POURQUOI CHOISIR L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE ?
Les vraies raisons de passer à l’archivage numérique :
Fin de l’archivage papier obligatoire, enfin une législation favorable !
Selon l’étendue de votre projet, certaines solutions peuvent être complémentaires pour permettre la numérisation des documents, la compilation, la conservation électronique, l’accessibilité, la pérennité et l’authenticité des données.
Une solution de GED va permettre le partage, la consultation et la modification des documents numérisés. Elle vient également renforcer leur sécurité en réduisant les risques de pertes ou de destruction potentielles des archives papier (incendies, inondations, vols…). En outre, elle réduit les coûts associés à la manipulation des documents au format papier : achat de matériels de stockage, temps passé au classement manuel des documents, espaces de stockage, etc.
Au-delà des fonctions de numérisation, de stockage et d’archivage de données, la GED se définit comme une solution de dématérialisation des procédures et des processus métiers. Elle facilite la gestion des documents dans l’entreprise en offrant des fonctionnalités de digitalisation du classement, d’indexation, de partage des documents, d’accélération des circuits de validation ou encore la création de groupes de travail. La notion de GED inclut donc la possibilité de modifier, supprimer, ou déplacer un document, tout en assurant une traçabilité des actions effectuées et une sécurisation optimale de l’ensemble des documents.
Le SAE, lorsqu’il est à vocation probatoire, répond à quatre objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité. En plus de ces caractéristiques, un SAE apporte systématiquement deux fonctionnalités essentielles : une durée et des règles de conservation, dans le respect des contraintes légales et des normes d’archivage.
Le besoin d’authenticité et d’intégrité des documents archivés électroniquement a conduit à de nouvelles techniques, principalement l’horodatage, le scellement et la pérennisation, ces techniques suggérant le recours à des tiers de confiance.
Il y a bien deux concepts derrière ce terme Coffre-Fort Numérique.
Il est à noter d’ailleurs que dans le décret du 5 décembre 2016 relatif à la valeur juridique d’une copie numérique d’un document papier, les exigences demandées reflètent plus la norme Z42-020 que la Z42-013.
On le constate, les nouvelles réglementations tendent donc à unifier la conservation des documents au format électronique, avec destruction de l’original papier. Nous nous dirigeons ainsi progressivement vers un archivage 100% numérique. La norme Z42-026 a été publiée en mai 2017 et impose des règles strictes en matière de traçabilité des opérations et en matière de conservation du document numérisé. Elle impose le recours à un Coffre-Fort Numérique conforme à la norme Z42-020, afin de conserver tous les documents numérisés et d’en assurer la transmission au système centralisé d’archivage.
Solution certifiée AFNOR NF Logiciel Composant coffre-fort numérique
Respecte strictement le référentiel de l’organisme national fédérateur de l’archivage à vocation probatoire
Hébergement de vos données en France, au sein d’un Datacenter certifié ISO 27001
La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
Le développement du travail collaboratif et la contrainte du travail à distance rendent indispensable de disposer d’une plateforme de travail collaboratif pour partager les documents. C’est pourquoi la nécessité de mettre en place un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est fortement ressentie dans les entreprises.
La GED, ce n’est pas que du bénéfice quantitatif. Le fait de pouvoir accéder à ses documents à distance, notamment en télétravail, est un facteur de continuité d’activité. Mais la GED est également un levier de simplification et de fiabilisation des processus de l’entreprise, en premier lieu la validation des factures.
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
