Dématérialisation RH : quels retours d’expérience ?

Daniel Lemaire, Ingénieur Commercial, et Chris Blanchart, consultant avant-vente, sont en première ligne dans l’accompagnement des clients tout au long de leur parcours de sélection de leur partenaire intégrateur.
Ils partagent les attentes, les points de vigilance et les motifs de satisfaction de leurs interlocuteurs autour des projets d’optimisation des processus RH qu’ils accompagnent.

Daniel Lemaire, ingénieur commercial, et Chris Blanchart, consultant avant-vente, constatent comme tous leurs collègues chez Konica Minolta une multiplication des projets de dématérialisation RH depuis un an. La capacité de fonctionner à distance, la productivité, le recentrage des équipes RH sur le bien-être au travail expliquent pour l’essentiel la progression de la dématérialisation RH au sein des entreprises.

 

Quelles sont les précautions à prendre ? Quels sont les résultats auxquels s’attendre ? Quels facteurs sont déterminants dans la réussite d’une telle démarche ? Daniel Lemaire et Chris Blanchart partagent leur vécu de terrain, synthèse de la dizaine de projets de dématérialisation RH qu’ils ont accompagnés sur leur périmètre.

 

Bonne nouvelle pour les entreprises qui réfléchissent à lancer une démarche de dématérialisation RH, les leviers de succès sont bien identifiés et de réels résultats sont au bout :

  • L’accompagnent du projet, facteur clé de sa réussite
  • La satisfaction des salariés, retour sur investissement pour l’équipe RH

La qualité de l’accompagnement, déterminante dans la réussite des projets de dématérialisation RH

Pour reconnaître un savoir-faire en matière d’accompagnement, Daniel Lemaire et Chris Blanchart proposent 3 indices :

  • L’expérience
  • L’écoute
  • L’engagement

L’expérience multisectorielle, irremplaçable pour conduire un

Chaque filière a ses pratiques sociales et maîtriser la plupart des contextes est un atout pour un intégrateur, particulièrement dans le domaine de la digitalisation de la gestion des ressources humaines. « Nous disposons d’une expérience étendue quelle que soit la configuration de l’entreprise, artisan, industrie, BTP, commerce ou service. En tenant compte en plus de disparités régionales, pas si rares dans le domaine social. »

L’accompagnement de projet est un métier, qui réunit fondamentalement trois compétences. « Ce que les clients apprécient, c’est que nous savons de quoi nous parlons. Nous sommes à la fois experts de la solution mise en œuvre, experts de la gestion sociale et experts du métier de nos clients. Les consultants Konica Minolta bénéficient de formations très poussées et régulièrement actualisées pour mériter la confiance des entreprises mais aussi des éditeurs, comme Sage, qui nous confient leurs intérêts. »

L’écoute et le dialogue, incontournables pour construire une démarche personnalisée

Si l’expérience est clé et la compétence bienvenue, le savoir-être de l’équipe d’accompagnement est déterminant dans la sérénité de l’avancement des projets de dématérialisation RH. Et particulièrement en phase de lancement du projet.

 

Le savoir-être, c’est-à-dire la disponibilité et l’appropriation de la problématique des clients. « Notre écoute est fondamentale. Nos interlocuteurs attendent de nous à la fois que nous comprenions tous les aspects de leur démarche et surtout que nous soyons capables de les traduire en solutions. Chacun son rôle ! Ils exposent les attendus et nous canalisons la succession des étapes nécessaires pour parvenir dans les délais au but fixé. Quitte à alerter quelquefois sur des incohérences ou à attirer leur attention sur des conséquences pas forcément anticipées. Nous sommes clairement co-producteurs de la qualité finale ! »

L’engagement, décisif pour surmonter les écueils éventuels

Un projet de dématérialisation RH, qui souvent est le premier chantier de digitalisation ouvert au sein de l’entreprise, concerne l’ensemble du corps social et a des répercussions à l’échelle de toute l’entreprise.

C’est pourquoi la fiabilité de l’accompagnement du changement est une attente très forte de la part des entreprises concernées par une démarche de dématérialisation RH. « Nous sommes le fil conducteur du projet, les référents techniques à chaque étape de son déroulement. Pour mériter de bout en bout la confiance de nos clients, il nous faut faire montre d’un professionnalisme impeccable mais aussi parfois savoir aller au-delà des demandes. D’une certaine manière, notre mission n’est jamais terminée. Nous restons après la mise en production attentifs à la qualité de l’expérience utilisateurs et aux éventuelles améliorations que nous pourrions apporter. Notre fierté, et c’est heureusement assez fréquent, c’est quand nos clients nous recommandent auprès d’une entreprise qui présente une problématique de départ similaire à la leur. »

L’amélioration de la satisfaction des salariés, principal résultat d’une démarche de dématérialisation RH

Au départ, une entreprise engage une démarche de dématérialisation RH pour gagner du temps et de l’argent. À l’arrivée, elle se rend compte que la démarche contribue à son attractivité, donne davantage de temps à ses équipes RH pour prendre soin de leurs collègues et réduit son empreinte carbone !

Un gain de temps et d’argent

Quand on interroge les entreprises aux premiers instants de la préparation d’un projet de dématérialisation RH, la motivation affichée est la recherche de productivité. « Historiquement, une entreprise lançait une démarche de dématérialisation des bulletins de paie, de digitalisation de la gestion des temps ou encore de signature électronique à la faveur d’un départ en retraite à la fonction RH ou dans le cadre d’une extension de périmètre. Depuis un an, il est clair que l’organisation du travail à distance explique la plupart des lancements. »

 

L’économie constatée est parfois spectaculaire dans des contextes particuliers. « Certaines tâches ne mobilisent des salariés que quelques heures par mois, avec un fort renouvellement des intérimaires embauchés. On imagine aisément la productivité induite par la dématérialisation de l’ensemble du processus, de la signature du contrat sur son smartphone à la réception du bulletin de salaire dans son coffre-fort, en passant par la gestion des temps. »

Une bonification de la marque employeur

L’accès aux meilleurs talents est un enjeu qui reste majeur dans la plupart des secteurs d’activité. Le retour d’expérience des entreprises suggère fortement que dans cette perspective également, la dématérialisation RH est loin d’être neutre. « La digitalisation est un marqueur de modernité. En plus dans le cas des processus RH, c’est une digitalisation qui profite à tous et qui se manifeste dès la signature du contrat. »

Un enrichissement des missions RH

Quelle que soit la taille de l’organisation, la suppression de tâches chronophages comme la mise sous pli ou en bannettes de bulletins de paie est une invitation à enrichir la mission de la fonction RH. « Les équipes RH aspirent toutes à mieux accompagner les collaborateurs dans leur progression. Et, depuis un an, à cette tâche s’ajoute souvent le soutien psychologique. La satisfaction des salariés est clairement perçue comme un challenge dans les entreprises et tout le temps libéré est utilement réinvesti ! »

L’analyse et l’intelligence RH font aussi partie des bénéficiaires du temps dégagé. « Nos clients nous rapportent avoir davantage de temps et plus de recul pour partager par exemple des tableaux de bord avec le Comité Social et Économique ou accompagner une réflexion de leur Direction Générale sur l’évolution de la masse salariale. »

C’est pourquoi le point de vue des utilisateurs des solutions de dématérialisation est fondamental pour calibrer les démarches d’optimisation des processus. « De plus en plus, nos interlocuteurs RH se considèrent comme des fournisseurs de données pour l’entreprise. »

Un service pour les collaborateurs

La dématérialisation RH appartient à un mouvement plus vaste de simplification des processus de l’entreprise et d’autonomisation des collaborateurs. « Recevoir son bulletin de salaire à travail un portail sécurisé ou pouvoir demander ou accorder un congé sur son smartphone structurent fortement le quotidien des salariés. C’est une façon aussi de les familiariser de manière concrète à la dématérialisation, appliquée ensuite à des processus métiers, comme la validation des factures ou le recouvrement. »

Un bienfait pour la planète

Enfin, l’urgence climatique s’invite en permanence dans le débat public et la réputation RSE des entreprises est scrutée par l’ensemble de ses parties prenantes. Il n’est donc pas inutile de rappeler que « la suppression du papier et des exigences de son transport, la réduction des volumes d’archives, la disparition du temps perdu à rechercher des duplicatas ou à se déplacer pour signer un document font clairement partie des bénéfices de la dématérialisation RH. »

En conclusion :

La dématérialisation RH est plébiscitée par les salariés, actuels comme futurs, la fonction RH, le contrôle de gestion et même la société ! Et avec l’installation durable du travail à distance dans les pratiques d’entreprise, la digitalisation de la gestion des temps et la diffusion des bulletins de paie directement dans des coffres forts personnels ont manifestement une perspective positive !

 

Si les promesses sont très fortes, les écueils susceptibles de faire dérailler les projets de dématérialisation RH ne sont pas à négliger. C’est pourquoi un accompagnement attentif et professionnel est un ingrédient indispensable du succès, au même titre que la performance de la solution numérique mise en œuvre. Une offre clé en main, incluant la mise à disposition de l’application numérique et l’accompagnement expert de son intégration, constitue assurément un atout pour profiter dans les délais et aux conditions prévues du retour sur investissement de la dématérialisation RH.

12 février 2021
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