Comment ranger ses mails avec Sharepoint ?

Imaginez que vos utilisateurs puissent bénéficier de fonctionnalités de capture, d’archivage et de recherche d’emails dans SharePoint directement depuis Outlook.

ranger ses emails dans sharepoint

Nous l’avons vu dans l’article « Faire de votre SharePoint un allié pour vos utilisateurs », lorsqu’il est complété par de nouvelles fonctionnalités, SharePoint offre de nouvelles possibilités aux utilisateurs.

Ranger ses mails de manière conviviale dans SharePoint, cela signifie :

Gérer facilement les emails avec SharePoint

Vous pouvez intégrer dans votre outil de messagerie une fenêtre latérale affichant l’arborescence de tous vos contenus d’entreprise, tels que classés dans SharePoint. Ainsi vos utilisateurs peuvent archiver emails et pièces jointes dans SharePoint par un simple glisser-déposer, ce qui fait économiser une dizaine de clics aux utilisateurs.

Unifier la classification de vos emails

En respectant dans Outlook tout le plan de classement élaboré pour SharePoint. Selon la méthode d’archivage mise au point par votre entreprise, toute l’arborescence, les règles de classement et de nommage sont reproduits à l’identique. Ce plan de classement qui facilite le rangement automatique vous permet de récupérer simplement tout document ou toute information lors de leur recherche.

Valoriser Outlook comme une source d’informations et un outil de collaboration

Outlook permet de recevoir et d’envoyer des messages et documents qui peuvent être utiles à d’autres utilisateurs, et sont donc nécessaires pour un travail collaboratif. En déplaçant les emails et leurs pièces jointes de la messagerie vers SharePoint, les utilisateurs mettent à disposition des autres collaborateurs des informations nécessaires à leur gestion de projets.

Optimiser les temps de recherche d’informations dans vos boites mails

Avec la possibilité de rechercher des documents dans SharePoint directement depuis Outlook, même en mode hors connexion. Ainsi à partir d’une source unique, et grâce à des index pertinents, vous supprimez le temps perdu à rechercher un document mal rangé dans vos boites mails.

Libérer de l’espace sur vos serveurs de messagerie, et sur la bande passante

Lors de l’envoi d’emails à des destinataires ayant accès à la GED de l’entreprise, les utilisateurs peuvent insérer un lien vers un document à la place d’une pièce jointe. Et comme vous le savez, envoyer une pièce jointe à 10 destinataires, équivaut à envoyer 10 fois le poids de cette pièce jointe. L’utilisation efficace de SharePoint, en assurant le remplacement de toute pièce jointe volumineuse par un lien vers le document source rangé dans la GED, vous permet de faire des économies significatives d’espace sur vos serveurs et bandes passantes.

Avec l’intégration efficace de SharePoint dans votre système de messagerie, il est donc désormais possible pour vos utilisateurs de ranger leurs emails de manière conviviale, et de profiter d’un système de rangement efficace, source d’économie pour la DSI.

13 juin 2017
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