Comment améliorer sa démarche qualité grâce au digital ?

La digitalisation des processus Qualité et Conformité simplifie votre communication !

Comment améliorer sa démarche qualité grâce au digital ?

Vous vous êtes déjà rendu compte qu’une réglementation que vous pensiez être suivi dans votre entreprise ne l’était pas ?

Pas de honte, vous n’êtes sûrement pas la seule personne dans cette situation. Dans les entreprises, il peut y avoir un écart entre les décisions prises et leur application dans les équipes.

L’écart entre ce que nous pensons faire et ce que nous faisons vraiment en entreprise

A quoi cela est-il dû ?

Dans la plupart des cas, nous pouvons l’expliquer par un manque de communication. Il se peut par exemple qu’une personne qui devait relayer une information importante ait oubliée de le faire. Cependant ce n’est pas la seule raison !

L’information est souvent transmise, mais les destinataires ne la consultent pas. Pour communiquer sur des thématiques importantes auprès des équipes, les services Qualité & Conformité envoient régulièrement des e-mails. L’inconvénient est que l’information clé se retrouve noyée par de nombreux autres e-mails. Par conséquent, les e-mails ne sont pas lus, ni même ouverts dans certains cas. Pour pallier ce problème, de nouveaux canaux se sont ajoutés à notre quotidien : des intranets tels que SharePoint, des réseaux sociaux comme Yammer, ou encore des messageries instantanées comme Teams, Slack, Hangouts et Skype. Il est évident que tous les collaborateurs de l’entreprise n’utilisent pas tous les mêmes outils mis à leur disposition. L’information peut donc être partagée sur un canal qui n’est pas consulté par tous.

Une mauvaise communication peut nuire à la qualité de votre entreprise !

Quelle est la conséquence d’une mauvaise communication ?

Vous avez sûrement déjà la réponse ! Si votre information n’a pas été lue par vos destinataires, elle ne sera ainsi pas retenue et mise en pratique. Dans des secteurs très réglementés, de lourdes amendes peuvent pénaliser des entreprises qui ne suivent pas les réglementations en vigueur. Il est essentiel que les directives à appliquer soient connues de tous.

Choisir la digitalisation pour améliorer la communication au sein de votre entreprise

Vous vous demandez quel serait l’impact de la digitalisation sur la communication dans votre entreprise ?

Les solutions digitales simplifient aujourd’hui le partage d’informations entre les services Qualité et Conformité, et les autres départements de l’entreprise.

Accéder rapidement au contenu de l’équipe

Pour commencer, en centralisant toutes vos données dans une solution de gestion de contenu, vous permettez à vos équipes d’accéder à des informations à jour facilement. La personne chargée des documents qualité essentiels dans votre service pourra donner les droits d’accès à des tiers. Plus besoin de s’inquiéter en cas d’absence de cette personne. Même en cas de maladie, congés ou départ, des collègues pourront retrouver les documents clés et les partager en cas de nécessité.

Gagner en efficacité sur le partage d’informations en interne

Pour éviter que les collaborateurs soient bombardés d’e-mails, vous pouvez automatiser l’envoi de politiques et procédures dans des solutions de gestion de contenu. En planifiant tout simplement l’envoi de communications, vous aurez la garantie que vos collaborateurs disposent de l’information à temps. Vous pourrez créer des alertes pour vous assurer que les acteurs impliqués dans différents processus de conformité aient bien lu et reçu votre communication. Grâce aux solutions digitales, vous vous assurez que chaque tâche respecte les exigences réglementaires. Que vous ayez une petite, moyenne ou grande structure, vous gardez le contrôle sur l’application des normes dans votre entreprise.

Ce n’est pas tout, une plateforme de gestion de contenu peut être également très utile pour rationaliser et automatiser les notifications relatives à la formation de vos collaborateurs. En un clic, vous pouvez aussi vérifier que les formations de mise en conformité ont bien été suivies par les personnes concernées.

Regrouper le contenu de toutes vos applications sur une plateforme unique

Les solutions digitales sont aussi capables de fusionner un grand nombre de référentiels. Quel sera le bénéfice concret pour vous ? Vous n’aurez plus à basculer entre diverses applications pour retrouver une information. Les données seront centralisées sur une plateforme unique. Cela garantira même une meilleure adoption par vos utilisateurs des outils de votre entreprise.

Le digital peut contourner une multitude de difficultés que vous rencontrez au quotidien !  Pour le découvrir, n’hésitez pas à télécharger gratuitement notre e-book dédié à la digitalisation des services Qualité & Conformité. Vous y découvrirez les bénéfices associés à chaque solution digitale pour répondre à vos enjeux.

13 juillet 2021
Ce contenu vous intéresse ?
Imprimez-le !