Facture électronique : rien ne sert d’attendre, il faut anticiper !

facture électronique obligatoire

La facture électronique a été rendue obligatoire par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. La mise en œuvre de cette obligation sera échelonnée dans le temps, en fonction de la taille des entreprises, entre 2024 et 2026.

Factur-X est considéré comme un standard émergent très pratique de la facturation électronique capable de répondre à cette obligation. Quels changements et avantages apporte ce nouveau format aux Directions Financières ou Comptables ? Comment ces dernières peuvent-elles, dès à présent, se préparer à cette révolution et transformer cette obligation légale en véritable retour sur investissement ?

Trois experts de la transformation numérique : Olivier Capron, DAF d’Open Bee et membre de la FNFE*, Lucien Gimenez, expert et formateur en dématérialisation et fiscalité du numérique et Jean-Louis Pascon, Consultant dématérialisation et RGPD, membre de la FNFE*, de l’AFNOR et de l’ISO – MB2I, apportent leur éclairage sur la nécessité d’anticiper cette échéance.

Pour toutes les entreprises, l’obligation d’émettre et de recevoir les factures au format électronique va devenir une obligation. Progressive, la dématérialisation des factures entrantes et sortantes concernera à partir du 1er juillet 2024 les grandes entreprises, puis les ETI six mois après et, enfin, les PME et les TPE en janvier 2026.

« Cette accélération de la dématérialisation des factures favorise la transformation digitale des entreprises, car si beaucoup d’entreprises sont prêtes, certaines ont encore des difficultés à franchir ce cap. Cette obligation vise aussi à lutter contre la fraude à la TVA, l’une des principales recettes budgétaires de la France. Les pertes de recettes sur la TVA, dues à la fraude, sont estimées à 12 % », indique Lucien Gimenez.

Factur-X, nouveau format accepté dans le cadre de la facture électronique obligatoire

Factur-X est l’un des standards émergents de la dématérialisation des factures. Pourtant, ce standard franco-allemand de facture électronique reste à ce jour inconnu pour deux tiers des organisations françaises.

Il s’agit d’un format hybride qui permet :

  • De lire la facture originale au format PDF,
  • Et de regrouper un ensemble de données structurées dans un fichier XML.

 

Ce format offre des gains de productivité grâce à des automatisations interopérables entre les Systèmes d’Information (SI) des entreprises pour éviter les ressaisies et permet une capture automatique des informations dans l’ERP ou le CRM de l’entreprise. Factur-X encapsule ainsi les données de la facture (entête, pied de page, lignes, articles, etc.) pour une interopérabilité entre systèmes comptables. Les collaborateurs des services peuvent, quant à eux, consulter sur leur écran la facture au format PDF.

« Factur-X répond à la norme européenne EN 16931 qui décrit, de façon sémantique, ce qu’est une facture et son contenu : lignes de facture, montant hors taxes, quantité, adresse… Ces éléments peuvent être techniquement implémentés dans différents types de formats, dont le format Factur-X. Cette norme européenne a été conçue dans le respect du RGPD et en conformité avec la directive européenne sur la TVA », précise Jean-Louis Pascon.

Il existe également Order-X, équivalent de Factur-X pour les bons de commande, qui se fonde sur les mêmes formats. A venir, Deliver-X concernera le bons de livraison. Ces nouveaux formats permettront de créer un chaînage qui pourra s’intégrer dans la traçabilité de la Piste d’Audit Fiable (PAF).

Franchir le cap de la facturation électronique dès maintenant

« Je pense qu’il faut vraiment ne pas attendre et situer cette contrainte réglementaire dans un calendrier d’amélioration de l’organisation de l’entreprise. Comme tout projet transversal, que ce soit un projet de norme, de certification ; il faut toujours remettre cette perspective dans la globalité de l’entreprise et dans une organisation qui sera plus performante », souligne Olivier Capron.

Les solutions de GED sont suffisamment matures pour être un élément stratégique du SI et polyvalentes pour traiter à la fois les flux entrants et sortants. De plus, la PAF favorise déjà le passage à la facture dématérialisée (en cas de non-échanges EDI ou signature électronique des factures).

Dans le cadre de la PAF, des contrôles documentés et permanents sont établis pour faire le lien entre les factures et l’opération économique (ventes, prestations de services…). L’entreprise est ainsi en mesure de s’assurer de l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. La PAF s’inscrit donc dans un mécanisme anti-fraude à la TVA.

« En mettant en place une documentation de la Piste d’Audit Fiable et les contrôles associés, tels que le contrôle établissant une piste d’audit fiable, l’entreprise se met en sécurité juridique. Elle devient également un rempart contre la fraude et elle se prépare à la réforme qui va venir puisqu’il y aura des parties de e-reporting », ajoute Lucien Gimenez.

Enfin, le coffre-fort numérique permet d’archiver et de conserver les documents (devis, bons de commande, bons de réception, traces de paiement…) associés aux factures qui permettent de démontrer la réalité des opérations économiques réalisées et faisant l’objet de ces factures.

« Le coffre-fort numérique réalise deux choses absolument fondamentales. D’une part, il garantit l’intégrité du document, c’est-à-dire le fait qu’il n’y a pas eu de modifications du document depuis qu’il est enregistré et, d’autre part, l’horodatage de ce document attestant qu’il a été archivé tel jour et à telle heure », explique Jean-Louis Pascon.

Des gains économiques et financiers à la clé

La digitalisation des factures doit être envisagée par toutes les entreprises comme une opportunité capable de générer des gains tangibles pour l’entreprise, d’un point de vue économique et financier. Concrètement, le passage d’une gestion manuelle des factures fournisseurs à une gestion digitale permet d’économiser entre 8 à 10 euros par facture.

Cette digitalisation des processus d’achats et de vente apporte deux autres gains significatifs :

  1. Une réduction des délais de paiement de l’ordre de 7 jours de DSO (Days Sales Outstanding) ; qui ramenée à une année offre un gain de trésorerie de 2% du chiffre d’affaires.
  2. Des économies générées par des temps de traitement plus rapides, grâce à une diminution des tâches manuelles. Le service financier peut davantage se concentrer sur les tâches d’analyses, d’anticipation et ainsi créer de la valeur.

 

« Il existe un autre gain, plus difficilement perceptible, qui est lié à l’amélioration de la qualité de l’organisation en matière de sécurisation des services administratifs, de fiabilisation et systématisation des contrôle,  ainsi que de réalisation d’analyses de cohérence », conclut Olivier Capron.

 

A noter la publication le 30 septembre 2021 des Spécifications Externes BtoB sur le site impots.gouv.fr.

*Forum National de la Facture Electronique

** La table-ronde virtuelle Factur-X a été réalisée avant l’ordonnance du l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021.

12 octobre 2021
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