Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.
1. Pour plus d’1 décideur sur 2, l’enjeu est d’améliorer la performance métier
Par exemple, une direction des ressources humaines cherchera à automatiser les processus RH et à répondre à d’autres besoins, tels que gérer les documents RH, signer électroniquement des documents (contrats, avenants…), proposer des coffres-forts électroniques aux collaborateurs.
Une direction financière et comptable, quant à elle, se concentrera sur l’automatisation de la facturation électronique, quel que soit le procédé retenu – PDF signé, EDI ou PDF simple assorti d’une piste d’audit fiable. Les solutions de gestion des processus documentaires doivent donc répondre à des besoins métiers.
2. Simplifier et automatiser les processus documentaires, une priorité à relever pour 70% des décideurs
Pour l’heure, les décideurs doivent passer d’une automatisation partielle de leurs processus documentaires à une automatisation complète en recourant à une solution unique permettant de les gérer de bout en bout. Un passage difficile car leur vision de la digitalisation est encore trop morcelée et qu’ils doivent composer avec de multiples solutions déployées encore trop souvent en silos.
3. Pour 1 décideur sur 5, donner une dimension mobile à la gestion des documents est un défi à relever à court terme
L’expérience utilisateur est une caractéristique indispensable d’une solution de gestion des processus documentaires. Les usages mobiles sont jugés comme un moyen de la renforcer et d’impliquer davantage les utilisateurs finaux. Comment ? En ouvrant par exemple les processus aux acteurs externes, notamment aux clients, entraînant ainsi une gestion collaborative et interactive des documents.
4. Plus d’1 décideur sur 2 reconnaît que renforcer la sécurité des informations et la traçabilité des flux documentaires est un challenge clé
Pour y arriver, les décideurs privilégient les solutions intégrant la signature électronique des documents reçus et/ou émis. Définie par le code civil comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache », la signature électronique permet d’attester qu’un document, un acte a été approuvé par une personne identifiée. Elle se développe notamment grâce à un contexte réglementaire favorable (cf. règlement eIDAS qui vise à instaurer un climat de confiance numérique en définissant un cadre légal permettant de fournir un socle commun pour les interactions numériques sécurisées au sein de l’UE) mais aussi grâce à la multiplication des cas d’usages et à la simplification des outils proposés. L’authentification des documents entrants se fait aussi ressentir de façon croissante au sein des organisations. Il s’agit notamment d’authentifier des documents reçus : une demande de prêt bancaire, l’ouverture d’une ligne téléphonique, le dossier d’un candidat à un recrutement… (pièces d’identité, factures, diplômes, factures ou tout autre pièce justificative).
5. 55% des décideurs sont ouverts à recourir à l’externalisation des processus documentaires d’ici 2018
En effet, le recours à des services à la demande et hébergés dans le cloud, sous forme de solutions en mode SaaS tend à se généraliser, séduisant sans doute plus d’1 décideur sur 2 en 2018. La dimension « cloud » des solutions de gestion des processus documentaires offre aux directions métiers la possibilité de gagner en agilité et en autonomie tout en s’affranchissant de certaines contraintes techniques. Ces services offrent notamment des fonctionnalités spécifiques aux équipements mobiles et activent de nouveaux modèles d’échanges et de collaboration. L’externalisation plus poussée sous forme de prestations de BPO (Business Process Outsourcing) est aussi envisagée pour transférer ainsi tout ou partie du traitement de certains processus documentaires (et la responsabilité associée) à un prestataire externe.
6. 57% des décideurs identifient la forte culture du papier et la peur du changement comme un frein à la digitalisation des processus documentaires
Des volumes importants de papier circulent encore dans et entre les organisations, même si les échanges numériques prennent progressivement le pas sur les échanges papier dans certains flux tels que la communication client. L’accompagnement au changement demeure une étape incontournable de la digitalisation des processus documentaires.
Ainsi si la digitalisation des processus documentaires reste encore complexe aujourd’hui pour bon nombre de décideurs, elle n’en est pas moins le passage incontournable de toute transformation digitale.
Source : e-Book : 6 actions pour accélérer la digitalisation des documents et processus métiers rédigé par MARKESS (juillet 2017)
3 mai 2018
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