4 atouts de la note de frais dématérialisée

1. Une source d’économies

Une gestion papier de la note de frais coûte, en moyenne, 53 euros à l’entreprise pour un temps de traitement estimé à 20 minutes*. Dématérialiser la note de frais permet de réduire son coût de près de 65%. Principale répercussion : moins de saisie, soit un temps consacré aux procédures administratives diminué de 79 %.

2. Pilotage des dépenses

Faire disparaître les tâches sans valeur ajoutée pour se concentrer sur l’analyse et le pilotage des dépenses est un autre atout de la dématérialisation des notes de frais. Le service comptabilité est plus à même de tracer et contrôler les dépenses réalisées ainsi que de mettre au point des solutions en vue d’optimiser les postes de dépenses les plus importants.

3. Simplification des circuits de validation

Autre conséquence, la mise en place d’un circuit de validation automatisé : salarié > manager > service administratif. Les responsables sont avertis en temps réel de l’arrivée d’une note de frais et peuvent la valider dans la foulée. Les délais d’approbation des notes de frais sont ainsi écourtés en moyenne de 28%. Les responsables administratifs peuvent enfin procéder au fur à mesure aux remboursements, et mettre fin aux longs délais gênants qui peuvent impacter le moral et la productivité d’un collaborateur.

4. Stockage et sécurité des données améliorés

L’archivage papier n’étant plus obligatoire, le stockage des notes de frais se voit être amélioré. En effet, la réglementation en vigueur donne aux entreprises la possibilité de conserver des justificatifs numérisés, ayant une valeur probante équivalente à celle des justificatifs papiers. Il est ainsi plus aisé de produire les documents exigés en cas de contrôle. L’archivage numérique des notes de frais est également un bon moyen d’assurer leur pérennité et d’éviter leurs pertes – le format numérique étant beaucoup moins altérable que le format papier.

Digitaliser la note de frais, c’est aussi délester les collaborateurs d’une corvée chronophage et sans valeur ajoutée. Pourquoi s’en priver lorsque l’on sait que 83% des salariés français y sont favorables, selon le récent sondage mené par OpinionWay. Simplicité d’utilisation, gain de temps et remboursement plus rapide comptent parmi les principaux bénéfices avancés. Vous l’aurez donc compris, la dématérialisation des notes de frais facilite à la fois la vie des entreprises et celle des collaborateurs, à bon entendeur…

*étude de HRS et de la Fondation GBTA (2015)

Source : Blog de Captio