Entre coûts et besoins : penser le renouvellement de son parc d’impression

Si renouveler un parc d’impression s’inscrit bien souvent dans une démarche d’optimisation des coûts, les directions achats doivent aussi prendre en compte les différents besoins des collaborateurs - une première étape incontournable avant tout renouvellement du parc d’impression.

Répondre à tous les besoins utilisateurs

Réunir un collège d’experts internes, issus des services généraux et des services informatiques, est un bon moyen d’identifier en amont les besoins utilisateurs. En effet, les départements commerciaux, marketing, finance, ou encore logistique n’ont pas les mêmes usages, et donc pas les mêmes besoins. Il s’agit alors de les solliciter et de collecter leurs demandes.

Cette phase peut paraître chronophage, et pourtant, elle évite de nombreuses déconvenues dans la suite du processus de renouvellement de parc.

Dimensionner le futur parc d’impression

Réajuster le dimensionnement et coordonner sa mise en œuvre mobilise beaucoup plus de ressources et de temps que de le prévoir précisément en amont. Cette étape est donc indispensable. Une direction des achats peut s’appuyer sur son prestataire pour mener un audit de son parc d’impression et de ses flux documentaires.

« L’audit a permis de définir l’implantation des matériels et les typologies de matériels à implanter. Effectivement, nous n’imprimons pas de la même manière dans un service marketing ou dans un laboratoire de R&D », souligne Guillaume Jouret, secrétaire général de Sarbec Cosmetics.

A l’issue de cet audit lors duquel les objectifs, le périmètre et les besoins des utilisateurs auront été définis, une cartographie d’impression est créée. Elle donne une vue des implantations des systèmes d’impression multifonctions au sein de l’entreprise.

Déployer de nouveaux services

Enfin, avec la transformation digitale, les modes de travail évoluent :

  • en mobilité,
  • en temps réel,
  • et depuis de multiples terminaux…

 

De nouveaux usages apparaissent au sein de l’entreprise et devront avoir été anticipés par la direction des achats avant tout projet de renouvellement du parc d’impression.

Ainsi, en définissant et en délimitant le périmètre à couvrir par le futur parc d’impression, vous serez en mesure d’optimiser la productivité des collaborateurs tout en ayant une bonne maîtrise des coûts d’impression, de copie, de numérisation, de classement, d’archivage et d’échange de documents.

Mais ce n’est là qu’une étape !  Découvrez dans le nouveau livre blanc de Konica Minolta toutes les questions qu’une direction des achats doit se poser au moment de renouveler le parc d’impression.

12 mars 2018
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