Savez-vous qu’il s’écoule 30 jours en moyenne avant le traitement d’une note de frais ?

Notes de frais : un temps de traitement de 30 jours en moyenne

En effet, une fois saisie, la note de frais mobilise de nombreuses personnes dans son processus de traitement. Une gestion papier implique également un traitement manuel des différentes opérations.

• J-0 : saisie de la note de frais par le salarié
• J+7 : Validation par le manager
• J+15 : Vérification, saisie et enregistrement comptables par le service comptabilité
• J+30 : Ultime étape du contrôle et du remboursement

A noter qu’une gestion papier des frais professionnels entraîne immanquablement des erreurs liées au support lui-même : des papiers perdus et des tickets qui s’effacent, ce qui peut considérablement rallonger le temps de traitement.

Qui peut être réduit grâce à la digitalisation des notes de frais

Plusieurs actions permettent de sensiblement raccourcir le temps de traitement d’une note de frais.

1. Automatiser les tâches en organisant le processus avec un minimum d’intervention humaine
2. Réduire au strict nécessaire les ressources consacrées à ses différentes phases
3. Accélérer l’étape de reporting en diminuant significativement le temps que chaque employé passe à rédiger ses notes de frais
4. Au cours de la vérification, faciliter le plus possible le travail du contrôleur(détection des conflits, approbation ou rejet des dossiers).

Il faut également réduire les erreurs qui bloquent le processus ou le retardent : erreurs de saisie des justificatifs sur la note frais, originaux égarés, etc. Avec un smartphone, les justificatifs peuvent être scannés et stockés sur le cloud. À partir de là, tout le reste du processus se déroule sans utiliser de support papier.

Enfin, la synchronisation et la bonne communication des différents acteurs impliqués dans les opérations de reporting et de validation sont déterminantes. Grâce au numérique, il est, en outre, possible d’exploiter les outils de mobilité pour le reporting, tels que ceux proposés par l’offre DIGI Pack Note de frais de Konica Minolta, qui permettent aux employés de passer leurs dépenses jour après jour de manière facile et flexible, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

L’automatisation peut même aller plus loin. À partir des informations extraites de tous les justificatifs communiqués par les salariés, il est possible de mettre en place un système permettant de vérifier automatiquement leur validité, ce qui évite l’intervention d’un contrôleur.

Ainsi, en synchronisant toutes les étapes, l’ensemble du processus se déroule dans un même environnement, accessible n’importe quand par tous les intervenants. Le rendement du processus de traitement des frais augmente et les coûts associés diminuent de manière significative.

Source : Blogs de Captio et de Spendesk