Comment l’ECM (Enterprise Content Management) garde vos données en sécurité ?

Il n'y a aucun doute là-dessus. Chaque entreprise, peu importe sa taille ou son activité, se constitue au fil des ans un patrimoine informationnel, constitué d’une masse de données sensibles qui doivent être conservées en toute sécurité et accessibles uniquement aux personnes autorisées. Il existe des solutions et des bonnes pratiques que vous pouvez avoir mis en place pour assurer la sécurité de vos informations. La protection des données s’appuie aussi sur la technologie et les protocoles qu’il faut savoir appliquer. Le défi est énorme. Avez-vous déjà envisagé que l’ECM (Enterprise Content Management) pourrait être la réponse ?

ECM Data Protection

La sécurité des données n’implique pas uniquement de maîtriser le vol ou le piratage du patrimoine informationnel ; elle implique de savoir où vos données se trouvent et d’être en mesure d’y accéder en cas de besoin. Cela est particulièrement vrai lorsque l’information est stockée au format papier. Bien plus qu’on ne voudrait le croire, bon nombre de documents sont mal classés ou perdus : en moyenne, entre 2 et 5% d’entre eux par jour.

D’autre part, la réglementation et les audits de conformité, à la fois internes et externes, nécessitent de mettre en œuvre une politique de traçabilité des documents, ce qui s’avère être particulièrement complexe avec des documents au format papier. Les entreprises papivores courent le risque d’être compromises. Plus exposées à la perte de documents, des poursuites et d’autres répercussions négatives peuvent être entraînées contre elles.

Pour sécuriser leurs données et parer aux attaques extérieures, les entreprises mettent généralement en place des pare-feu, des anti-virus, des logiciels de sécurité contre les programmes malveillants et/ou des plans de continuité d’activité. Mais qu’en est-il des menaces intérieures ? Il n’est pas concevable d’ignorer que des menaces réelles existent. Des collaborateurs mal intentionnés peuvent dérober des informations sensibles ou des erreurs humaines peuvent causer des dégâts irréparables. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, une solution de gestion des contenus est une excellente façon de se protéger contre ces menaces internes.

Les outils et les techniques d’ECM (autrement connus comme la gouvernance de l’information) peuvent aider à protéger le patrimoine informationnel de l’entreprise. De par leur nature, les solutions de gestion de contenus aident à gérer l’information et les processus documentaires des entreprises en stockant, indexant et partageant les contenus avec les utilisateurs autorisés. En outre, ils offrent différents niveaux de sécurité en fonction des processus documentaires traités. 

Des brèches de sécurité peuvent mettre à mal vos informations et ces dernières peuvent se perdre si vous ne disposez pas d’une solution de gestion de contenus.

Par ailleurs, les solutions ECM fournissent des pistes d’audit complètes et des techniques de reporting proactives que vous pouvez utiliser pour suivre les comportements suspects, comme des profils d’utilisation irrégulière ou l’accès en dehors des heures de travail. Ces outils sont suffisants pour avoir l’esprit tranquille et s’assurer que le contenu est sécurisé.

Ainsi, les solutions d’ECM sont non seulement mises en œuvre par les entreprises à travers le monde pour rationaliser les processus documentaires, pour réduire la manipulation et la gestion des documents au format papier et pour réaliser des économies ; mais elles garantissent aussi la protection du patrimoine informationnel contre la violation des données en interne.

 Traduction de l’article How ECM keeps data secure rédigé par Hugo Palacios, Directeur de la division ECM pour le blog de Konica Minolta Business Solutions US.

ECM :  (Entreprise Content Management)

Carole COUSIN
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5 avril 2017
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