Replay webinar – vos notes de frais, sans stress ni papier !

Gérer ses notes de frais est souvent synonyme de perte de temps et de frustration, aussi bien pour les collaborateurs que pour les services comptables. Entre justificatifs perdus, erreurs de saisie et processus administratifs chronophages, la gestion manuelle devient un véritable frein à la productivité.

Lors du webinar » vos notes de frais, sans stress ni papier », organisé par Konica Minolta et Open Bee, Yoann Dupont et Marc Balleydier ont mis en avant les enjeux de cette problématique ainsi que les solutions de dématérialisation permettant d’optimiser ce processus tout en garantissant la conformité réglementaire.

Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?

Le constat est clair : un collaborateur sur trois renonce à demander le remboursement d’au moins une partie de ses dépenses. La raison ? Un manque de temps, des justificatifs égarés ou des processus trop lourds. Cette situation crée un coût caché pour l’entreprise et une frustration qui peut impacter la motivation des employés.

Pour les entreprises, la gestion manuelle des notes de frais représente un véritable défi. Elle engendre des erreurs comptables, allonge le temps de traitement et alourdit la charge administrative.

La solution ? Passer au digital. Grâce à une plateforme de gestion dématérialisée, les entreprises peuvent :

• réduire les erreurs de saisie et éviter la perte de justificatifs
• accélérer le remboursement des collaborateurs
• automatiser la validation et le contrôle des dépenses
• assurer la conformité fiscale et comptable

Des obligations légales à respecter

Dématérialiser ses notes de frais ne se limite pas à scanner un document. Il est impératif de respecter certaines obligations légales afin de garantir la validité fiscale et comptable des justificatifs :

• numérisation fidèle : le justificatif numérisé doit être une copie fidèle de l’original, avec une qualité suffisante pour garantir sa lisibilité.
• archivage légal sécurisé : les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans dans un coffre-fort numérique certifié, garantissant leur sécurité et leur conformité.
• horodatage et cachet électronique : chaque justificatif doit être scellé électroniquement pour garantir son authenticité et son intégrité.

La plateforme Open Bee, que nous déployons chez nos clients, est certifiée ISO 27001, garantissant une protection optimale des données et une mise en conformité automatique.

Un outil intelligent pour une gestion simplifiée

Au-delà de la simple numérisation, une solution moderne de gestion des notes de frais doit offrir une intelligence métier avancée. La plateforme développée par Open Bee et intégrée à l’offre de Konica Minolta permet :

• une soumission rapide et intuitive : les collaborateurs photographient leur justificatif directement via l’application mobile.
• une reconnaissance automatique des données : extraction des informations clés (montant, date, TVA…) grâce à l’IA.
• une validation automatisée : contrôle des règles internes et transmission des demandes aux bons interlocuteurs.
• un suivi en temps réel : accès à des tableaux de bord et rapports pour une gestion optimisée des dépenses.

Un enjeu clé avec la réforme de la facture électronique

La réforme de la facture électronique, prévue pour 2026-2027, va bouleverser la gestion des notes de frais. En effet, lorsque les collaborateurs paient une dépense au nom de l’entreprise (ex. : réservation d’hôtel), le fournisseur devra émettre une facture électronique via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Que se passe-t-il si l’entreprise n’a pas de système intégré ?

•  risque de doublons entre les factures reçues et les justificatifs fournis par les collaborateurs.
• manque de visibilité et incohérences comptables.
• charge administrative accrue pour réconcilier les données.

Avec KOMI Doc, la solution de gestion documentaire intégrée, les entreprises bénéficient d’un système unifié, capable de gérer aussi bien les notes de frais que la facturation électronique, évitant ainsi toute redondance et garantissant la conformité.

Un accompagnement clé avec Konica Minolta

Choisir la bonne solution ne se limite pas à un simple logiciel. Konica Minolta propose un accompagnement personnalisé pour aider les entreprises à optimiser leurs processus et anticiper les évolutions réglementaires.

Pourquoi adopter cette solution ?

•  gagnez du temps en automatisant la gestion des notes de frais.
•  réduisez les coûts liés aux erreurs et aux traitements manuels.
• améliorez la visibilité sur les dépenses et optimisez votre trésorerie.
• assurez votre conformité avec la réglementation et la future réforme de la facturation électronique.

En résumé, la digitalisation des notes de frais est une opportunité à saisir dès maintenant. Grâce à une solution intégrée et conforme, les entreprises peuvent simplifier leur gestion, gagner en efficacité et se concentrer sur leur cœur de métier…

Découvrez en détail comment optimiser la gestion de vos notes de frais grâce aux solutions Konica Minolta et Open Bee. Accédez au replay dès maintenant !