Témoignage client : ILEP optimise son développement avec des outils de gestion adaptés

UN ACCOMPAGNEMENT PRATIQUE CENTRÉ SUR LES BESOINS DU QUOTIDIEN
L’ILEP, une association dédiée à l’accueil des enfants, spécialisée dans la gestion de structures de loisirs, et notamment, des accueils de loisirs sans hébergement : accueils périscolaires, mercredi, vacances scolaires, restauration scolaire et les crèches.

Julien GADRET est le Directeur Adjoint de l’ILEP. « L’ILEP propose dans ses structures un accueil autour d’un projet pédagogique structuré, dans un cadre sécurisant, avec des activités variées, un fonctionnement adapté au rythme et à l’âge des enfants, à l’écoute des familles. »

 

L’ILEP est une association mais fonctionne avec la même exigence qu’une entreprise. Dont les clients sont les collectivités territoriales, en l’occurrence 33 communes de l’Oise. « Nous accueillons 6 000 enfants, avec un budget global de 9 millions d’euros et 270 salariés. Nous produisons selon les mois entre 180 et 200 feuilles de paie par mois. »

La digitalisation, passage obligé pour garder la tête hors de l’eau

L’administration centrale de l’ILEP compte 6 personnes pour piloter 33 structures. « Nous sommes très avancés en digitalisation, bien accompagnés par Konica Minolta. Par exemple, nous avons adopté très tôt Microsoft Office 365 et Microsoft SharePoint, pour travailler en mode collaboratif. Plus récemment Teams, pour continuer à échanger sans enfreindre les règles de distanciation physique. »

 

L’ILEP recherche aussi son efficacité collective dans le zéro papier. « Nous nous efforçons de dématérialiser tout ce qui est possible : les protocoles pour les exercices d’incendie, la procédure de contrôle qualité pour les structures. Les relations avec les parents, quant à elles, sont animées à travers un logiciel métier spécifique. Qui inclut un portail relationnel, pour la communication et le paiement. »

 

L’ILEP est très attentif à maîtriser son développement, constant depuis 15 ans. « Le risque, c’est de laisser griser. C’est pour cela que nous doter au fur et à mesure de notre croissance de solutions de gestion efficaces et modernes est très important. Nous pilotons au plus près nos coûts et notre rentabilité pour détecter au plus vite toute dérive éventuelle. Au-delà d’être une question de survie, c’est aussi une façon de garantir le service aux familles. »

Un écosystème de gestion constitué autour de la ligne 100 de Sage

En matière de gestion RH, l’ILEP a adopté la suite Sage. C’est-à-dire Sage 100 Paie & RH pour la production de la paie de ses 300 animateurs et Sage Dématérialisation RH pour la dématérialisation des bulletins de paie. « Avec Sage Dématérialisation RH, nous gagnons à la fois en productivité, en évitant la mise sous pli, et en modernité, ce qui parle à nos animateurs. »

 

Eu égard à son organisation en réseau et à l’existence de contrats souvent à temps partiel, Sage Dématérialisation RH facilite la vie de l’ILEP en évitant les aléas du courrier et des adresses. Chacun reçoit son bulletin du mois dans son coffre-fort, qu’il soit en CDI à temps complet ou embauché quelques heures par semaine. « Sage Dématérialisation RH, c’est aussi la gestion documentaire et la signature à distance. Nous pouvons ainsi embaucher à distance en respectant toute les règles de la traçabilité. Et gagner du temps dans les échanges contractuels. »

 

En comptabilité, l’association utilise Sage 100 Comptabilité, avec les mêmes 4 utilisateurs.

 

Comme les ressources humaines sont de très loin le poste de dépense principal de l’ILEP, l’association a choisi d’ajouter à ces deux solutions Sage BI Reporting. « Les tableaux croisés dynamiques nous sont précieux pour produire des rapports à l’intention de nos clients et pour documenter précisément nos réponses aux appels d’offres. C’est aussi un outil incontournable lorsqu’il s’agit de justifier du bienfondé d’un projet. »

Une collaboration étroite avec Konica Minolta

La collaboration de l’ILEP avec Konica Minolta porte sur l’ensemble informatique et bureautique. Pour la partie photocopie et impression, l’association dispose d’un parc conséquent, avec une machine par structure.

 

Sur la partie solutions de gestion, « nous avons une organisation très adaptée à nos besoins et à notre disponibilité. Avec une réunion par mois de suivi de nos outils paie. Nous échangeons au cours de cette réunion avec le consultant, faisant remonter nos questions, attentes et difficultés éventuelles. »

 

Cette approche pratico-pratique ciblée sur les besoins du quotidien convient parfaitement à l’ILEP. Elle autorise une amélioration continue dans l’usage de ses outils de gestion et dans la valeur ajoutée dont elle bénéficie.

Un retour d’expérience très positif

« La digitalisation s’est démocratisée en 15 ans et nous avons pu grâce à Konica Minolta profiter régulièrement d’avancées significatives. Nous n’avions pas de feuille de route précise au départ mais une philosophie qui ne nous a jamais quittés, à savoir la perception du côté essentiel de la qualité de nos outils de gestion et de l’actualisation régulière de notre pratique. »

 

« Avec cette façon souple de fonctionner, nous avons pu profiter de la veille exercée par Konica Minolta, qui nous alerte quand des sauts technologiques paraissent à notre portée. C’est typiquement ce qui s’est passé avec la dématérialisation des bulletins. »

 

« Nous mesurons au quotidien le développement exponentiel des données à traiter. Sans cet accompagnement vigilant de la part de Konica Minolta, nous aurions pu perdre pied et risquer de perdre la maîtrise de notre développement. Sans compter l’explosion des coûts si notre productivité n’avait pas suivi. Nous pouvons nous permettre de continuer à gérer à quatre grâce à nos outils de gestion. »

8 octobre 2021
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