation a déjà mis en place des solutions de dématérialisation de processus métiers en son sein, il n’est pas forcément absurde de cantonner le changement de GED à un seul périmètre opérationnel. En revanche, si l’entreprise s’appuie sur un collectif engagé et innovant, une approche transversale sera préférable, quitte à prendre le temps nécessaire pour mener le projet et mettre en place un projet digital étendu à l’ensemble des services. »
L'ECM place la coopération de tous avec tous au centre du jeu.
Pour autant, et c’est aussi le sens du travail des consultants Konica Minolta, la conduite d’un tel projet est plus délicate. Il faut être capable de mobiliser tous les métiers autour du projet de changement.
Notre propos est souvent de raisonner par tranche, en commençant par les périmètres où les gains seront les plus immédiats, avant d’étendre progressivement la GED, sans jamais perdre le point de vue universel, pour éviter les surcoûts ultérieurs.
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Installer la nouvelle configuration
L’installation du nouveau logiciel de GED s’effectue conformément au cahier des charges. En particulier, le paramétrage du flux de travail qui régule l’automatisation du traitement des documents est en adéquation avec les attentes de l’entreprise, en vue d’optimiser les processus.
Pour ce faire, l’équipe projet aborde le flux point par point :
- Détermination du circuit du document: capture, circulation en interne, partage vers l’ externe
- Définition des étapes du traitement du flux de documents: réception, contrôles, validation
- Habilitation des acteurs susceptibles de créer, de modifier ou d’utiliser les archives
Pour Aline Silva, « la détermination du workflow est une étape importante qui va conditionner l’efficience de la solution de GED. Il fluidifie la collaboration entre les services dans le cas fréquent où un document fait l’objet d’un traitement transversal et/ou collaboratif. Le workflow peut aussi faciliter la communication entre les collaborateurs, dans le cas des demandes de congés, ou la validation de candidatures, ou encore de factures. Les exemples sont nombreux et dépendent des organisations internes de chaque entreprises. »
La formation est l’ultime étape de cet accompagnement
En effet, et cela est particulièrement nécessaire en cas de changements sensibles par rapport aux usages précédents. Une solution de GED est en général intuitive et la prise en main est souvent très simple.
Quoi qu’il en soit, il convient de passer le temps qu’il faut dans la facilitation de la prise en main par les utilisateurs de façon à garantir l’appropriation et la rapidité d’entrée en service de la nouvelle solution de GED.
En conclusion, changer de GED est l’occasion de mettre à plat ses pratiques et d’évaluer grâce au retour d’expérience l’impact réel de la GED précédente. Pour mieux anticiper l’impact attendu de la future GED. Les consultants Konica Minolta sont présents aux côtés des entreprises pour explorer l’existant avec elles et identifier la meilleure configuration à mettre en place.
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8 novembre 2021
