Vos utilisateurs utilisent les fonctions de votre solution ECM sans même savoir ce qu’est un ECM ? Tant mieux ! C’est le signe d’une intégration réussie. La solution doit savoir se faire oublier derrière ses bénéfices.
Ce n’est pas parce que votre interface est jolie qu’elle est forcément pratique. Autre exemple : un objet peut être objectivement beau, tout en étant mal pensé pour l’utilisation qu’on en fait. C’est ce qu’il se produit lorsque l’on limite sa vision de l’expérience utilisateur (UX) à l’interface utilisateur (UI). L’UX doit au contraire compléter l’UI.
En effet, si l’UX n’est pas adaptée aux usages des utilisateurs, ils se détourneront de la solution. L’utilisation de l’interface doit être naturelle.
Autre erreur à ne pas commettre : mal définir les processus – si les tâches précises qui s’inscrivent dans des processus ne sont pas connus de tous, les ennuis commencent. Concrètement, l’utilisateur ne sait pas ce qu’il est censé en faire. Résultat : dans le doute, il préfère ne pas utiliser la solution.
Dans le monde de l’ECM (gestion de contenus), la solution peut être utilisée comme un référentiel centralisé de documents et d’informations qui ne plombe pas l’UX.
L’information est la pierre angulaire des organisations, mais la plupart des entreprises ont du mal à trouver des données éparpillées dans des silos déconnectés (un système de département qui fonctionne indépendamment des autres). Les défis liés à la gestion des données à travers des systèmes indépendants sont renforcés par les volumes de documents toujours croissants. Les solutions ECM aident justement les entreprises à progresser dans la centralisation et la consolidation des informations critiques en un seul endroit.
Une solution ECM est également capable de fournir un échange de données garanti en temps réel entre les applications métier. Autrement dit, vos utilisateurs peuvent travailler dans les applications métier qu’ils connaissent le mieux sans avoir à basculer entre les écrans et les systèmes, lorsqu’ils accèdent à des documents critiques et à d’autres informations. Dans ce scénario, la solution ECM sert d’intermédiaire de communication entre plusieurs applications, distribuées sur un même réseau informatique. En d’autres termes, vos collaborateurs ne savent même pas qu’ils utilisent une solution d’ECM ; ils voient simplement une fonctionnalité supplémentaire dans leur logiciel métier.
Konica Minolta a choisi comme partenaire ECM Hyland, qui avec sa solution OnBase garantit un échange bilatéral d’informations en temps réel entre les systèmes de votre organisation et les applications. Les utilisateurs ont ainsi un accès instantané à toutes les informations dont ils ont besoin, directement à partir des écrans de leurs applications métiers.
Ainsi, une solution qui est capable de modifier les façons de travailler sans bousculer les habitudes va clairement contribuer à une « bonne UX ». C’est bien l’une des forces d’une solution ECM, comme OnBase : être “invisible” pour l’utilisateur tout en enrichissant son environnement de travail avec des fonctionnalités avancées ; ce qui vous permet de vous améliorer avec un minimum de perturbations.
