Comment réussir son projet ECM ?

Les entreprises vont face à un volume toujours croissant d’informations et de documents, dont la majeure partie sont non-structurés et proviennent de sources différentes. En parallèle, le contexte réglementaire, avec notamment les lois de simplification dans le domaine fiscal et social, est en pleine évolution. Il place la gestion des documents numériques (GED) au cœur de l’actualité des entreprises.

Qu’attendre d’un projet de gestion des contenus ?

L’ECM (Entreprise content Management), ou en français gestion des contenus d’entreprise, permet :

• de structurer l’ensemble des contenus d’entreprise (qu’ils soient papier ou numérique),
• de sécuriser le patrimoine documentaire,
• et d’unifier l’accès à l’information.

3 temps forts :

1. Une phase d’acquisition via les outils de capture multicanale
2. Une phase de gestion permettant l’optimisation des processus de workflow, voire leur automatisation
3. Une phase de conservation pour préserver la mémoire de l’entreprise et garantir le respect des obligations légales en matière de conservation des documents

« Grâce à la complémentarité de nos expertises, nous assurons l’intégralité de la mise en œuvre opérationnelle des solutions jusque dans la conduite du changement. Des partenariats avec des éditeurs de premier plan, tels que Microsoft, Hyland, Open Bee, Abby, nous permettent d’enrichir notre offre et de proposer des prestations globales », indique David Cavalier, Directeur National Avant-Vente.

Un projet adapté aux spécificités de l’entreprise

Un projet d’ECM est spécifique à chaque entreprise. En amont, il est nécessaire d’identifier les problématiques métiers, de comprendre les processus de l’entreprise pour ainsi qualifier le projet le plus précisément possible.

Les besoins métiers à court terme, mais aussi ceux à moyen et long terme, sont pris en compte afin que les entreprises puissent capitaliser sur des outils technologiques pérennes et adaptés à leur stratégie.

Pour aller plus loin dans l’analyse, les entreprises peuvent réaliser des études documentaires qui ont pour but de formaliser un cahier des charges.

« Pour proposer le projet le plus pertinent tant sur le plan technique, fonctionnel que financier, nous travaillons en mode projet avec nos différents experts », souligne Mathieu Didelot, Consultant en Solutions Documentaires.

Une fois les besoins clairement identifiés, la solution technologique la plus adaptée est déployée. Les demandes fonctionnelles sont retranscrites dans un outil logiciel de capture de document ou de Gestion Electronique de Documents (GED ou logiciel GED) ou bien encore de gestion de circuits de validation.

« Nous réalisons également des démonstrations de l’application cible afin de valider avec le client son adéquation avec ses attentes, tout en prenant en compte l’adhésion et l’accompagnement aux changements des utilisateurs. Il faut en effet que la technologie soit dimensionnée à leurs besoins mais aussi parfaitement adaptée à leur environnement », explique Mathieu Besancon, Consultant Technico-Commercial.

Une identification précise des processus métiers

L’audit fonctionnel est réalisé en 4 étapes :

1. Une réunion de lancement pour valider le périmètre et l’organisation de l’audit.
2. Les interviews des services sélectionnés par le client sont réalisées sur site afin de déterminer les attentes et les besoins de chacun.
3. Les processus métiers et les flux d’information sont analysés pour aboutir à des spécifications fonctionnelles ou à un cahier des charges avec différents scénarios en fonction des attentes économiques et des solutions techniques envisageables.
4. Les préconisations, les axes d’optimisation et les contraintes de chaque scénario sont détaillés lors d’une réunion de restitution.

« En liant les différents métiers de l’entreprise et en conciliant les intérêts de chacun, nous pouvons recommander un diagnostic commun et accompagner nos clients dans l’organisation et le classement des données de leur entreprise », affirme Laure Tarrade, Consultante Fonctionnelle.

La gestion du projet

La mise en place d’une solution de gestion des contenus impacte les méthodes et l’organisation du travail, d’où la nécessité de constituer un groupe projet avec les différents interlocuteurs impliqués.

La phase de définition de l’architecture technique et les ateliers utilisateurs sont ensuite coordonnés et à l’issue desquels est déclenché le déploiement de la solution. Des comptes rendus réguliers, un suivi des indicateurs clés et des outils, tels que la matrice des risques, garantissent le bon déroulement opérationnel du projet.

« L’établissement de points de contrôle et de jalons est aussi indispensable afin de s’assurer que les prestations délivrées répondent aux objectifs et aux délais fixés avec le client », conclut Julien Esnault, Consultant Fonctionnel.

La validation des scénarios de tests fonctionnels par le client marque la fin du projet. Les sessions de formations avec les différents utilisateurs concernés peuvent ensuite démarrés.

Les étapes incontournables de la réussite du projet

• Identifier les problématiques métiers liés aux processus organisationnels
• Définir des indicateurs quantifiables permettant de mesurer le ROI
• Avoir une vue globale de l’information
• Formaliser la gouvernance
• Impliquer les utilisateurs comme la direction

Les experts ECM de Konica Minolta vous accompagnent dans la réussite de votre projet de gestion de contenus, n’hésitez pas à nous contacter.