Comment garantir la fiabilité de la copie numérique ?

1. Qu’est-ce que permet la copie numérique fiable ?

La notion de fiabilité de la copie numérique a été précisée par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent désormais numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier. Elles peuvent libérer des armoires, voire des salles entières d’archives, et surtout éviter aux collaborateurs les innombrables pertes de temps liées au classement physique et à la recherche manuelle des archives.

En s’affranchissant du papier, la sécurisation et la confidentialité de l’Information sont aussi améliorées. Les entreprises éliminent les risques de pertes de documents liés aux catastrophes naturelles ou aux incendies dont elles pourraient être victime, mais aussi les fuites d’information émanant de personnes malveillantes.

2. Comment rendre la copie numérique fiable ?

Des mesures spécifiques doivent être prises par les entreprises pour donner une vocation probatoire à l’Information au format électronique. Elles servent également à limiter et encadrer les risques juridiques en cas de recours devant un tribunal en s’assurant que la fiabilité des documents numérisés sera reconnue par le juge.

Les articles 2 et 3 du Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 définissent les points essentiels à respecter pour valider la conformité du processus de dématérialisation. Afin de respecter ces deux articles, il est fondamental de vérifier que votre solution de numérisation et de dématérialisation intègre les fonctionnalités suivantes :

• Calibrage automatique du profil ICC * du matériel de numérisation
• Authentification de l’auteur de l’acte de numérisation par le renseignement d’un login unique et mot de passe
• Identification de la catégorie et du type de documents numérisés
• Production des documents dans un format électronique pérenne, de type PDF/A-3 (ISO 19005-3)
• Contrôle d’intégrité des documents
• Usage d’un horodatage pour attester de la date de la création de la copie numérique
• Usage d’un cachet électronique qualifié (ou alternativement d’une signature électronique qualifiée ou d’un horodatage qualifié) pour la gestion de l’intégrité du document

En complément, il est obligatoire de réaliser des tests périodiques pour s’assurer de la qualité des opérations de numérisation. Ces tests doivent être réalisés sur une base de documents représentatifs du fond documentaire et leurs traces doivent être conservées.

En outre, la norme NF Z 42-026 (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) offre un cadre technique permettant aux entreprises de détruire les originaux papiers au profit d’une conservation électronique. Elle garantit que la copie numérique et son empreinte sont conservées dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme et de son contenu.

3. Quelle solution propose Konica Minolta ?

Konica Minolta propose une solution packagée afin que les entreprises puissent numériser leurs documents et les conserver dans un composant coffre-fort numérique à des fins probatoires.

Notre nouvelle solution s’appuie sur un multifonction Konica Minolta préalablement calibré, sur lequel l’opérateur de numérisation doit d’abord s’authentifier avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. Celle-ci peut se faire directement depuis l’écran tactile du multifonction, en choisissant le type de document (par exemple : facture), l’année, le nom du client. La numérisation se fait au format PDF/A3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction. Le logiciel intégré effectue ensuite un calcul d’empreinte et un hachage du document, une première sur le marché.

Un cachet électronique qualifié et un horodatage certifié (preuve du dépôt et de la date) sont ensuite appliqués au document numérisé, avant qu’il ne soit transféré de manière cryptée (grâce au protocole TLS 1.2) dans un composant coffre-fort numérique labellisé par la FNTC et conforme à la norme AFNOR NF Z42-020, lui-même hébergé au sein d’un datacenter français certifié ISO/CEI 27001.

Nous fournissons également une convention de numérisation permettant au chef d’entreprise de documenter son processus global de dématérialisation des documents papier (et de se conformer à la norme AFNOR NF Z42-026).

Nous dévoilons en avant-première cette nouvelle solution sur notre stand (A08-B07) au salon Solutions qui se tient cette semaine à Paris Porte de Versailles.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à nous contacter.

* Fichier numérique décrivant la manière dont un périphérique informatique (écran, scanner, imprimante) interprète ou restitue les couleurs