Où en êtes-vous en matière de gestion des frais de déplacement ?

4 étapes de maturité en matière de gestion des déplacements et des frais professionnels

De manière générale, chaque stade correspond à une étape du cycle de vie d’une entreprise, les besoins évoluant à mesure que celle-ci se développe.

Stade 1 : Gestion des frais professionnels sur papier ou feuille Excel

Premier stade de maturité, il s’agit généralement de petites équipes commerciales (parfois une seule personne) qui collaborent avec un responsable administratif afin de développer un modèle de traitement des frais sous feuilles de calcul (sous Excel) ou documents (sous Microsoft Word). Ce moyen simple pour la comptabilisation des déplacements et des frais professionnels des salariés est largement répandu. Il permet également d’archiver les données sur papier et au format numérique. Mais à mesure que l’entreprise se développe et que les voyages d’affaires se multiplient, cette option montre ses limites. En effet, cette approche n’offre aucune visibilité sur les coûts perdus liés au temps passé par les collaborateurs, ni sur les moyens d’identifier de nouvelles opportunités, que seuls les outils plus avancés peuvent générer.

Stade 2 : Processus automatisés de gestion des déplacements et des frais professionnels

Ce n’est qu’après avoir pris conscience des limites d’une gestion manuelle que les entreprises glissent naturellement vers ce second stade en adoptant des applications de gestion spécialisées dans ce domaine. La valeur de ces applications réside avant tout dans la possibilité d’insérer des codes de comptabilité personnalisés dans leurs modèles pour ensuite les rapprocher avec des systèmes back end de comptabilité. Toutefois, l’automatisation des processus ne répondent pas pour autant aux attentes des utilisateurs.

Stade 3 : Applications mobiles et cloud dédiées

Ce stade de maturité permet aux collaborateurs de saisir leurs dépenses en temps réel à l’aide d’applications mobiles spécialisées. Ces applications mobiles peuvent exécuter un grand nombre de fonctions de gestion des dépenses, comme prendre une photo des justificatifs pour ensuite les saisir automatiquement dans un registre électronique via une application cloud. Les applications mobiles et cloud représentent la meilleure démarche en matière de gestion autonome des notes de frais.

Stade 4 : Plate-forme

Ce stade de maturité convient plus particulièrement aux organisations opérant dans plusieurs zones géographiques et dans des secteurs soumis à de fortes contraintes de conformité réglementaire. Il est également adapté aux collaborateurs souvent en déplacement qui effectuent fréquemment des réservations sans passer par des systèmes de réservation d’entreprise ou par des sociétés de gestion des voyages d’affaires. Les entreprises bénéficient ainsi d’une visibilité en temps réel sur les dépenses, tout en remplissant leurs obligations de diligence.

Source : Livre blanc IDC – Driving Business Value Through Travel and Expense Management Maturity (janvier 2016)