Quel est le (vrai) coût de traitement d’une facture fournisseur dématérialisée ?

cout factures fournisseurs

Quel que soit le volume de factures fournisseur reçu chaque jour, la majorité d’entre elles sont envoyées au format papier, ce qui entraîne de multiples coûts de gestion.

La facturation est une préoccupation pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Selon le Billentis Report 20201, le volume des factures dans le monde devrait passer de 60 milliards en 2020 à 100 milliards en 2025, soit une croissance de 67 %. En France, en 2021, Chorus Pro a annoncé avoir traité plus de 68 millions de factures2 contre 54 millions en 2020, soit +25% en seulement un an. Cet accroissement considérable est devenu un réel enjeu alors que la plupart des études3 sur le sujet estiment le coût de traitement d’une seule facture papier entre 10 et 15 dollars. Quelles sont les solutions actuellement proposées et que peut-on en attendre ?

Facture papier, facture électronique : quelles sont les différences ?

Dans un paysage commercial en constante évolution, il est légitime pour les entreprises de chercher à améliorer leur efficacité et à réduire leurs coûts liés à la facturation en explorant différentes solutions. Alors, quelles sont les réelles différences entre le format papier et le format électronique ?

Les factures papier sont des documents physiques qui sont émis et envoyés par courrier postal. Elles ont longtemps été la méthode standard pour toutes les transactions commerciales. Les factures papier exigent des processus manuels pour leur création, leur envoi, leur réception et leur stockage, ce qui entraîne régulièrement des erreurs, des retards et des coûts supplémentaires.

Les factures électroniques sont des documents numériques qui sont créés, envoyés, reçus et stockés électroniquement. Elles sont généralement transmises par email, grâce à des plateformes de facturation en ligne ou via des réseaux d’échange de données informatisées (EDI). Les factures électroniques permettent un traitement plus rapide, une réduction des erreurs, une meilleure traçabilité et des économies sur les coûts de traitement et de stockage des factures.

En France, les factures papier et électroniques sont considérées comme équivalentes du point de vue légal et comptable, à condition que certaines exigences soient respectées. Selon l’article 289 du Code général des impôts, une facture électronique est valide si elle est émise et conservée dans des conditions garantissant l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité.

Pour assurer l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques, les entreprises peuvent utiliser des signatures électroniques, des horodatages électroniques ou des procédures de gestion des contrôles internes. 

En ce qui concerne la conservation des factures électroniques, elles doivent être stockées pendant une durée minimale de six ans, conformément aux exigences légales françaises en matière de conservation des documents comptables.

Les dépenses liées au traitement manuel des factures fournisseurs

  • Les délais et coûts de traitement : la gestion manuelle des factures fournisseur est longue et implique d’y consacrer une partie significative du temps de travail. Le délai moyen de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement, est en moyenne de 2 semaines.
  • Les pertes de temps à analyser et corriger : lors de la saisie des factures dans le logiciel comptable, de nombreuses erreurs peuvent être commises.
  • Les pertes de documents – lors du transfert ou de l’archivage, les pertes de documents peuvent rendre les audits comptables et fiscaux coûteux.
  • Les coûts de l’espace dédié à l’archivage papier : les factures sont classées dans des armoires, qui nécessitent de l’espace physique impliquant parfois des coûts locatifs. Ces dépenses foncières s’indexent sur le volume de factures traitées.

Des coûts invisibles à prendre en compte…

Au-delà des coûts liés au traitement manuel des factures, les retards de paiement et le non-respect des échéances de règlement génèrent des pénalités et l’ouverture de litiges. Tout ceci a un impact direct sur la qualité des relations avec vos fournisseurs.

Les coûts cachés liés au traitement manuel des factures fournisseurs n’apparaissent pas dans votre bilan comptable mais représentent une charge bien plus importante que ce que vous pensez …

Quels sont les coûts de traitement d'une facture dématérialisée ?

Le coût de traitement d’une facture dématérialisée dépend de différents facteurs : les processus internes, la technologie utilisée et le volume de factures traitées. Les études publiées s’accordent à démontrer que ces coûts sont nettement inférieurs à ceux des factures papier. Ainsi, le ministère de l’Économie estime à 4,5 milliards d’euros le gain de la dématérialisation pour les TPE et PME4, soit un coût divisé par trois d’après le cabinet Mazars. 

Outre les économies directes, la facturation dématérialisée permet également de réduire les erreurs de facturation et d’améliorer l’efficacité des processus. Selon l’étude de Levvel Research (2019)5 indique que la facturation électronique réduit les erreurs de saisie et améliore l’exactitude des informations sur les factures de 32 % en moyenne. 

Ainsi, le coût de traitement d’une facture dématérialisée est non seulement inférieur à celui d’une facture papier, mais il permet également d’améliorer l’efficacité globale du processus de facturation.

Quels sont les outils pour dématérialiser les factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures fournisseurs est facilitée par l’adoption de diverses solutions technologiques. 

Parmi les outils les plus courants figurent les plateformes de facturation électronique, qui permettent d’émettre, de recevoir et de traiter les factures numériques de manière sécurisée et automatisée. Ces plateformes sont généralement compatibles avec différents formats de factures, tels que les fichiers PDF, XML ou EDI. 

En outre, les solutions de gestion électronique des documents (GED) offrent des fonctionnalités de numérisation, d’archivage et de recherche pour les factures papier et électroniques. Les logiciels de gestion des comptes fournisseurs (AP) peuvent également être intégrés pour automatiser et optimiser les processus de validation, d’approbation et de paiement des factures. 

Enfin, l’intelligence artificielle et les technologies de traitement automatique du langage naturel (TALN) sont de plus en plus utilisées pour améliorer la précision et l’efficacité des processus de facturation dématérialisés.

Des avantages nombreux pour les entreprises

La dématérialisation des factures offre plusieurs avantages aux entreprises : 

 

  • L’automatisation du traitement des factures permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie manuelle qui peuvent être coûteuses pour les entreprises. Les systèmes d’automatisation peuvent utiliser des technologies telles que l’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire les informations des factures et les intégrer directement dans les systèmes de comptabilité.

 

  • La numérisation des factures permet une collaboration plus efficace en offrant un accès instantané aux informations importantes pour tous les employés concernés. Les factures peuvent être partagées électroniquement entre les départements, ce qui facilite la communication et élimine les retards liés au traitement manuel.

 

  • En plus de réduire la consommation de papier et d’encre, la dématérialisation des factures peut également contribuer à la réduction des émissions de CO2 en minimisant les déplacements liés au transport des factures papier.

 

  • La traçabilité des factures est améliorée grâce à l’utilisation de systèmes de gestion électronique de documents qui permettent un suivi précis des factures depuis leur création jusqu’à leur paiement. Cela facilite l’audit et garantit la conformité aux réglementations fiscales et comptables.

 

  • L’automatisation du traitement des factures réduit le risque d’erreurs et de retards de traitement, ce qui permet d’améliorer l’efficacité du processus de comptabilité et de réduire les coûts associés aux corrections d’erreurs.

 

  • La réduction des coûts associés au stockage physique des factures comprend notamment les coûts liés à l’espace de stockage, à l’archivage, à la recherche et à la récupération des factures papier. Les factures numériques sont facilement accessibles et peuvent être stockées à moindre coût sur des serveurs cloud ou des disques durs externes.

 

Bref, elle est une solution simple et efficace !

La facture électronique obligatoire à partir de 2026

Initialement prévue en juillet 2024, la facturation électronique deviendra obligatoire pour l’ensemble des opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA à compter du 1er septembre 2026 (En savoir plus sur le calendrier de la loi finances 2024).

Cette obligation couvrira les livraisons de biens, les prestations de services situées en France, ainsi que les acomptes liés à ces opérations. Cette mesure vise à renforcer l’efficacité et la transparence des transactions commerciales tout en luttant contre la fraude fiscale. Il est donc important de commencer dès maintenant à évaluer les impacts de ce changement de réglementation.

La mise en place de la facturation électronique obligatoire s’accompagnera de nouvelles mentions à inclure sur les factures, telles que l’adresse de livraison des biens lorsqu’elle est différente de l’adresse du client, ou encore le paiement de la taxe d’après les débits lorsque le prestataire a opté pour cette méthode. Ces exigences supplémentaires visent à assurer une traçabilité et une clarté accrues pour les parties concernées.

Quelles sont les obligations liées à la dématérialisation de vos factures

En matière d’émission de factures dématérialisées, les entreprises doivent respecter certaines obligations comme l’utilisation d’une signature électronique qualifiée pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures, ou l’emploi d’un système EDI (Échange de Données Informatisé) conforme à une norme convenue entre les parties. 

Concernant la conservation des preuves, les factures dématérialisées doivent être archivées pendant une période minimale de 3 ans (délai de reprise fiscale) et 6 ans pour les documents comptables, afin de respecter les exigences légales en matière de stockage et d’accès aux informations.

Comment mettre en place la facturation électronique au sein de votre entreprise ?

Pour intégrer la facturation électronique, il est important de structurer votre organisation en interne. Mettez en place un workflow dédié, en désignant des responsables pour la supervision du processus et en formant les employés concernés. 

Communiquez en amont avec vos clients et fournisseurs pour les informer de votre passage à la facturation électronique. Discutez des formats de factures acceptés, des systèmes compatibles et des échéances pour assurer une transition en douceur et éviter les perturbations dans les transactions commerciales.

Enfin, envisagez de faire appel à un expert ou un consultant spécialisé en facturation électronique. Ils pourront vous guider dans le choix des meilleures solutions, vous aider à mettre en place les processus adéquats et vous conseiller sur la manière de respecter les obligations légales et réglementaires.

Que faut-il retenir sur la dématérialisation des factures ?

  • La dématérialisation des factures est une solution efficace pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité des processus de facturation au sein de votre entreprise. 

 

  • En optant pour la facturation électronique, vous bénéficiez d’une meilleure traçabilité, d’un stockage numérique optimisé et d’une diminution des coûts liés à l’envoi, au stockage et au traitement des factures papier. 

 

  • À partir de 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire en France pour les opérations entre entreprises assujetties à la TVA. Il est donc crucial de commencer dès maintenant à préparer votre entreprise pour cette transition en évaluant les impacts, en structurant votre organisation et en communiquant avec vos clients et fournisseurs. 

 

  • N’hésitez pas à solliciter l’aide d’experts ou de consultants spécialisés pour vous accompagner dans cette démarche.
Les questions relatives à la gestion des factures fournisseurs :
Pourquoi la gestion des factures fournisseurs est-elle importante pour une entreprise ?

La gestion des factures fournisseurs est cruciale pour une entreprise car elle garantit le respect des délais de paiement, la maîtrise des dépenses, l’exactitude des comptes financiers, et la relation positive avec les fournisseurs.

Combien de temps doit une entreprise conserver ses factures fournisseurs ?

La durée de conservation des documents d’entreprise est fixée par la loi. Ainsi, les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.

Comment améliorer la productivité dans le traitement des factures fournisseurs ?

Pour améliorer la productivité dans le traitement des factures fournisseurs, envisagez d’automatiser les tâches répétitives, de mettre en place un logiciel GED (gestion électronique des documents), et de former le personnel aux meilleures pratiques de gestion des factures (dématérialisation des factures et facturation électronique obligatoire).

Quels sont les avantages d’un système de gestion des factures fournisseurs automatisé ?

Une solution de gestion des factures fournisseurs automatisée offre des avantages tels que l’économie de temps, la réduction des erreurs, l’amélioration de la visibilité sur les dépenses, la conformité fiscale, la facilité de suivi des paiements, etc.

Comment choisir un logiciel de gestion des factures fournisseurs adapté à mon entreprise ?

Pour choisir un logiciel de gestion des factures fournisseurs adapté à votre entreprise, évaluez vos besoins spécifiques, la taille de votre entreprise, votre budget, et recherchez des fonctionnalités telles que la numérisation OCR, l’automatisation des flux de travail, et l’intégration avec votre logiciel de comptabilité.

Qu'est-ce que la reconnaissance automatique des factures par OCR ?

La reconnaissance automatique des factures par OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui permet de numériser et d’extraire automatiquement les informations pertinentes à partir de factures papier ou électroniques : l’identité du fournisseur (SIRET, contact, adresse, etc.), la référence de la facture, le montant facturé…

L’extraction des données via l’OCR ou océrisation permet de réduire les erreurs humaines, accélère le traitement des factures et améliore l’efficacité globale de la gestion financière de l’entreprise.

Sources :

1 – The e-invoicing journey 2019-2025, Billentis, septembre 2019

2 – Chorus Pro : 2021, l’année de tous les records !

3 – Invest implications : ‘Neolane Acquisition Vaults Adobe Toward Digital Marketing Hub’, Gartner

4 – Facturation électronique : les PME contraintes d’accélérer, Les Echos

5 – Understanding the value of holistic invoice-to-paiement automation for enhanced business outcomes, Levvel Research

7 mars 2024