Dématérialisation des bulletins de paie : les entreprises y seraient-elles frileuses ?

La dématérialisation des bulletins de paie est encore loin d’avoir conquise toutes les entreprises. Seul 1 salarié français sur 5 reçoit chaque mois son bulletin de paie par voie électronique, d’après le sondage OpinionWay réalisée pour Althéa. Généralisée dans les grandes entreprises, elle peine à séduire les TPE et les PME qui privilégient encore largement le format papier.

dématérialisation des bulletins de paie Konica Minolta

Depuis 2017, le gouvernement a instauré un cadre législatif favorable à la dématérialisation des bulletins de paie. En effet, la réforme du code du travail, dite loi El Khomri, incite les entreprises à émettre des bulletins de paie dématérialisés, sans accord préalable du salarié. Visiblement, la réglementation ne serait pas suffisamment contraignante pour que toutes les entreprises sautent le pas. Seuls 20% des salariés reçoivent à ce jour un bulletin de paie dématérialisé.

 

Des salariés favorables à la dématérialisation des bulletins de paie

Pourtant, la dématérialisation des bulletins de paie a plutôt une image positive auprès des salariés. Selon l’étude OpinionWay réalisée pour Althéa, 58% d’entre eux sont pour sa généralisation. Le respect de l’environnement (zéro papier) est d’ailleurs le premier avantage cité (52%), devant la possibilité d’y accéder à distance (41 %). De même, ceux qui bénéficient de la dématérialisation des bulletins de paie y sont très favorables. En effet, 90% d’entre eux sont satisfaits de la transmission de documents et de certificats par voie dématérialisée. Néanmoins, des freins subsistent au sein des entreprises.

Des résistances encore tenaces du côté des TPE/PME

Les petites et moyennes entreprises sont encore très attachées au bulletin de paie papier. Celui-ci est présent à 89 % dans les TPE et 84 % dans les PME.

Pour Konica Minolta, les principaux freins observés sont :

  • la remise en cause du processus documentaire lié à la gestion des bulletins de paie,
  • une méconnaissance des effets du bulletin de paie dématérialisé et des gains générés,
  • l’hébergement des données dans le cloud et la sécurisation des données.

Quels avantages attendre de la dématérialisation des bulletins de paie ?

Pourtant, les petites et moyennes entreprises n’y sont pas réfractaires et changent de regard dès que les bénéfices et les gains potentiels leurs sont clairement expliqués. L’un des premiers avantages à valoriser, selon Konica Minolta, est la notion d’optimisation des échanges avec les collaborateurs. En effet, ces derniers ont plus facilement accès à leurs informations et cela de manière sécurisée. Une démarche qui, à leurs yeux, renvoie une image innovante et moderne de l’entreprise.

Autre levier, les gains financiers que représente le bulletin de paie électronique. Ceux-ci peuvent être facilement divisés par 2 voire 3, par rapport au bulletin de paie papier avec la suppression des coûts d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement et d’archivage.

Enfin, l’accompagnement au changement est ici important d’où la nécessité de choisir un fournisseur de confiance, tel que Konica Minolta, proposant des solutions sécurisées et conformes à la réglementation en vigueur. La solution de GED, développée par Konica Minolta, permet de gérer la dématérialisation des bulletins de paie ainsi que leur stockage dans un Espace Sécurisé de Conservation (ESC). Celui-ci bénéficie du label CFE, délivré par la FNTC, et de la certification NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique. Attribuée par AFNOR Certification, elle atteste de la conformité du Coffre-fort électronique KOMI Doc avec les exigences issues de la norme AFNOR NF Z42-020. Les données sont hébergées, quant à elles, dans deux datacenters basés en France garantissant leur sécurité et leur pérennité.

Participez au webinar du 16 mai pour découvrir les étapes à mener afin de réussir votre projet de dématérialisation des bulletins de paie, dans un respect strict de la législation.

25 avril 2019
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