La généralisation du cloud et des logiciels SaaS (Software-as-a-Service) tend à résorber la disparité des cabinets face au numérique. Les petites structures peuvent disposer d’outils aussi performants que les grandes. C’est notamment le cas pour la GED (Gestion Electronique des documents) qui offre des gains de temps et d’efficience immédiats. L’accès à l’information est aussi facilité grâce à un accès personnalisé, rapide et sécurisé aux documents du cabinet à partir des appareils mobiles.
Centraliser l’ensemble des informations pour qu’elles profitent à l’ensemble du cabinet
Une solution de GED permet de classer, de partager et d’archiver en un point unique l’ensemble des documents propres à un client (Procès-Verbaux, expertises, pièces justificatives, déclarations fiscales, extraits KBIS…). Une solution de GED accélère aussi le travail de recherche en centralisant l’ensemble des informations échangées dans une base de connaissance juridique. Une bonne GED est essentielle pour trouver et partager les avancées qui permettent au cabinet de rester compétitif. Un système fiable doit donc être mis en place afin de garantir l’authenticité des documents, leur pérennité et leur confidentialité, des caractéristiques essentielles qui permettent ensuite la réutilisation aisée des données disponibles.
Les solutions de logiciel GED en mode SaaS permettent également de tirer parti des avantages du cloud pour développer la virtualité du cabinet et ainsi accéder à distance aux dossiers. Là encore, la sécurisation des accès est impérative. Il s’avère nécessaire de privilégier les fournisseurs offrant des solutions dans un cloud privé garantissant la préservation des données ainsi que la continuité de service, et dont les serveurs sont localisés en France.
Principaux bénéfices apportés pour une solution de GED en mode SaaS
Souplesse d’accès
La plupart des solutions de GED en mode Saas offrent une parfaite comptabilité avec les tablettes et les smartphones au travers d’applications mobiles, des outils de synchronisation des documents avec les périphériques mobiles et les postes de travail, l’accès continu à un espace documentaire sécurisé.
Capacités de stockage évolutives
En recourant au cloud, les capacités de stockage peuvent évoluer en fonction des besoins du cabinet sans avoir à subir les coûts liés à l’achat, l’installation et la maintenance de serveurs supplémentaires.
Prévention contre les pertes de données
Une solution de GED dans le cloud permet de conserver les documents dans un espace sécurisé avec duplication des données. Les documents sont plus à l’abri que s’ils étaient conservés sur les serveurs du cabinet. Finis les pertes de données due à des pannes matérielles, des vols, des incidents ou à la dégradation inhérente au support papier.
KOMI Doc, la solution de gestion documentaire hébergée de Konica Minolta, est accessible depuis un navigateur Web, pour stocker, centraliser et partager facilement le contenu informationnel de l’entreprise dans un espace Cloud privé. Cette solution polyvalente permet de s’affranchir d’une gestion obsolète des documents au format papier et numérique qui vient ralentir la productivité des collaborateurs. Les entreprises peuvent disposer d’un espace documentaire sécurisé et d’un système de sauvegarde des données dans le cloud dont les serveurs sont localisés en France.
5 avril 2017
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