Posté le 07/08/2017
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Comment protéger l’impression des documents confidentiels ?

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impression documents confidentiels

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Procès-verbaux, testaments, résultats financiers… des documents confidentiels qui peuvent malencontreusement être oubliés sur le bac de sortie de votre multifonction. Comment faire pour ne pas laisser ces documents confidentiels à la vue de tous ?

Multifonctions et imprimantes sont bien souvent installés dans des lieux de passage. Les documents confidentiels de vos clients, qui attendent d’être récupérés dans les bacs de sortie, sont initialement non protégés et peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. La mise en œuvre d’une politique de sécurité des données appropriée à l’impression des documents confidentiels est essentielle. Zoom sur les bonnes pratiques à adopter en la matière.

1. CONTRÔLEZ L’ACCÈS À VOS DOCUMENTS

Plusieurs moyens d’authentification permettent de contrôler l’accès des collaborateurs à vos multifonctions.

Identification par badges sans contact : le badge sans contact contient un code unique lié à l’identifiant et au mot de passe d’un utilisateur dans la base de données d’authentification du multifonction.

Identification par mot de passe : le mot de passe est un code alphanumérique de 8 caractères maximum saisi sur le panneau de commande du multifonction. Ces codes peuvent être créés par l’utilisateur ou de manière centralisée par l’administrateur.

Authentification biométrique par les veines du doigt : la veine digitale est une caractéristique biométrique quasiment impossible à falsifier, ce qui la rend extrêmement fiable pour identifier une personne à partir d’une caractéristique physique personnelle. Contrairement aux lecteurs d’empreintes digitales, la veine digitale ne peut pas être numérisée si la personne n’est pas physiquement présente.

2. PROTÉGEZ VOS DOCUMENTS AVEC L’IMPRESSION SÉCURISÉE

La fonction impression sécurisée préserve la confidentialité d’un document. L’utilisateur doit au préalable définir un login et un mot de passe dans le pilote d’impression. Après cela, l’impression ne peut être lancée qu’en saisissant ce login et ce mot de passe directement sur le panneau de commande du multifonction. Cette fonction est proposée en standard sur les multifonctions de Konica Minolta.

3. ASSUREZ UN SUIVI DE VOS COMPTES UTILISATEURS

Comme le contrôle des utilisateurs à des fins de sécurité exige que chaque utilisateur se connecte à l’appareil de sortie, les données générées représentent un moyen de surveillance efficace à plusieurs niveaux (utilisateur, groupe et/ ou service). Les différentes fonctions du système peuvent être suivies individuellement au niveau de la machine ou à distance, que ce soit l’impression noir et blanc ou couleur, la copie, la numérisation ou encore la télécopie.

En analysant ces données et en dégageant des tendances, il est possible d’obtenir des informations précises sur l’utilisation qui est faite du multifonction, en se plaçant de différents points de vue. Ces données peuvent ensuite servir à assurer la conformité des multifonctions et à suivre les accès non autorisés. Et surtout, elles permettent de suivre l’utilisation de l’ensemble du parc d’impression. La fonction de fichier journal peut servir à facturer les impressions réalisées pour chaque client de votre étude et à auditer les impressions et copies réalisées par vos collaborateurs.

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