GED dans le cloud : retour d’expérience d’ACPEX-Cabinet Ferand

Problématique

Afin de faire face à un accroissement de l’activité entraînant une augmentation des échanges de flux d’informations, ACPEX-Cabinet Ferrand souhaitait trouver une alternative à l’envoi par email.

Par ailleurs, le cabinet entendait aussi renforcer la sécurité des informations et notamment celle des documents papier, suite au début d’incendie qui s’est déclaré dans ses locaux.

Solution

ACPEX-Cabinet Ferrand a privilégié la solution KOMI Doc de Konica Minolta. Sa proximité avec les équipes de ce constructeur, partenaire du Club des Jeunes Experts-Comptables dont le cabinet est membre et son appréciation des solutions d’impression ont conforté le choix du dirigeant Nicolas Ferand.

« KOMI Doc était la solution qui convenait le mieux à ma spécificité et à la localisation de mes bureaux, dont l’un est situé à Velaux, dans les Bouches-du-Rhône, et l’autre sur l’île de la Réunion. D’où un besoin d’échanges de données instantané, sécurisé, fiable et intuitif », explique Nicolas Ferand, Dirigeant de ACPEX-Cabinet Ferrand.

Bénéfices

Grâce à la solution KOMI Doc, les données sont centralisées et partagées en temps réel. La solution vient faciliter les échanges d’informations. Le classement des documents (GED) ou logiciel GED est réalisé soit directement depuis le panneau de commande du multifonction ou depuis la boîte de messagerie. L’imprimante virtuelle permet aussi de générer directement des documents dans le logiciel métier Quadratus.

En outre, la fonction de recherche de documents est utilisée au quotidien pour accéder aux informations, notamment à distance depuis un smartphone.

KOMI Doc offre :

• de la flexibilité pour échanger les informations à tout moment et dans tous types de situations (bureau, en déplacement, au domicile…) ;
• la sécurisation des documents ;
• un gain de temps qui a permis de générer des économies ;
• une coût de maintenance informatique inexistant grâce au Cloud.

L’équipe Konica Minolta a parfaitement su écouter les besoins d’ACPEX-Cabinet Ferrand et y répondre. Elle a su faire preuve de disponibilité et de présence au moment de l’installation de la solution.

« Aujourd’hui que ce soit à un endroit ou à un autre, ou si jamais il devait se produire un vol ou un sinistre, rien ne serait perdu. Il me suffit simplement de prendre mon ordinateur ou mon smartphone et j’ai accès à toutes mes données. KOMI Doc est une solution multi-device. On peut donc s’en servir sur n’importe quel écran, ce qui permet d’avoir toujours toutes les informations sous la main », conclut-il.