Posté le 20/04/2016
Article

Comment optimiser la productivité de vos agents administratifs ?

Partagez cet article
Gestion de la Relation Citoyen

La Gestion de la Relation Citoyen (GRC) peut vous aider à améliorer le temps de traitement des demandes et à optimiser le fonctionnement de votre collectivité. Comment ? En restituant une vision consolidée des services utilisés et des demandes traitées, les tâches répétitives et chronophages réalisées par vos agents administratifs seront ainsi automatisées pour qu’ils puissent gagner en productivité.

Meilleure organisation des agents dans leurs tâches quotidiennes

Vos agents passent beaucoup de temps à rechercher des informations pour traiter les demandes de vos citoyens. En outre, les demandes sont parfois fragmentées entre différents services. La GRC, en tant qu’outil informatique de workflow, va enregistrer la totalité des demandes adressées à la collectivité au sein d’une base d’informations unique. Les agents pourront consulter les demandes à tout moment. L’accès immédiat aux informations permet ainsi à vos agents de gagner du temps au quotidien.

D’autre part, la GRC permet de mieux organiser et planifier les actions spécifiques à mener dans le cadre d’une manifestation. Par exemple, votre commune a pour habitude de convier les enfants à l’Arbre de Noël. L’agent en charge de cette opération doit informer les citoyens mais aussi gérer toute la logistique de l’événement : réservation de salle, de matériels, de mobilier, d’un traiteur, etc. A partir de la solution GRC, il pourra envoyer une invitation par email ou par sms en ciblant uniquement les parents de votre commune, à partir des inscriptions réalisées pour la vie scolaire et la petite enfance. Il aura également accès à un rétroplanning pour une meilleure gestion des activités connexes à la manifestation.

Une fluidification des processus

L’interopérabilité de la solution GRC notamment avec un ERP ou encore avec Microsoft SharePoint offre une vision 360°. En effectuant un lien avec l’outil de facturation, les agents pourront disposer d’un historique du règlement des factures pour la cantine, la garderie ou encore le centre de loisirs. De même qu’une synchronisation avec les emails et le calendrier peut être effectuée. L’intégration des processus en amont et en aval assure une meilleure visibilité de l’activité des services et vient fluidifier l’ensemble des échanges internes et externes avec les citoyens.

Gain de temps, économie sur le coût de traitement de la demande, la GRC devient donc un axe stratégique pour les collectivités locales qui, avec des systèmes d’information performants et évolutifs, peuvent mieux répondre aux besoins de l’usager.

Télécharger un livre blanc sur la même thématique
Partagez cet article