DIGI Pack Notes de frais
Panorama des fonctionnalités
Grâce à notre solution, automatisez la gestion des notes de frais et transformez-la en processus efficace et collaboratif !
La gestion des notes de frais vécue comme un casse-tête à la fois pour les salariés et la comptabilité est souvent synonyme de perte de temps et de baisse de productivité. Mais, ce n’est pas une fatalité ! Des solutions existent pour optimiser le processus de traitement automatisé des notes de frais.
Pourquoi DIGI Pack Notes de frais ?
La solution « DIGI Pack Notes de frais » intègre tout le processus de gestion des frais et de réservation des voyages (rapport, validation et comptabilisation) dans un unique flux, sans tâche manuelle et sans possibilité de fraude.
Vos bénéfices sont multiples :
- Simplification de la saisie des dépenses : Saisie des dépenses / Workflow d’approbation
- Automatisation : photographie des notes de frais et remplissage automatiques des notes de frais (OCR – reconnaissance de caractères)
- Richesse fonctionnelle : Gestion des indemnités kilométriques, des cartes d’entreprise, des avances de frais, de la réservation des voyages
- Mobilité : Application mobile compatible avec tous les OS
- Reporting : tableaux de bord détaillé des notes de frais
- Intégration aux logiciels comptables, ERP
- Récupération de la TVA
Les Fonctionnalités
Une seule plateforme pour intégrer toutes les sources de données de voyages de l’entreprise.
JUSTIFICATIFS :
Photographiez vos reçus avec votre smartphone, DIGI Pack Notes de frais numérise et saisie automatiquement les données et garde l’information dans le Cloud. Vous pouvez également envoyer vos reçus à votre compte DIGI Pack Notes de frais au moyen du scanner ou de l’imprimante multifonction de votre bureau.
FRAIS KILOMÉTRIQUE :
Effectuez le rapport des frais kilométriques de vos déplacements depuis votre terminal mobile ou bien à travers Google Maps.
INDEMNITÉS DE DÉPLACEMENT :
Créez, attribuez et gérez les indemnités de déplacement de vos collaborateurs.
CARTES BANCAIRES :
Importez automatiquement les relevés bancaires des cartes affaires fournies aux salariés.
CATÉGORIES :
Ajoutez de l’information sur le type de dépense effectuée grâce à un classement par catégories personnalisées.
MÉTHODES DE PAIEMENT :
Gérez l’information sur les méthodes de paiement.
CHAMPS PERSONNALISABLES :
Créez de nouveaux champs pour rapporter l’information conformément aux besoins de l’entreprise.
CAPTURE AUTOMATIQUE DES DONNÉES :
Oubliez de saisir à la main les données, faites une photographie et DIGI Pack Notes de frais lira » l’image.
TOUJOURS DISPONIBLE :
Faites le rapport ou supervisez les dépenses de n’importe où et n’importe quand.
TRANQUILITÉ :
DIGI Pack Notes de frais devient une archive de toutes les informations liées aux voyages professionnels.
PRESTATAIRES :
Regroupez les frais par prestataire pour mieux les gérer.
PRODUCTIVITÉ :
Gagnez en productivité pour votre équipe en éliminant les tâches manuelles de la gestion des frais.
VISIBILITÉ DES FRAIS :
Un entourage numérique intégré pour reporter, superviser et comptabiliser les frais de déplacement, pour assurer le respect des politiques de frais.
STATISTIQUES :
Analysez les frais de vos collaborateurs selon différents axes.
POLITIQUE DE FRAIS :
Captio vérifie automatiquement que les dépenses respectent votre politique de frais.
VALIDATION DES RAPPORTS :
Validez les notes de frais dans un flux qui intègre tous les intervenants dans le processus.
UTILISATEURS ET GROUPES :
Gérez les utilisateurs qui font des rapports de frais et organisez les en groupes selon leurs caractéristiques.
CENTRES DE COÛTS :
Affectez les dépenses de chaque utilisateur à un centre de coûts spécifique.
MULTI-MONNAIE :
Gérez plusieurs monnaies et changez de monnaie automatiquement.
COMPTABILITÉ ET FINANCES
PLATEFORMES DE VENTE
IT
Notre expertise
Bénéficiez de notre expertise avec des services selon vos besoins :
Konica Minolta, spécialiste du traitement de l’information vous accompagne dans la mise en place de votre solution DIGI Pack Notes de frais.
Bénéficiez de notre expertise dans la mise en oeuvre de votre projet :
- Prestation de conseil et ingénierie.
- Intégration, paramétrages en fonction de votre métier et de votre secteur d’activité.
- Formation des utilisateurs et administrateurs.
- Développements et connexions avec vos autres systèmes de gestion.
- Assistance hotline, maintenance.
- Accompagnement projet.
Exemple d’usage
DIGI Pack Notes de frais aide les entreprises et leurs collaborateurs à mieux contrôler leurs dépenses et à trouver de nouvelles opportunités d’économies.
Intégrez le processus de gestion des dépenses en un seul flux sans paperasse, sans tâches manuelles et sans fraude.
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