Chronique d’une optimisation annoncée

Renouveler près de 700 systèmes d’impression, installés sur 13 sites comptant 8000 utilisateurs. Le défi était à risque : retour sur les 3 ingrédients essentiels à la réussite du projet d’optimisation du Groupe Aéroports De Paris.

Aéroports de Paris

1. Maîtriser les flux et la gâche grâce à une solution d’authentification par badge

Avec la solution YSoft SafeQ, les collaborateurs se servent d’un badge pour débloquer leurs impressions quand ils le veulent et où qu’ils se trouvent sur les différents sites. La gâche papier s’en trouve ainsi limitée et la confidentialité des documents renforcée, car les documents ne sont plus oubliés dans les bacs de sortie des systèmes d’impression.

La Direction des Systèmes d’Information a aussi une visibilité globale et fiable sur les volumes et les coûts d’impression pour ainsi mieux identifier les coûts cachés et détecter les économies potentielles. « Deux ans après, le bilan est positif. Les utilisateurs sont satisfaits. Ils bénéficient d’équipements fiables et robustes, intégrant les dernières technologies. La mise en place de la solution d’authentification nous donne une visibilité globale sur nos volumes et coûts d’impression. Cela nous permet une meilleure prédictibilité des dépenses et donc une facturation maîtrisée. La qualité de service promise est également au rendez-vous », explique Nicolas Apchié, Responsable d’exploitation IT.

Des règles d’impression ont également été établies telles que le Noir & Blanc et le Recto-Verso par défaut automatique.

 

2. Fixer le cap avec l'aide du Service Delivery Manager

Le Groupe ADP bénéficie des services d’une personne dédiée appelée Service Delivery Manager. Ce collaborateur Konica Minolta est le point de contact unique pendant toute la durée du contrat pour l’ensemble des questions non-commerciales.

Il mène par exemple des entretiens avec des panels d’utilisateurs, afin de mieux connaître leurs activités et interactions, et ainsi identifier les axes d’améliorations possibles. Le Groupe ADP rassemble en effet des métiers très variés, dont les besoins sont différents et plus ou moins complexes. « Grâce à notre Service Delivery Manager, nous bénéficions d’une relation privilégiée et personnalisée. Nous avons une grande réactivité quant à nos demandes ainsi qu’une meilleure visibilité sur les différentes informations indispensables à un bon pilotage », ajoute-t-il.

Il peut également réaliser des analyses approfondies, comme sur les différents volumes générés (scan, copie, impression, par type, par format…), permettant à la direction du Groupe ADP d’avoir une visibilité détaillée et précise des usages afin de les optimiser. Le Service Delivery Manager participe ainsi à la réflexion d’optimisation continue.

3. Accompagner le changement à long terme grâce aux sessions de formation utilisateurs

Après plusieurs années avec le même fournisseur, la conduite du changement a également été une étape très importante. L’accompagnement des utilisateurs est notamment passé par des sessions de formation organisées par Konica Minolta, sur l’usage des matériels mais aussi les bonnes pratiques d’impression.

Maîtriser l’usage, personnaliser l’activité, former les utilisateurs : trois axes fondateurs et structurants pour ce projet d’envergure nécessitant un déploiement complexe et multisites, des exigences élevées en termes de disponibilité, de mobilité et de robustesse des équipements.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

30 octobre 2017
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