Pour 48%* des entreprises, le papier occupe une place importante dans la gestion de leur activité au quotidien ; d’où l’importance de mettre en place une politique d’impression offrant flexibilité et sécurité.
Aujourd’hui, les entreprises peuvent tirer de la valeur d’une politique d’impression pour notamment améliorer la productivité des collaborateurs mais aussi renforcer la sécurité documentaire.
Amélioration de la productivité
Travail en mobilité, dématérialisation de documents, connexion à des logiciels métiers : le système d’impression est le point d’entrée à de nombreux usages professionnels. Il fait dorénavant partie de l’écosystème « digital » d’une entreprise et a un rôle majeur à jouer pour améliorer la productivité des collaborateurs.
La mise en œuvre d’une politique d’impression permet une utilisation efficace et productive du parc d’impression. C’est le cas, en s’assurant notamment que les documents sont capturés avec précision et distribués automatiquement dans des destinations prédéfinies autorisées. La capture précise de documents et les fonctionnalités de traitement robustes rendent également la recherche et la récupération de documents plus rapides et plus faciles. Le transfert des documents peut aussi être automatisé vers des bibliothèques de documents Microsoft SharePoint® et Dropbox® Business / Dropbox Enterprise, ce qui aide les employés à communiquer et à collaborer entre eux, ainsi qu’avec des clients, des partenaires et des fournisseurs.
Autre question : comment s’assurer que les utilisateurs savent bien utiliser le parc d’impression ? Au-delà de la session de formation, d’autres outils accessibles 24h24 et 7j/7 doivent au quotidien aider les utilisateurs à appréhender une nouvelle fonction ou à se remémorer certains paramétrages : posters, vidéos, guides utilisateurs… Le site premierspas-konicaminolta.fr propose, quant à lui, des guides de prise en mains rapide, des guides utilisateurs interactifs et même des modules de e-learning.
Renforcer la sécurité documentaire
Qui imprime ou numérise des documents ? De quels documents s’agit-il ? Les tâches sont-elles sécurisées ?
L’authentification des utilisateurs par badge, code, ou login/mot de passe pour libérer les impressions renforce la notion de confidentialité d’un document. Elle empêche ainsi que des documents confidentiels, comme des fiches de paie, se retrouvent à la vue de tous.
En outre, définir des droits d’accès pour l’ensemble des collaborateurs permet de contrôler les autorisations d’utilisation des multifonctions du parc installé. Chaque utilisateur, département ou rôle selon les fonctions de chacun est autorisé ou non à pouvoir imprimer, copier ou numériser des documents. Toutes les opérations faites par les utilisateurs sont ainsi répertoriées, stockées et disponibles au travers de rapports et d’analyses ultérieurs.
Enfin, l’impression sécurisée à partir de n’importe quel périphérique mobile est un prérequis pour permettre aux collaborateurs d’imprimer des documents sur le multifonction au bout du couloir ou au bout du monde.
Ainsi, pour tirer de la valeur d’une politique d’impression, celle-ci doit être réfléchie, mûrie et organisée en fonction des besoins des utilisateurs qui varient foncièrement entre les différents services. En effet, il faut pouvoir à la fois concilier stratégie d’entreprise et confort des utilisateurs. Les experts de Konica Minolta peuvent vous accompagner pour définir une démarche entièrement personnalisée, correspondant au mieux à vos besoins.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
* Source Quocirca – Managed Print Services Landscape Report 2017
4 décembre 2017
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