Quel que soit le volume de factures fournisseur reçu chaque jour, la majorité d’entre elles sont envoyées au format papier, ce qui entraîne de multiples coûts de gestion.
Savez-vous que le traitement manuel d’une facture papier vous coûte en moyenne 14 euros ?
Lorsque que vous recevez une facture son parcours dans l’entreprise peut-être très long !
Une fois réceptionnée par votre service courrier, elle est envoyée manuellement (parapheur, banettes, courrier interne) vers le service qui doit valider son contenu et sa conformité avec la commande passée (un service métier, et/ou le service achat, finance, administratif), puis elle est transmise à la comptabilité. Ce service saisit manuellement la facture dans un logiciel de gestion, traite le paiement, puis classe et archive cette facture.
La gestion des factures fournisseurs représente différents coûts.
Les dépenses liées au traitement manuel des factures fournisseurs
- Les délais et coûts de traitement : la gestion manuelle des factures fournisseur est longue et implique d’y consacrer une partie significative du temps de travail. Le délai moyen de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement, est en moyenne de 2 semaines.
- Les pertes de temps à analyser et corriger : lors de la saisie des factures dans le logiciel comptable, de nombreuses erreurs peuvent être commises.
- Les pertes de documents – lors du transfert ou de l’archivage, les pertes de documents peuvent rendre les audits comptables et fiscaux coûteux.
- Les coûts de l’espace dédié à l’archivage papier : les factures sont classées dans des armoires, qui nécessitent de l’espace physique impliquant parfois des coûts locatifs. Ces dépenses foncières s’indexent sur le volume de factures traitées.
Des coûts invisibles…
Au-delà des coûts liés au traitement manuel des factures, les retards de paiement et le non-respect des échéances de règlement génèrent des pénalités et l’ouverture de litiges. Tout ceci a un impact direct sur la qualité des relations avec vos fournisseurs.
Les coûts cachés liés au traitement manuel des factures fournisseurs n’apparaissent pas dans votre bilan comptable mais représentent une charge bien plus importante que ce que vous pensez …
Le saviez-vous ?
22 septembre 2022
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