Digitalisation RH : quel accompagnement du changement ?

La réussite d’une démarche de digitalisation RH au sein d’une entreprise repose sur deux facteurs :
- L’adéquation de la solution mise en œuvre par rapport aux besoins de l’organisation
- L’expertise et l’engagement de l’équipe constituée pour conduire le déploiement

Ainsi, l’un ne va pas sans l’autre en matière de digitalisation RH. Et l’accompagnement du changement est clé pour entraîner l’appropriation du nouveau processus RH par les équipes. En effet, 3 salariés sur 4 qui se déclarent épanouis attribuent leur équilibre professionnel et personnel au fait de travailler au sein d’une organisation donnant un réel sens à leur travail1.

 

Trois étapes sont nécessaires pour donner du sens aux collaborateurs. Et créer les conditions de l’adoption des nouveaux usages induits par la digitalisation RH :

  • Comprendre les réticences éventuelles et adopter le bon discours (
  • Animer le projet dans la durée
  • Capitaliser sur la dynamique créée pour promouvoir la marque employeur

Adopter le bon discours pour accompagner un projet de digitalisation RH

Tous les salariés n’ont pas la même maturité digitale. Si nombreux sont impatients de disposer d’un coffre-fort digital pour conserver leurs bulletins de salaire, d’autres peuvent garder un certain attachement au papier. Et si la plupart des employés apprécient de disposer de réponses plus rapides à leurs demandes de congés, certains regardent peut-être avec inquiétude la transparence que la digitalisation RH entraîne.

 

Bien sûr, la digitalisation RH n’est qu’un reflet de la transformation numérique de nos vies quotidiennes. Et il n’y a pas de raison de craindre davantage la dématérialisation des bulletins de paie que les achats en ligne. Pour autant, l’équipe qui déploie un projet de digitalisation RH doit prendre en charge l’accompagnement du changement. C’est en effet la condition de la sérénité de son déroulement.

 

5 principes doivent ainsi guider l’équipe en charge :

  1. Prendre le temps d’annoncer le projet, d’en expliquer les attendus et d’en fixer les principales étapes
  2. Parler à tout le monde, en veillant à concerner en particulier les publics les plus éloignés du digital ; accueillir les réticences et les difficultés avec bienveillance
  3. Impulser de l’enthousiasme et du positif pour convaincre ; l’appropriation par libre choix est plus durable que l’adoption sous la contrainte
  4. Dépasser la seule dimension technique pour donner un sens collectif à la démarche de dématérialisation RH
  5. Prévoir des moments d’écoute pour recueillir les premiers retours d’expérience et éventuellement adapter son discours.

Animer le projet de digitalisation RH dans la durée

Quel que soit le projet, faire changer de comportement demande du temps. Et constater les premiers bénéfices demande encore plus de temps.

 

Ainsi, pour certains managers, il est possible que la digitalisation du processus de validation des absences soit d’abord perçue comme déshumanisant. Ce n’est qu’au constat que le temps gagné est réinvesti avec bénéfice dans la relation avec les collaborateurs que le sens du changement devient concret.

 

De même, au sein de l’équipe RH, internaliser la paie ne fait pas forcément d’emblée l’unanimité. Quelle que soit la performance du logiciel de gestion RH retenu. C’est sans doute seulement quand il est devenu évident qu’avoir la main sur le calendrier et sur la fiabilité est un plus dans la relation RH/collaborateurs que chacun est convaincu.

 

C’est pourquoi la stratégie d’accompagnement du changement doit intégrer le temps long de la conviction authentique. Accompagner le changement, ce n’est pas seulement communiquer. C’est aussi s’assurer que la communauté dans son ensemble tire profit en conscience de la digitalisation RH. Et éventuellement réinvestir de l’énergie et de la conviction si tous les freins ne sont pas levés.

Faire profiter la marque employeur du projet réussi de digitalisation RH

Attirer et retenir les talents est un enjeu de plus en plus fort pour la fonction RH. Ce qui fait qu’un projet de digitalisation RH, qui apporte de la modernité aux relations à l’intérieur de l’entreprise et du confort pour les parties prenantes, doit être un atout en termes de marque employeur.

 

C’est pourquoi l’accompagnement du changement doit non seulement viser l’appropriation rapide et confiante par les collaborateurs mais aussi la valorisation de la marque employeur. Les prises de parole doivent ainsi se démultiplier pour donner au projet de dématérialisation RH le souffle d’un projet d’entreprise :

  • Donner le sens
  • Démontrer l’utilité
  • Souligner les efforts de formation
  • Valoriser les premiers changements positifs
  • Se faire l’écho des retours d’expérience

 

Et pour aller encore plus loin, il est légitime de parler à propos d’un projet de dématérialisation RH d’une démarche de Proposition de Valeur Employeur (PVE). Le bien-être au travail est en effet une dimension importante de l’optimisation des processus RH. C’est pourquoi mettre en valeur ce dont les salariés bénéficient chacun doit aller de pair avec la promotion de l’amélioration de l’efficacité collective.

En conclusion, l’accompagnement du changement entraîné par la mise en œuvre d’un projet de dématérialisation RH est une condition de son succès. Il convient donc de conduire cet accompagnement avec méthode et empathie.

La prise au sérieux de cette composante de l’accompagnement du projet est d’autant plus importante que son impact dépasse la seule démarche d’optimisation des processus RH. En effet, le ressenti positif des salariés donne aussi de la valeur à la marque employeur. Ou plutôt à la proposition de valeur employeur.

Parce que choix de la solution et accompagnement de son déploiement sont inséparables dans un projet de digitalisation RH, Konica Minolta propose le DIGI Pack Dématérialisation RH. Ne lancez pas un projet d’optimisation des processus RH sans nous consulter !

17 février 2021
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