Comment adapter sa solution de GED lorsque l’on est confronté à une croissance exponentielle de l’information ? Une question posée aux équipes de Konica Minolta par le Groupe Victor Hugo, dont l’expansion a considérablement fait augmenter sa volumétrie de données.
Autre problématique sous-jacente : la conservation de ses données qui se doit d’être conforme aux normes de l’archivage électronique à vocation probatoire. Explications de Benjamin Vincent, Responsable Ingénierie et Logistique, de l’entreprise.
D’une solution de GED à Microsoft SharePoint
Opérateur régional du Grand Est en prévoyance et complémentaire santé, le Groupe Victor Hugo est porté par une dynamique forte. Il compte aujourd’hui 10 agences commerciales et couvre une bonne partie du territoire national. De par son activité, le Groupe Victor Hugo doit se conformer aux réglementations en vigueur en matière de conservation des documents.
Des contraintes fortes associées à une première phase d’expansion ont décidé l’entreprise à passer à l’archivage numérique, il y a sept ans. Une solution de GED Konica Minolta avait alors été préconisée.
Mais avec près de 300 000 documents stockés dans la GED ou logiciel GED, soit plus de 500 Go, des besoins très spécifiques en matière d’interopérabilité avec les outils métiers et de conformité aux normes de l’archivage électronique à vocation probatoire font que le Groupe Victor Hugo est contraint de revoir sa stratégie de gestion et du traitement de l’information digitale. Après un audit ECM poussé, Konica Minolta oriente le Groupe Victor Hugo vers Microsoft SharePoint, une solution interopérable avec les progiciels Microsoft Dynamics et Office 365 vers lesquels les métiers sont amenés à migrer. « Ce qui nous a également intéressés, c’est la capacité de la solution à supporter également une utilisation de type Intranet, avec des fonctionnalités avancées de gestion de contenus, de gestion de forums et la possibilité de créer des formulaires », indique Benjamin Vincent.
Un accompagnement global de Konica Minolta
L’accompagnement de Konica Minolta s’est poursuivi avec l’intégration de Microsoft SharePoint, incluant la mise en place d’un connecteur eCopy® ShareScan® (outil de capture de données intelligent et parfaitement intégré aux systèmes d’impression Konica Minolta), une assistance à la migration des données et l’animation d’ateliers de formation des utilisateurs. « Les métiers soulignent la rapidité des consultations et l’intuitivité des requêtes. Les temps de réponses sont très bons tout en conservant l’efficacité et le confort que nos équipes avaient pu connaître avec la configuration précédente.. Mais au-delà de la qualité de la réponse technique apportée, qui répond point par point à notre cahier des charges, nous apprécions de nouveau la capacité de Konica Minolta à comprendre et à anticiper nos besoins », conclut-il.
20 février 2019
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