Dématérialisation du dossier patient, quelles solutions ?

La dématérialisation des données patients est l’une des priorités des établissements de Santé. Ce levier majeur de gains d’efficience vient favoriser la coordination des parcours de soins et permet de disposer d’une meilleure visibilité sur ses patients.

dematerialisation dossier patient

L’enjeu est majeur : la non-disponibilité des données médicales à un moment crucial (intervention chirurgicale, administration de médicaments,…) peut occasionner des erreurs critiques pour le patient par méconnaissance de son historique médical.

Konica Minolta accompagne l’ensemble des acteurs du monde médical dans leurs projets de dématérialisation avec des solutions de capture, d’organisation et de traitement des documents des patients, quels qu’en soient le format et la provenance.

Numériser un document vers le dossier patient informatisé (DPI)

L’intégration d’un document numérisé à un progiciel métier doit faire l’objet d’une vigilance particulière. C’est d’autant plus critique dans le cas de données médicales. Les différentes étapes liées à la numérisation exigent la plus grande attention de la part des professionnels de santé qui dématérialisent ces données.

En effet, dans ce fonctionnement non optimisé, le personnel numérise le document d’un patient. Ce document est envoyé sur sa messagerie électronique ou bien sur un serveur. L’opérateur doit ensuite retrouver ce document sur son poste informatique, puis l’intégrer manuellement au logiciel métier en place dans son établissement. La tâche est donc à la fois longue et peut être source d’erreur. Par ailleurs, cette méthode ne permet pas un traitement en temps réel des dossiers patients.

Le connecteur KOMI Connect Santé de Konica Minolta relie automatiquement le SIH (Système d’information Hospitalier) au multifonction pour dématérialiser en toute sécurité les documents constituant le dossier patient. Il permet de nommer, classer et archiver automatiquement les documents dans les dossiers cible du SIH, directement depuis l’écran tactile du multifonction. Cela réduit ainsi considérablement le nombre d’étapes à effectuer ainsi que le risque d’erreurs de classement.

Ce connecteur est une application logicielle, installée sur un serveur, qui permet de traiter les flux de numérisation provenant de tous les multifonctions gérés, en un PDF image standard. Il convertit le document dans le format souhaité (PDF recherchable par exemple) et exporte un fichier XML contenant des métadonnées pour une parfaite intégration dans le DPI.

Du côté utilisateur, les étapes sont simplifiées. L’utilisateur sélectionne l’application, directement depuis l’écran tactile du multifonction, et renseigne les champs demandés. Ces champs sont exactement les mêmes que ceux demandés lors de l’ajout de document depuis l’interface poste utilisateur du DPI.

Afin d’optimiser le fonctionnement de la solution de dématérialisation, il est également possible d’ajouter un module de reconnaissance de codes-barres pour une lecture automatique d’un ou plusieurs codes-barres apposés sur le document ou sur une feuille libre en première page du document ou d’une liasse de documents. La ou les valeurs lues pourront ensuite être utilisées pour remplir automatiquement les champs obligatoires du DPI, tels que le NDA et le NIP par exemple, ou bien pour fractionner des documents. Ce module permet ainsi de diminuer le risque d’erreur et accélère le traitement global de numérisation et de conversion du document.

Ces solutions améliorent donc l’aspect administratif de l’accueil du patient, la mise à jour de son dossier, en évitant des examens redondants, sources de perte de temps et d’argent. Elles permettent également au personnel soignant et administratif de communiquer en temps réel afin de transmettre les bonnes informations aux bons services dans les meilleures conditions de sécurité et de conformité.

Carole COUSIN
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18 novembre 2015
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