Comment choisir le bon partenaire pour son Logiciel GED ?

Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’entreprise d’aujourd’hui. Nous estimons que trois critères essentiels distinguent les bons partenaires GED :

• La capacité d’analyse
• La légitimité du conseil
• L’accès privilégié aux solutions logicielles les plus avancées

La capacité à bien s’approprier la problématique

Un projet d’intégration d’une solution de GED demande une attention particulière. En effet, il ne faut pas confondre la simplicité et l’intuitivité d’un logiciel de GED avec la difficulté éventuelle de la conduite du changement au sein d’une organisation qui fonctionne avec des habitudes bien ancrées.

Le partenaire GED doit savoir passer le temps qu’il convient pour analyser le point de départ avec rigueur :

• Quels sont l’état des lieux général et les habitudes de travail existantes dans l’organisation ? Quels sont les profils impactés par le projet ? Quel rôle vont-ils jouer dans l’optimisation des process avec le nouvel outil de gestion documentaire ?
• Quelle est la nature et le volume de documents que l’on souhaite dématérialiser ?
• Quels métiers seront impliqués dans le flux de travail ?
• Quels bénéfices prioritaires sont attendus par l’organisation ? De la productivité ? De la sécurité ? De la fiabilité ?

Une GED porte à la fois sur l’intégration des documents pris en charge dans le système d’information et sur leur archivage. Quelle est la priorité ? Quelles sont les évolutions possibles ? Quelle est l’étendue du périmètre d’utilisateurs ?

C’est pourquoi le partenaire GED choisi par l’entreprise pour l’accompagner doit prendre le temps de s’immerger, d’écouter et d’observer. C’est la seule manière de réussir la mise en œuvre d’un projet de GED, tout en obtenant l’adhésion des utilisateurs concernés, et pour mieux accompagner au changement.

Aline Silva est Chef de Produit Solutions IT chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle est en relation directe avec les équipes impliquées dans les projets de déploiement de GED. « La réussite d’un projet se joue à son démarrage mais ne se limite pas à cette étape. C’est pourquoi Konica Minolta a créé un centre d’expertise, composé de spécialistes (consultants, techniciens ; chefs de projets etc.) , qui appliquent une méthodologie gagnante : Analyser & Qualifier, Cadrer & Planifier, Construire et Déployer, Former et faire Evoluer. Le succès d’un projet passe aussi par un accompagnement adapté et Konica Minolta y porte une attention toute particulière. »

La capacité à s’engager avec pertinence

Dans l’équipe du partenaire GED, la pertinence du conseil doit être immédiatement associée à la compréhension des enjeux. En effet, mesurer les risques et prendre conscience des écueils à surmonter serait insuffisant sans l’expertise pour proposer une configuration de projet susceptible de favoriser sa pleine réussite.

Au-delà des éventuelles résistances au changement, d’autres dangers pourraient compromettre le déploiement d’une nouvelle solution, ou plus exactement la pleine atteinte des objectifs assignés au départ :

• Les aspects de sécurité : introduire un nouveau logiciel dans un système d’information doit s’accompagner de précautions pour éviter de créer une faille de sécurité, qui ne sont pas les mêmes si le choix s’oriente vers le SaaS ou non ; votre partenaire GED doit vous donner toute assurance dans sa capacité à prendre en charge l’intégrité de vos données, et accessoirement certaines données de vos clients et/ou fournisseur
• L’interopérabilité avec d’autres solutions en place dans votre système d’information : un logiciel de GED d’entreprise ne fonctionne pas en marge du SI ; il importe que votre partenaire GED soit à même de vous garantir une fluidité totale avec votre solution de comptabilité ou de gestion commerciale
• La gouvernance de votre flux de travail : les règles d’archivage, de consultation, de conservation ou de validation obéissent à des logiques qui reflètent votre organisation et vos priorités ; c’est le rôle de votre partenaire GED que de vous garantir la cohérence d’ensemble de votre gouvernance.

Aline Silva considère que « la qualité d’un accompagnement apporte de réels bénéfices dans la conduite d’un projet. Cela permet de mieux identifier les dysfonctionnements et les aspects à améliorer dans l’organisation ; de mieux définir les objectifs, d’apporter les bonnes mesures correctives, mettre la bonne solution adaptée aux besoins de l’entreprise tout en bénéficiant du regard d’experts. »

La capacité à identifier la meilleure solution logicielle

Pour garantir son objectivité, votre partenaire GED doit être indépendant des éditeurs du marché. A contrario, il doit avoir développé des relations de confiance avec les acteurs les plus avancés pour vous faire accéder sans difficulté et en toute sécurité au meilleur de la technologie.

La meilleure solution logicielle est quoi qu’il en soit une question de contexte. La bonne approche est la solution logicielle qui répond le mieux au contexte et à l’ambition de l’entreprise.

Pour autant, des critères objectifs permettent de nourrir un arbre décisionnel :

• La compatibilité avec le système d’information en place
• La politique de sécurité des données si la solution est en SaaS, notamment la localisation du centre d’hébergement et la latence en cas de rupture de service
• La réputation de l’éditeur, et singulièrement celle de son service d’assistance
• La flexibilité du logiciel, ouvert ou non à des évolutions ultérieures et à la personnalisation des paramétrages
• L’ergonomie de la solution, qui la rende réellement et facilement accessible à tous les profils.

En conclusion, la qualité de l’accompagnement du projet est décisive pour la réussite et surtout pour la fluidité de l’intégration d’une solution de GED. Les consultants Konica Minolta sont formés et managés de manière à ce qu’ils développent les qualités d’écoute, l’expertise en conduite du changement et la veille technique indispensables à la pleine réussite de ce type de projet.

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