La croissance s’accompagne souvent d’une augmentation des flux de travail qui complexifie toute l’organisation.
Gérer cette complexité permet d’avoir vue d’ensemble pour réduire tâches inutiles et redondantes.
Cet article vous donne des axes pour simplifier vos processus et réduire leur complexité.
Les matières premières sont nécessaires pour fabriquer un produit. Les informations sur le client sont nécessaires pour fournir un service et le marketing & les ventes ne peuvent entreprendre des actions sans une offre définie.
Plus il y a de facteurs qui interagissent entre eux plus les flux de travail deviennent compliqués !
La mondialisation et la digitalisation complexifient encore plus les flux de travail, mais cela créent également de nouvelles opportunités et de nouveaux défis.
Même les petites et moyennes entreprises (PME) agissent de plus en plus au niveau international : elles produisent des composants pour les constructeurs automobiles en Chine ou se développent avec des succursales aux États-Unis.
Le profit n’est leur seule motivation. Elles renforcent aussi leur position concurrentielle en remportant de nouveaux marchés.
Plus il y a de départements, de partenaires et de clients impliqués, plus l’entreprise doit mettre en place des processus métier bien structurés. Car il devient difficile pour les organisations d’assurer une traçabilité efficace des flux de travail.
Pourquoi et comment les processus se complexifient ?
Un processus est considéré comme complexe dès qu’il est composé de multiple variables qui s’influencent mutuellement et/ou sont en partie inconnues.
Pour de nombreuses PME en peine croissance, les nouveaux marchés restent une grande inconnue !
Même si elles sont très agiles sur leur propre marché, elles sont confrontées à une hausse croissante des flux d’information. Des plus grands constructeurs automobiles aux petites start-up, tous font face à des processus de plus en plus complexes.
Il existe quatre modèles de processus différents :
- Les processus simples qui contiennent un petit nombre de variables à gérer. Dans ce cas, A mène directement à B. Le processus est prévisible et stable.
- Les processus compliqués qui comprennent plusieurs variables connus qui s’influencent mutuellement. Le processus est compréhensible et organisé de manière logique.
- Les processus complexes qui contiennent des variables encore inconnus donc imprévisibles. Ce qui rend les flux de travail difficiles à planifier. Il y a néanmoins de plus en plus de moyens pour mener à bien ces flux de travail qui deviennent par conséquent plus flexibles.
- Dans les systèmes chaotiques, la plupart des variables sont inconnus, très dynamiques ou bien trop similaires. Le système n’affiche aucun modèle clair et n’est donc pas planifiable et presque impossible à contrôler.
Quid de la complexité du travail quotidien pour les PME ?
Sur un marché en forte croissance de nombreuses organisations ont du repenser la complexité de leurs processus pour devenir plus pérennes, agiles & flexibles ceci en agissant sur cinq domaines :
- Les acteurs : les fournisseurs, les partenaires, la logistique, le marketing, les ventes, etc.
- Les facteurs externes : l’état du marché, les clients et la concurrence.
- es facteurs internes : l’organisation, la gestion et la production de l’entreprise, la technologie appliquée et l’ensemble de la chaîne de valeur.
- La gestion des variantes: diversité de la gamme de produits. Plus il y a de produits et de déclinaisons de produits sur le marché, plus la production, la vente ou le marketing sont complexes, par exemple.
- L’Offre : comprend tous les facteurs de production. L’objectif est de produire des biens ou de fournir des services de la manière la plus rentable possible.
Avec une bonne gestion de la complexité des processus, tout est à nouveau sous contrôle !
La gestion de la complexité est une approche pour coordonner les processus et les flux de travail dans les entreprises.
Le procédé connecte les processus connus les uns aux autres d’une nouvelle manière et permet un changement vers des systèmes complexes dans lesquels des incertitudes ou des probabilités telles que les coûts de complexité à venir sont inclus dans la planification. Le but de cette approche est de réduire, contrôler et prévenir les processus complexes.
Maîtriser les coûts de la complexité
Plus les flux de travail sont étendus dans un système complexe, plus l’effort et par conséquent les coûts sont importants. Il s’agit d’une sortie supplémentaire due à des événements ou des projets imprévus. Un calcul anticipatif comprend des dépenses supplémentaires plus importantes.
Il existe trois types de coûts de complexité
- Direct : par exemple, la production est plus chère que prévu.
- Indirect : comme l’extension non planifiée mais nécessaire de la gamme existante afin de répondre aux désirs des clients.
- Proportionnel au produit : par exemple, les développements nécessaires de nouvelles offres pour rester compétitif.
Des facteurs internes et externes génèrent des coûts de complexité. Les facteurs internes potentiels incluent un grand nombre de nouveaux employés ou des développements de produits nécessaires. Les facteurs externes incluent l’expansion sur d’autres marchés ou les changements de comportement des consommateurs auxquels l’entreprise doit s’adapter.
Gérant la complexité, l’équipe responsable tente de compenser les coûts à payer et de les inclure dans les calculs futurs. Dans le même temps, l’équipe développe des mesures pour réduire autant que possible l’effort supplémentaire et pour optimiser l’efficacité des flux de travail, sans se tromper dans un piège de complexité dans le processus.
Le piège de la complexité
Dès que les managers constatent que les flux de travail sont trop complexes, ils ont tendance à adopter une approche drastique : ils réduisent les processus en réduisant les tâches et les budgets dans leurs projets ou en localisant uniquement les problèmes à des points individuels.
Au lieu de gérer la complexité, ils essaient de transférer leurs flux de travail complexes dans des systèmes plus simples. Cependant, ces mesures n’ont d’effet que sur les départements, et non sur l’entreprise dans son ensemble.
Ces solutions partielles peuvent avoir des conséquences supplémentaires et rendre les coûts de complexité à long terme encore plus élevés. Seules une stratégie holistique et des mesures globales dans toute l’entreprise peuvent améliorer les flux de travail et contrôler durablement la complexité des processus.
Exemples de mesures dans la gestion de la complexité :
- Créer des processus transparents
- Partager la responsabilité
- Impliquer le personnel dans les nouveaux flux de travail à un stade précoce
- Mettre en place des outils informatiques modernes et de nouveaux modèles de processus
- Améliorer l’efficacité de la production
- Réduire et simplifier la diversité des produits
- Accélérer la logistique
- Éviter les temps de stockage trop longs
- Se recentrer sur le service
Plus de ténacité pour gérer la complexité
Le sujet de la complexité n’a pas seulement des connotations négatives. Cela peut même être une bonne stratégie pour les entreprises de choisir consciemment des modèles commerciaux complexes.
Par exemple, certaines entreprises sécurisent la chaîne de production contre les retards : si un partenaire annule une livraison, un autre comble le vide. C’est pourquoi, pour certains composants, le secteur automobile s’appuie toujours sur plusieurs fournisseurs.
Les modèles de production complexes protègent également les innovations techniques contre le piratage. Les petits composants en particulier sont souvent visés par les contrefacteurs. Personne ne tente de contrefaire une voiture, mais ils le font avec des pièces contrefaites. Une équipe de quatre instituts Frauenhofer a développé un colorant fluorescent pour de tels cas. Il n’est visible qu’à une certaine longueur d’onde lumineuse. Lorsqu’il est appliqué sur des produits, il les protège contre la contrefaçon. De nombreuses entreprises se donnent un avantage concurrentiel à long terme avec des procédés de fabrication élaborés comme celui-ci.
La gestion des mégadonnées est un autre exemple de système complexe. Chaque entreprise collecte des données numériques de nos jours, mais leur traitement ne peut être simplifié. Plus de données signifie plus d’informations – sur les clients, la concurrence, le marché et les flux de travail au sein d’une entreprise. Si vous pouvez utiliser les connaissances, vous êtes également en avance sur la concurrence. Les outils vous aident à gérer le Big Data sans créer de barrières informatiques.
Des systèmes informatiques intelligents et automatisés sont nécessaires pour extraire ces informations des données. L’intelligence artificielle met de l’ordre dans les données numériques et permet de filtrer les connaissances. Elle facilite les recherches, accélère les processus administratifs internes et simplifie la collaboration et la communication au sein des organisations.
Simplifier la complexité grâce à des équipes agiles et une gestion plus transparente !
L’agilité est une autre solution de gestion pour traiter des systèmes complexes. La stratégie est née dans le secteur informatique. Des experts en gestion de la complexité l’ont adapté à d’autres branches professionnelles.
De nombreuses entreprises expérimentent déjà la flexibilité dans la gestion de la complexité au quotidien. Ils utilisent des méthodes agiles telles que Scrum ou Kanban : qui implique plus de responsabilité pour le travail individuel et des équipes plus petites qui se gèrent elles-mêmes et peuvent travailler ensemble indépendamment du temps et du lieu grâce à des plateformes de travail collaboratif.
Ces nouvelles stratégies et assistances techniques modifient la gestion des employés : transparence et coopération plutôt qu’une chaîne de commandement rigide. Dynamisme plutôt que blocage. Alternance des rôles plutôt que des processus fixes. Moins de règles, plus de liberté. Et finalement, des flux de travail simplifiés et des données plus facilement gérables.
7 janvier 2021
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