Pourquoi marier GED et intelligence artificielle ?

GED : Konica Minolta accompagne les entreprises.

Découvrez pourquoi marier IA et GED a un sens de plus en plus évident dans de nombreux contextes :

• Un gain de fiabilité
• Un gain de subtilité
• Un gain de puissance.

GED : développer la fiabilité de la capture des données

La dématérialisation est idéalé pour le traitement des factures fournisseurs ou encore les bulletins de salaires. Les solutions de GED permettant de dématerialiser ces processus documentaires s’intègrent dans le système d’information de l’entreprise Deux processus stratégiques pour l’entreprise, dont le premier a à voir avec la relation fournisseurs et le second avec la marque employeur. C’est pourquoi la fiabilité des traitements mis en œuvre est un point d’attention et un sujet prioritaire d’évolution, notamment au vu des nombreuses avancées technologiques, mais surtout des nouvelles habitudes de travail liées à la digitalisation.

Ainsi, la reconnaissance des données au moment du recueil, par RAD et LAD¹, peut s’avérer problématique ou en tout cas nécessiter un long apprentissage du logiciel mis en œuvre. Avec une solution de GED nourrie à l’intelligence artificielle, en revanche, la technologie est bien meilleure élève !

L’IA c’est en effet des technologies de Machine Learning, de recherche en plein texte² ou encore d’analyse sémantique. Ce qui permet au logiciel GED combinée à l’IA d’aller beaucoup plus vite et plus sûrement vers le 0 approximation.

Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle porte l’expertise de la GED au sein de l’entreprise. « L’IA repose sur une logique puissante d’auto-apprentissage. Les solutions au sein desquelles elle est mise en œuvre voient leur capacité d’extraction automatisée des données augmentée. Surtout, cette performance est obtenue sans intervention humaine, ce qui facilite le quotidien des opérateurs et leur permet de se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée. »

Repérer les anomalies et optimiser le rapprochement

Dans la même perspective, l’IA booste la GED en matière de réduction de l’intervention humaine pour repérer et réduire les anomalies. Si une GED automatise des tâches historiquement dévolues à des opérateurs et les libère d’autant pour d’autres missions, des ratés et des blocages surviennent forcément. L’intervention des collaborateurs reste essentielle sur le contrôle et l’analyse des opérations réalisées automatiquement.

Pour classer, par exemple les données comptables ou les factures, rapprocher des pièces en vue de les archiver ensemble (exigence des auditeurs) ou détecter des ordres de grandeur incohérents, une GED ‘’simple’’ fonctionne en interface avec un opérateur. Elle se bloque et alerte dès qu’une donnée sort du schéma habituel.

Or, si l’intelligence artificielle ne remplace pas l’humain à 100 %, une GED boostée à l’IA se révèle plus autonome et plus efficace. Et surtout plus fortement apprenante des règles de fonctionnement de l’organisation.

De ce fait, mécaniquement, les opérateurs montent en valeur ajoutée :

• En étant davantage disponibles pour d’autres tâches, d’analyse, de réflexion et d’accompagnement des autres métiers de l’entreprise
• En étant désormais impliqués dans des flux de travail collaboratifs ou individuels au travers de la GED

Traiter de très gros volumes de données

Un autre défi posé à une solution de GED classique réside dans la maîtrise des grands volumes et de la diversité des sources.

La GED sait aller traquer par exemple des factures en pièce jointe dans les comptes des acteurs de l’entreprise impliqués dans le processus d’achat. Mais le challenge est par exemple autrement plus difficile à relever quand il s’agit de recueillir les données clients utiles à l’amélioration de leur satisfaction.

L’idée est ici d’écouter ce que les clients ont à dire :

• Leurs réclamations
• Leurs remarques
• Leurs suggestions
• Les commentaires sur les commentaires.

Avec le projet d’en connaître suffisamment pour apporter des innovations pertinentes en matière de services et/ou de produits. Or, de toute évidence, seul un petit nombre de données sont réellement susceptibles de déboucher sur des idées nouvelles, perdues au sein d’une masse de verbatims peu exploitables.

C’est pourquoi la solution est de coupler une IA à la GED, de façon à se donner les moyens de ne recueillir avec la GED que les matériaux les plus utiles, identifiés par l’IA. Ou, encore, de recueillir avec la GED des données agrégées par l’IA en fonction de filtres spécifiques à l’entreprise.

En conclusion, l’intelligence artificielle décuple les atouts de la GED (productivité, libération des disponibilités des acteurs, fiabilité des traitements) en repoussant les limites de l’autonomie et de la capacité des solutions.

C’est précisément la mission des consultants Konica Minolta d’apporter aux entreprises un éclairage suffisant pour qu’elles puissent bénéficier de la solution de GED la plus adaptée à leurs besoins.

Découvrez les offres d’accompagnement expertes Konica Minolta pour vous aider à optimiser vos processus métiers grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents).

¹Reconnaissance et Lecture Automatique de Document
²Technique de recherche qui consiste pour le moteur de recherche à examiner tous les mots de chaque document hébergé et à tenter de les faire correspondre à ceux fournis par l’utilisateur (Wikipedia)