Premier stade de maturité, il s’agit généralement de petites équipes commerciales (parfois une seule personne) qui collaborent avec un responsable administratif afin de développer un modèle de traitement des frais sous feuilles de calcul (sous Excel) ou documents (sous Microsoft Word). Ce moyen simple pour la comptabilisation des déplacements et des frais professionnels des salariés est largement répandu. Il permet également d’archiver les données sur papier et au format numérique. Mais à mesure que l’entreprise se développe et que les voyages d’affaires se multiplient, cette option montre ses limites. En effet, cette approche n’offre aucune visibilité sur les coûts perdus liés au temps passé par les collaborateurs, ni sur les moyens d’identifier de nouvelles opportunités, que seuls les outils plus avancés peuvent générer.