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Devenez une mairie 2.0 pour réduire vos coûts de fonctionnement

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Toutes les mairies ne sont pas égales face à la transformation numérique. Si pour certaines la dématérialisation, l’ouverture des données et les e-services aux citoyens sont une réalité ; pour les mairies de petites tailles (moins de 3000 habitants), le digital fait une percée timide. Le baromètre de la dématérialisation 2015 de JVS-Mairistem indique que 50% d’entre elles ne disposent pas d’un site Web. Pourtant innover grâce au digital permet de réduire les coûts de fonctionnement. Explications

Moderniser la relation citoyen

La Gestion de la Relation Citoyen (GRC) modernise la relation avec les usagers en facilitant les échanges quel que soit le canal de communication utilisé (déplacement, téléphone, Web, SMS). La GRC permet à une mairie de réorganiser en interne ses services afin d’optimiser le traitement des demandes citoyens ainsi que la communication de la mairie vers les citoyens. Les résultats obtenus en termes de qualité du service rendu aux citoyens et de réduction des coûts de fonctionnement des services publics sont considérables.

En plaçant le citoyen au cœur du système d’information de la mairie, le traitement des demandes est plus efficace et agréable pour ce dernier. Il est ici redéfini en 3 phases : la qualification, le traitement et la délivrance. La qualification de la demande est faite par un agent d’accueil, dont la seule mission est d’enregistrer la requête. Plus son travail est précis, plus le traitement de la requête par la direction métier sera facile. La direction métier est un service « expert » qui ne reçoit le public que dans les cas complexes.

En automatisant de cette façon le traitement des demandes, des économies substantielles peuvent être réalisées. Le coût d’une « démarche guichet » est estimé à 12 €, coût qui tombe à 3 € pour une démarche en ligne.

Selon le cabinet d’analyse Markess, plus d’un décideur sur deux du secteur public entend privilégier d’ici 2017 le Web et le mobile comme canaux dans l’interaction avec leurs usagers, en priorité avant l’e-mail, les réseaux sociaux, les guichets d’accueil physique ou le canal téléphonique.

Privilégier le Cloud Computing

L’équipement en ressources informatiques dans les petites communes est problématique. En effet, elles ne disposent généralement pas en interne des compétences nécessaires pour la gestion et l’administration de plateformes informatiques. Toutefois, elles sont confrontées aux mêmes besoins que les structures plus importantes : respect des démarches de dématérialisation imposées par l’État et réponse aux demandes des citoyens autour des nouveaux usages numériques.

Les architectures Cloud permettent de répondre rapidement à des besoins croissants en ressources informatiques à la demande et rapidement opérationnels.

Elles garantissent :
– une mutualisation des services, des moyens et fusions de communes,
– plus d’investissements en matériels lourds (serveurs, licences, …),
– plus de mises à jour chronophages des applications métiers et bureautiques,
– la mobilité des agents et des élus.

Une autre étude menée par Markess observe que dans les grandes villes plus d’un décideur de collectivité sur deux dit déjà être adepte du mode SaaS. Et en même proportion (47%), ils entendent poursuivre sur la voie de la mutualisation, avec le recours à l’IaaS ou le PaaS. Y compris pour permettre l’extension de services innovants à de plus petites collectivités qui n’ont pas la même maturité vis-à-vis du Cloud, bien souvent par une méconnaissance de cette technologie.

Différentes structures de mutualisation ont vu le jour à l’échelle régionale (comme e-Bourgogne ou Megalis Bretagne) ou à l’échelle départementale (comme l’ALPI ou Manche Numérique) pour apporter des services et l’accès à des équipements partagés aux collectivités. Ces initiatives permettent d’offrir des services plus efficients aux administrés à des coûts attractifs.

Le passage à une mairie 2.0 permet donc aux petites et moyennes collectivités locales de réduire leurs coûts de fonctionnement, de simplifier la vie administrative et d’améliorer l’expérience citoyen. Plus largement, la digitalisation des services publics ouvre la voie à de nouveaux chantiers dans lesquelles apparaissent les notions de villes intelligentes, d’exploitation des données (Open Data), de l’Internet des Objets…

Sources utilisées :
– Entreprise.gouv.fr – Guide sur le Cloud Computing et les Datacenters à l’attention des collectivités locales (juillet 2015)
– Site Web de Quantim – Innovation et modernisation de la vie publique – 19/06/2015
– Informatiquenews.com – En marche vers la transformation numérique du secteur public – 03/06/2015
– Lemagit.fr – Vers l’agent public 2.0 : des projets à fort impact organisationnel – 25/01/2013

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