Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation.
A l’heure actuelle, la plupart des pièces du dossier RH sont déjà traitées de façon électronique. Aussi, pour éviter les impressions et réimpressions inutiles, une gestion dématérialisée s’impose.
En total accord avec la loi de simplification du Droit du Travail et le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 exprimant que l’employeur peut envoyer par défaut les bulletins de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose. La solution KOMI Doc de Konica Minolta permet de distribuer vos documents à moindres coûts et de manière instantanée.
Distribution automatique des bulletins de salaire à partir de votre logiciel de paie
Depuis votre logiciel de paie, lancez une impression virtuelle de l’ensemble de vos bulletins de salaire. La solution KOMI Doc dotée d’un coffre fort électronique bulletin de paie procède alors à la signature électronique avec votre certificat d’entreprise et à l’horodatage de chaque document afin de garantir leur intégrité.
Les documents sont ensuite classés automatiquement au format PDF/A dans les Espaces Sécurisés de Conservation (ESC) de chaque collaborateur.
Consultation et téléchargement des documents par les collaborateurs
Une fois le bulletin de salaire déposé dans l’ESC, le salarié reçoit une notification par email l’invitant à venir télécharger le document ou à le consulter en ligne.
Archivage des bulletins de paie
Au niveau légal, l’employeur doit choisir les modalités dans lesquelles il garantit la conservation des bulletins de paie électronique ; soit pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (âge mentionné au dernier alinéa de l’article L-1237-5 du Code du travail, augmenté de 6 ans).
L’article 5151-6 du Code du travail indique également que chaque personne possédant un Compte Personnel d’Activité (CPA) devra pouvoir consulter en ligne ses bulletins de paie via la plateforme implémentée par le prestataire référencé de Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) choisi par son employeur. Pour répondre à cette obligation en vigueur, KOMI Doc est certifié NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique et son espace sécurisé de conservation est labellisé CFE par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).
Hébergé dans un data center 100% français, certifié ISO 27 001 et hautement sécurisé, le service d’archivage électronique vous permet de conserver sur plusieurs dizaines d’années l’ensemble des bulletins de salaire et de les garantir contre tous risques de perte, de falsification ou de destruction.
Grâce à la solution KOMI Doc, les services RH peuvent ainsi éliminer les tâches fastidieuses et chronophages de distribution au format papier des bulletins de paie, réaliser des économies substantielles tout en améliorant la productivité du service et le confort des collaborateurs.
Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH (contrats, avenants, attestations, notices d’information, etc.) est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Composant Coffre-Fort Numérique est associé à une solution de signature électronique.
Pour en savoir, contactez nous.
5 février 2019
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